關(guān)于縣級(jí)綜合檔案館庫(kù)藏優(yōu)化問(wèn)題的思考

全莉

縣級(jí)檔案館承擔(dān)著接收、保管、利用各種門類、不同載體檔案，為當(dāng)?shù)孛癖娞峁├梅?wù)的綜合檔案館。隨著社會(huì)的發(fā)展，改革的全面深化和經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步。各類政策法規(guī)、民生福利、社會(huì)保障逐漸完善，檔案工作涉及的領(lǐng)域更加廣闊，內(nèi)容更加豐富。檔案的服務(wù)利用層面相應(yīng)地?cái)U(kuò)展到更大的范圍，群眾對(duì)檔案的需求也更加多樣化，除往常的文書檔案，還對(duì)不同載體、不同門類的各類專業(yè)檔案、特色檔案的查閱利用需求與日俱增。為了適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展需求，優(yōu)化縣級(jí)綜合檔案館庫(kù)藏已成為當(dāng)下檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。

縣級(jí)檔案館的庫(kù)藏現(xiàn)狀究竟如何呢？目前的現(xiàn)狀是不容樂(lè)觀的。主要表現(xiàn)，一是庫(kù)藏檔案種類十分單一。有不少縣級(jí)檔案館在接收檔案時(shí)，以文書檔案為主，對(duì)專門檔案特別是重要的民生檔案如林權(quán)、土地確權(quán)檔案、房地產(chǎn)檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、土地征遷等接收重視不夠。導(dǎo)致大量的專門檔案滯留在立檔單位，由于各單位檔案保管條件有限，設(shè)施不完善，措施不得力，在原單位容易造成散失、損毀和遺失，對(duì)各行業(yè)今后檔案利用造成困難，并鑄成不可彌補(bǔ)的損失。二是館藏檔案門類不齊全。不少縣級(jí)檔案館對(duì)特色檔案如名人檔案、家庭檔案、村級(jí)組織檔案、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案、重大活動(dòng)檔案、藝術(shù)檔案等征集工作尚未啟動(dòng)。同時(shí)由于各行業(yè)人們對(duì)檔案工作重視程度不夠、認(rèn)識(shí)不足，只重視文書檔案，忽略了特色檔案的收集與整理，導(dǎo)致各類特色檔案在檔案館缺位，造成檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，對(duì)當(dāng)?shù)鼐用裆a(chǎn)生活、經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展造成嚴(yán)重?fù)p失。三是館藏檔案歸檔載體單一。大多數(shù)縣級(jí)檔案館館藏檔案除紙質(zhì)檔案以外的其他載體形式的檔案如：聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等數(shù)量有限。特別叫人擔(dān)憂的是電子檔案缺失，將無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案異質(zhì)異地備份，不利于有效應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件。

古語(yǔ)云：凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。檔案工作乃百年、甚至千年大計(jì)，臨渴掘井為時(shí)晚矣?？h級(jí)綜合檔案館怎樣優(yōu)化庫(kù)藏以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展需求，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面開(kāi)展工作。

1 縣級(jí)綜合檔案館要加強(qiáng)專業(yè)檔案的征集隊(duì)伍建設(shè)

目前縣級(jí)檔案人員隊(duì)伍的現(xiàn)狀令人擔(dān)憂?？h級(jí)檔案館普遍存在檔案專業(yè)技術(shù)人員不足，知識(shí)老化，觀念落后，信息技術(shù)人才匱乏等問(wèn)題。這些問(wèn)題導(dǎo)致了縣級(jí)檔案館的檔案征集工作步伐艱難，進(jìn)展緩慢。要徹底改變這一現(xiàn)狀，根本問(wèn)題還是人的問(wèn)題，要從檔案人才隊(duì)伍建設(shè)入手，上下齊心努力。一是縣級(jí)黨委、政府要給檔案館適當(dāng)增加專業(yè)技術(shù)崗位和人員編制，并從文秘檔案專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生中招錄一批檔案業(yè)務(wù)熟、觀念新，愛(ài)崗敬業(yè)的專業(yè)人才，充實(shí)到縣級(jí)檔案館（和檔案行政管理部門），作為縣級(jí)檔案館征集的主力軍，發(fā)揮他們的特長(zhǎng)有序開(kāi)展專業(yè)檔案征集工作。二是省檔案局（館）要加大檔案人員培訓(xùn)力度，定期舉辦培訓(xùn)班，重點(diǎn)對(duì)市縣級(jí)檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使縣級(jí)檔案館的業(yè)務(wù)人員得到系統(tǒng)扎實(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，讓他們成為檔案征集的行家里手，出色地干好檔案征集工作。三是動(dòng)員依靠社會(huì)力量，與社會(huì)各界收藏愛(ài)好者、熱心檔案資料征集者及各個(gè)媒體單位的工作者建立密切聯(lián)系，發(fā)展他們?yōu)樾畔T、聯(lián)絡(luò)員、收集員。幫助及時(shí)提供信息與線索，確保檔案征集工作順利進(jìn)行。

