有效提升高校檔案管理人員素質的措施探討

肖春霞?劉英姿

摘 要：高校的檔案管理工作一直是高校工作中的重點內容。在檔案管理工作發展的過程當中，面臨著很多棘手問題，其中一個比較重要的問題就是人員素質問題和管理體制問題。人員素質需要多方面考量，對于人員素質問題的解決辦法也應著眼于高校的現實環境提出。本文從高校檔案管理人員的素質問題出發，探討如何更有效的管理高校檔案管理人員的應對措施。

關鍵詞：高校檔案管理;人員素質;應對措施

高校檔案管理人員的素質受多方面因素的制約，如高校的管理制度缺失等，同時也受自身發展意識的影響。高校檔案管理人員受社會大環境的利好影響，在其職業發展上具有一定的優勢，同時，科技的進步和信息技術在高校的普遍應用，使得檔案管理工作有了有力支撐，在效率和準確率上都有了質的飛躍。檔案管理人員的素質是高校發揮其職能和作用的重要保證，而檔案管理人員素質提升緩慢的問題，可以從環境方面作為切入點，進行深入探討。

1 高校檔案工作人員素質提升的意義

首先，檔案管理是一項重要工作，是為學生、教師和社會服務的一種服務性工作，檔案管理人員素質的提升，是高校塑造正面社會形象的基礎。

其次，檔案是學生參加工作和進行各項社會活動必不可少的文件材料，其保存的完整程度直接關系到學生步入社會后的發展是否順利。由此可以看出，檔案管理人員的素質提升對于學生畢業后的發展有著重要影響。

第三，檔案管理人員素質的提升對于檔案的保密性具有重要影響，檔案的泄露會使學生的個人信息公之于眾，嚴重影響信息安全與社會穩定，因此，檔案管理人員素質提升是維護社會穩定的重要組成部分。

2 高校檔案工作人員素質提升要點

政治素養方面。政治素養是檔案管理人員的基本素養，要求檔案管理人員恪守《檔案法》，具有極高的保密意識，在檔案管理工作的過程中具有正確的政治素養。

專業素養方面。檔案管理人員需要具備過硬的專業素養。需要熟知檔案管理學、檔案管理技術等基本知識，還應掌握圖書館學、計算機基礎知識等方面的專業內容，輔助檔案管理工作的開展。檔案管理人員還應在日常工作中不斷吸取教訓、總結經驗，更好的完成本職工作的同時，提升個人專業素養。

創新能力方面。創新能力是每個職業和崗位都需要具備的一種素養。在檔案管理工作方面，創新能力更著重于指其面對問題的靈活性，同時也包括對于工作經驗的總結、對前沿技術的總結與分享等。而這一切的基礎，都源于檔案管理人員思想上的創新能力。

服務能力方面。檔案管理工作是一種服務型工作，主要服務于高校學生，是學校良好健康發展的基石，對高校的成長具有重要影響。因此，檔案管理工作具有服務屬性，檔案管理人員的服務能力也應成為其素質提升中的一個重要內容。在服務時，檔案管理人員應做到準確、專業、及時，其服務能力的提升便可以由這幾方面入手。

3 影響高校檔案工作人員素質提升的因素

高校管理具有延時性，無形中為高校檔案管理工作增加了難度，也正因如此，高校檔案管理人員的素質應更高更專業。當前，高校檔案管理人員存在以下問題阻礙其素質的提升。

首先，檔案管理人員穩定性不強。檔案管理工作是高校非核心工作，因此面臨被邊緣化的境地，檔案管理人員的發展前景并不樂觀，發展面也較為狹窄，因此人才的穩定性不強，流失率一直居高不下。此外，檔案管理工作在高校中一直存在管理方面的問題，其管理制度不夠詳細，人員也缺乏系統化的管理，因此在工作質量方面存在著或大或小的問題。從另一個方面來說，人才的不穩定，也造成了工作狀態的不穩定，人員交接產生的信息丟失使得檔案管理工作難以形成完整的管理體系，從而阻礙了檔案管理工作人員的素質提升。

