探討商業性檔案寄存服務行業發展新模式

摘 要：檔案寄存指的是單位或個人與第三方檔案保管機構簽署合約，將檔案委托第三方機構進行保管的一種檔案管理方式。開展商業性檔案寄存業務，建立商業性檔案寄存中心可以減少社會在檔案基礎設施建設中的重復投入現象，降低企業檔案管理成本。本文就商業性檔案寄存服務行業的市場需求和發展前景分析入手，探討建立檔案服務型和倉儲物流型結合的綜合型檔案寄存服務的優勢及可行性。

關鍵詞：檔案寄存;模式

目前，我們各類型企業和機構主要有三種檔案管理模式：第一種為自建檔案庫房，配備相應的檔案管理人員對自有庫房檔案進行管理;第二種為租賃倉庫，改造成檔案庫房，配備或委托外包相應的檔案管理人員對檔案進行管理;第三種是將檔案全部寄存至檔案寄存中心，委托專業檔案管理企業進行管理

隨著我國經濟體制改革的不斷深入，在建立現代企業制度，經濟所有制結構不斷調整的新形勢下，企業檔案管理成本不斷增加，傳統的企業檔案管理模式逐漸不能適應社會發展趨勢。部分企業，特別是中小型企業，專注于發展主營業務，出于對企業效益的考慮不愿在檔案管理方面投入過多，不具備檔案管理的條件。商業性檔案寄存服務行業應運而生，發展迅猛。

1 發展商業性檔案寄存業務的市場需求分析

隨著社會經濟的快速發展，各類行業經濟主體業務規模不斷壯大，伴隨業務發展的各類檔案數量與日俱增。以某商業銀行為例，根據該銀行2012、2013和2014年報數據顯示，2013和2014年該行深圳分行營業收入總額分別為92.62億元和109.4億元，廣州分行營業收入總額分別為35.69億元和43.2億元測算，2013—2014年該行深圳分行新增業務檔案37455標準箱，廣州分行新增業務檔案14678標準箱。根據中國人行廣州分行的數據顯示，2013年廣州地區銀行業營業收入總額為1420億元，機構預測2014年銀行業營收增長率10.7%測算，2014年廣州地區銀行業營業收入總額約為1575億元。按照銀行業同質化經營進行預測，2014年廣州地區銀行系統新增業務檔案總量約為535657標準箱。截止到2014年底，預計廣州地區銀行系統業務檔案總存量在500萬標準箱（30*36*43cm）以上（不含各商業銀行信用卡業務檔案存量），年增長率為10%—15%。假設檔案庫房標準為4米高，按照60%的空間利用率計算，預計1M3容積可放置13個標準箱，據此測算，2014年廣州地區銀行系統存放新增檔案的庫房需求約為10300M2，庫房需求年增長率為10%—15%。

因此，各類企業，尤其是中小型企業促進業務檔案的有序存儲和管理面臨著較大的壓力和挑戰，主要表現在：

1）大多數企業和經營單位內檔案管理工作人員普遍配備不足，檔案庫房配置參差不齊，難以滿足業務發展帶來的檔案存儲需求。

2）近年來，各類企業檔案存儲與管理的人工成本、管理成本、運營費用等各類成本不斷上升。

3）類似金融、地產等行業，每年新增的業務檔案數量巨大，自建的檔案庫房趨于飽和，需要花費大量的人力、物力重新建設新的檔案庫房。

各類企業現有檔案管理人員不足、庫房存儲容量有限、檔案管理壓力增大等瓶頸，從而產生增大檔案庫房配置或將檔案寄存服務的需求。

2 發展商業性檔案寄存服務行業前景的SWOT分析

2.1 優勢（S）

首先，市場經濟發展條件下，市場中真實存在的檔案寄存需求是發展商業性檔案寄存服務的內生要求。大型企業存在大量的業務檔案，目前幾乎都選擇自行建設或租賃倉庫進行管理的模式，但隨著增量檔案的增加，勢必面臨檔案庫房緊張、檔案管理人員不足、檔案管理成本壓力加大等問題;中小型企業和機構難以籌集人力、物力去建設檔案標準庫房，也難以配備足夠的檔案人員進行有效、科學的管理，這類企業和機構將是檔案寄存服務的重點潛在客戶。其次，我國檔案中介服務機構經過近二十年的發展，日趨成熟，在不斷適應市場需求的同時，擴展檔案立卷與分類整理、價值鑒定、檔案修褚、縮微、復制等服務，檔案數字化、數據備份與銷毀、檔案咨詢、特藏與專門檔案管理、檔案用品與裝具等業務，積累了數量眾多的客戶單位，為開展商業性檔案寄存服務提供了天然的優勢。