2 加快各立檔單位專業(yè)檔案進(jìn)館步伐

健全專業(yè)檔案管理體制，將專業(yè)檔案納入縣級(jí)檔案館進(jìn)行集中統(tǒng)一管理?？h級(jí)檔案行政管理部門要深入立檔單位，指導(dǎo)各單位各部門做好各門類檔案的收集整理，為檔案移交進(jìn)館做好準(zhǔn)備?？h級(jí)檔案館要加大檔案實(shí)體的接收進(jìn)館力度，在做好文書檔案接收的同時(shí)，要加大專門檔案的接收力度，重點(diǎn)接收婚姻檔案、計(jì)生檔案、移民搬遷檔案、土地征用檔案、宅基管理檔案、土地確權(quán)檔案、林權(quán)登記檔案、房產(chǎn)檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案等，讓大量與人民群眾生計(jì)相關(guān)的檔案走進(jìn)檔案館，與人民群眾見(jiàn)面，為他們的生產(chǎn)、生活服務(wù)。這樣做的好處是既提高了縣級(jí)檔案館的服務(wù)能力，又優(yōu)化了縣級(jí)檔案館的庫(kù)藏結(jié)構(gòu)。

3 深入民間有針對(duì)性接收重點(diǎn)家庭有特色的家庭檔案

很多珍貴的檔案都散失在民間，大部分人的檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)自己手中的珍貴資料不當(dāng)事，重視不夠，更不知道送到檔案館保管收藏，有時(shí)由于保管不善造成珍貴資料的損壞，這對(duì)檔案資料征集工作帶來(lái)很大困難。民間還有許多家庭留存的珍貴照片、榮譽(yù)證件及各個(gè)時(shí)期的各種契約和票據(jù)等“瀕危歷史”亟待保護(hù)和搶救。近年來(lái)主動(dòng)給我館贈(zèng)送家譜、族譜、家史和家庭大記事等資料的群眾寥寥無(wú)幾。檔案館要深入民間采用靈活多樣的征集形式如接收移交、接受寄存、代為保管、征購(gòu)等方式，有針對(duì)性接收重點(diǎn)家庭有特色的家庭檔案。既保護(hù)和搶救了民間珍貴檔案，又豐富了館藏特色檔案門類，優(yōu)化了庫(kù)藏檔案結(jié)構(gòu)。

4 面向社會(huì)各界征集特色檔案，抓住重大活動(dòng)接點(diǎn)，搜集重大活動(dòng)檔案

特色檔案涉及的范圍廣、時(shí)間跨度大、還比較“隱秘”，因此其征集難度較大。在面向社會(huì)各界征集特色檔案時(shí)，一是要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等各種媒體加強(qiáng)對(duì)特色檔案征集工作宣傳，發(fā)動(dòng)社會(huì)力量及時(shí)掌握社會(huì)上那些能反映地方特色、時(shí)代特色、文化特色的檔案資料線索。二是檔案部門要更新觀念，改變以往重保管輕收集的思想，要主動(dòng)走出館門調(diào)查本地區(qū)發(fā)生的重要事件、重大活動(dòng)。通過(guò)調(diào)查、進(jìn)行分析并抓住重大活動(dòng)接點(diǎn)及時(shí)征集、接收重大活動(dòng)檔案，確保檔案內(nèi)容的完整性。

加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建，加快專業(yè)檔案進(jìn)館步伐，深入民間、面向社會(huì)各界開(kāi)展檔案征集，是優(yōu)化庫(kù)藏結(jié)構(gòu)的重要途徑。檔案人員隊(duì)伍建設(shè)和加快專業(yè)檔案進(jìn)館步伐是基礎(chǔ)，深入民間、面向社會(huì)各界開(kāi)展檔案征集是關(guān)鍵。只要縣級(jí)檔案部門能扭住優(yōu)化庫(kù)藏結(jié)構(gòu)的這個(gè)關(guān)鍵，夯實(shí)兩個(gè)基礎(chǔ)，縣級(jí)綜合檔案館就一定能實(shí)現(xiàn)藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化目標(biāo)，最終實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展需求。