其次，檔案管理人員責任心不強。檔案管理在一部分工作人員意識中，是一份工作技術含量不高、乏味無趣的工作，因此在平時的工作中，檔案管理人員容易出現消極怠工、態度散漫、責任心不強的問題。檔案管理人員的素質有一部分體現在其責任心上，但由于檔案管理人員在工作中沒有主動性，因此其自身素質的增強不具有主觀能動性，且受其他人員的消極影響，使得越來越多的人責任意識淡薄，拉低了整個檔案管理隊伍的整體素質。

最后，管理環境使得工作開展困難?？陀^環境的條件也是影響檔案管理人員素質提升的一個客觀因素。檔案的數量眾多，需要現代化的管理手段和管理設備，這些必要的資源都是檔案管理人員提升個人素質的條件。但由于一些高校并沒有將檔案管理工作重視起來，因此在一定程度上制約了檔案管理人員的素質提升。

4 高校檔案工作人員素質提升辦法

第一，要培養其職業道德觀念。檔案管理工作的開展過程伴隨著國家相關法律法規的制定與約束，但在實際工作中的執行力度卻不容樂觀。由此，對檔案管理人員的管理與培養應在道德觀念上增加力度。高校的相關部門可以組織不定期的交流會、定期的培訓會等，挑選法案中的經典案例進行講解和學習，豐富學習內容，使檔案管理人員從內心深處增加道德觀念，增加道德素養。

第二，要強化其服務意識。畢業生參加工作后，工作單位往往會調取其檔案作為學生參加工作的輔助資料。在檔案管理人員的實際工作中，應有較強的服務意識，保證其本職工作能夠發揮重要的社會職能。服務意識的培養不僅要從自身抓起，還與外部培養息息相關。高校可以有計劃地對檔案管理人員進行服務意識的加強培養，并將服務意識和服務滿意度納入工作人員的績效考核當中，激勵檔案管理人員自發產生服務意識。

第三，要強化其保密意識。學生檔案信息包含學生個人全部資料，一旦發生信息泄露，將會對學生本人造成較大影響，危及學校聲譽。因此，保密意識也應成為檔案管理人員的基本素質之一。保密意識的強化，應從高校的高層管理人員抓起，上行下效，起到帶頭作用。此外，檔案管理工作還應設立獨立的監管機制，優賞差罰，對于造成檔案信息泄露問題的人員，應秉公處理，絕不姑息，以此督促檔案管理人員不斷進步。

第四，要拓展其發展空間。人才的發展空間狹窄是導致其穩定性不強的重要原因，對此，高校領導者應注重檔案管理工作的重要性，并給與其充分的發展空間，可以從以下三個方面著手進行。1）人才引進。人才引進是增加新鮮血液、促進老舊血液流動的最佳辦法，能是短時間內提升人才素質的有效措施。人才引進不僅可以引進國內先進的專業人才，也可以引進國外相關領域的專家學者。2）人才培養。當代社會對人才的要求不僅局限于對本職工作的專與精，更要求工作人員全面發展。因此高校在培養檔案管理人員時，應注重全面培養。3）人才輸出。有人才引進，相應的就要有人才的輸出。利用高校之間建立的友好關系，將優秀的檔案管理人員輸出到條件較差的院校進行幫扶，調動員工的積極性，將檔案管理人員的發展空間進一步擴大，對其自身的發展也大有裨益。

綜上所述，影響檔案管理人員的素質提升的原因是多方面的，有自身原因，也有客觀環境因素。高校應對檔案管理工作設立相關管理制度，規范成員行為，提升其服務意識;應對檔案管理人員進行培訓，提升其專業素質，強化其保密意識;拓展檔案管理人員發展空間，幫助其自身發展。

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