2.2 劣勢（W）

我國檔案寄存服務法規標準較為落后。一是在國家層面上，尚未出臺專門的針對檔案寄存服務的法律、法規和標準，只有少量規范性文件和部分間接相關的標準。二是在地方層面上，盡管已有許多相關法規和規范性文件，但這些法規和規范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強。三是在行業標準上，目前尚未有檔案寄存服務行業協會，商業性檔案寄存服務中心的行業標準、指南和道德準則、運營標準、建筑標準、災備標準、保險及風險轉移標準、載體設施標準等方面均處于不完善甚至空白狀態。

2.3 機會（O）

首先，目前部分企業和機構的檔案存儲、管理已呈現不同程度的瓶頸，檔案庫房區域分散、單個面積小、樓層承重低、庫房容量達到飽和等問題難以滿足自身未來若干年的檔案存儲需求;自行建設檔案庫房和聘請管理人員成本逐年增加，部分企業和機構已釋放出將自身檔案外包寄存的信息和意向。其次，隨著社會分工和市場經濟的深化推進，現有市場環境下越來越多的企業更為專注核心業務的發展，對邊沿輔助業務逐漸尋求更為專業和細分的外包合作商進行專業化的外包合作管理，已經形成了檔案寄存外包合作業務的潛在市場需求。

2.4 威脅（T）

首先，檔案寄存服務行業是新生事物，除了需要取得政府檔案行政主管部門資質審批外，還需要獲得足夠的社會認可度。其次，檔案寄存行業前期硬件投入大，資金回流慢，檔案庫房的檔案存儲量達到一定的庫房比例方能維持收支的偏離趨于平衡，企業存在同質化經營的風險。

3 探索建立檔案服務型和倉儲物流型結合的綜合型檔案寄存服務

檔案寄存業務不同于一般的倉儲行業，相比較于傳統的倉儲業務，它空間利用率高，收益率穩定，而且呈現很強的檔案專業性。檔案服務型企業和倉儲物流型企業結合，利用各自的專業優勢，共同組建運營高端檔案寄存中心，開展綜合型檔案寄存服務，具備明顯的產業優勢：

3.1 有利于充分發揮倉儲物流型企業的區位優勢和物流優勢

倉儲物流園區一般位于中心城市周邊，交通網絡四通八達，運輸極為便利，具備輻射周邊的區位優勢;物流園區布局合理，各種配套設施較為完善，建立檔案寄存中心條件較成熟;改造為檔案寄存庫房的倉庫是倉儲物流型企業的自有物業，可以采取“分期投入建設，逐步推廣擴張”的策略，逐步擴展檔案庫房，這樣既可以減少前期資金投入，又能降低運營成本，不浪費現有物業資源。

3.2 有利于凸顯檔案服務型企業的優勢特點

一是品牌優勢，檔案服務型企業開展檔案整理、數字化、管理咨詢一體化的服務，積累了較好行業口碑和豐富客戶資源;開展檔案寄存業務，可以在企業原來搭建的業務平臺基礎上進行，通過加強與各方聯系，主動地、有針對性地對金融業、房地產業、會計師事務所、律師事務所等重點客戶進行有效營銷，拓展業務;檔案服務型企業與各級檔案行政管理部門聯系較緊密，在檔案寄存中心的建設過程中可爭取檔案行政管理部門和高校專家學者的指導和支持。二是專業優勢，檔案服務型企業熟悉各類檔案服務的流程和標準，能在檔案寄存服務之外，為客戶提供檔案整理、數字化、信息化、數據存儲、人才培訓等專業服務，針對不同客戶需求，需要提供個性化的服務，為客戶提供量身訂造的業務方案，最大限度滿足客戶需求，贏得客戶信賴與依賴。三是營銷管理優勢，檔案服務型企業可以通過不同形式和渠道，做到精準營銷和服務，為進一步的檔案寄存業務擴展提供良好

保障。

3.3 有利于降低資金投入，開展檔案增值服務，增強市場競爭力

倉儲物流型企業負責庫房改造和日常運營，檔案服務型企業負責項目論證、方案制定、標準化庫房建設、運營管理、品牌營銷、資質辦理、相關配套服務推廣等工作，雙方在業務發展上互為補充，既大大降低前期資金投入和回本壓力，還可延伸其他檔案增值服務。例如檔案寄存中心可相應提供檔案整理和數字化服務，也可以依靠檔案專業優勢，根據客戶需要，提供檔案編研服務。

參考文獻

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[3]趙淑梅劉俊恒.商業性檔案寄存托管企業SWOT分析及發展對策[J].檔案建設，2018（3）.

作者簡介

張偉城（1985-），男，漢族，廣東揭陽人，大學本科，檔案館員，研究方向：電子檔案/人事檔案管理。