加強機關事業單位人事檔案規范化管理之我見

摘 要：人事檔案是一個人思想、經歷、專業水平、業務能力等歷史及現實表現的原始文字記錄，是個人職務職級晉升的重要憑證。規范化的人事檔案對每個人的職業生涯至關重要。人事檔案管理，是各單位檔案管理的重要組成部分。然而，隨著經濟社會的快速發展，人員的高速流動及身份變動，對檔案管理人員也提出了新的要求。如何對人事檔案進行規范化管理，已經成為擺在各機關單位面前的突出問題。我們應該從提高重視程度，創新人事檔案管理方式，建立統一、規范、高效的檔案管理制度，提升檔案管理人員的業務能力和基礎素質著手解決人事檔案管理工作中的問題和不足。通過人事檔案的規范化管理來激發機關事業單位工作人員的內生發展動力，助力個人成長和單位發展。

關鍵詞：機關事業單位;人事檔案;規范化管理

機關事業單位人事檔案管理包括人事檔案的登記、整理、保存、移交、完善等重要環節。每一個環節都涉及機關事業單位的人事關系、工資、社會保險等方面。個人人事檔案的真實性、完整性，關乎個人利益及單位長遠發展。因此做好機關事業單位人事檔案規范化管理工作就顯得非常重要。本文通過實踐中存在的問題以及解決思路對機關單位人事檔案規范化管理進行闡述和分析。

1 機關事業單位人事檔案管理中存在的主要問題

1.1 各單位領導對檔案管理工作重視程度不夠

對于機關事業單位而言，領導重視是工作得以順利推進的大前提。部分機關事業單位的黨政領導對人事檔案管理的重要性缺乏應有的認識，認為人事檔案的管理只不過是按時將相關人事材料裝入檔案袋里，對于管理是否規范、保存及移交的過程是否合理、合法不聞不問。這導致長久以來人事檔案規范化管理受到制約。

1.2 人事檔案管理模式單一、方式老化

當今社會，信息化不斷發展，多媒體技術日漸發達，各行各業都開始順應時代的發展趨勢，將內部管理技術以及手段逐漸結合信息化技術進行創新和優化。但很多單位人事檔案仍舊以紙質資料為主。沒有進行電子化制作及存儲。紙質檔案的大量存放、堆積給查閱、整理帶來很多不便。有的單位工作人員只向信息化系統中輸入檔案的簡要信息，并記錄相關檔案在檔案庫中的位置，為后續的檔案查找過程奠定基礎。這種管理方法已經與當今的檔案管理思路嚴重不符。工作人員難以同時展開大批量的檔案管理工作，對整個單位運行中產生的檔案來說，當前的管理方法容易出現紕漏，限制了檔案管理系統內的進一步發展。

1.3 沒有統一的人事檔案管理制度

沒有規矩，不成方圓。由于沒有統一的、健全的人事檔案管理制度，一些單位無法制定適應自身實際的檔案管理辦法。人事檔案是及其重要的人事資料，機關事業單位對人事檔案的收集、保密、查看等權利都應該有嚴格的規定和限制。但目前尚沒有統一的人事檔案管理制度，導致了資料的存放無序，管理人員保密意識淡薄，一些部門的人事檔案丟失、失真、信息泄露等問題時有發生，嚴重影響了機關事業單位人事檔案管理工作的順利開展。

1.4 機關事業單位人事檔案管理人員的業務能力偏低

人事檔案的管理是一項政治性、政策性、專業性較強的工作，需要事業心和業務能力較強的人員承擔，特別是隨著社會的發展，信息技術的突飛猛進，對人事檔案的管理人員提出了更高的要求。但是現階段人事檔案的管理人員普遍存在著學歷偏低、年齡偏大問題，對信息技術的掌握僅停留在簡單的文字錄入、表格制定，不能創造性地開展工作及對人事檔案繼續系統化管理。由于現階段機關事業單位大多面臨著活多人少的矛盾，人事檔案的管理工作又相對清閑，因此，各單位人事檔案管理工作變動頻繁，甚至很多管理人員都是兼職，檔案專業的工作人員更是少之又少。這些人員普遍缺乏對人事檔案管理的深刻認識，使機關事業單位的人事檔案管理工作很難有新的突破和提高。

2 對加強機關事業單位人事檔案規范化管理的幾點建議

2.1 加強對人事檔案管理工作的重視，增加基礎設施建設投入

各機關事業單位領導要加強對檔案管理工作的重視，提高認識，更新管理理念，加強對人事檔案管理的軟硬件資金投入，購置先進的紙質及電子檔案存儲設備，按照檔案管理規范化標準對檔案室進行標準化建設，為檔案室工作人員配置電子計算機、掃面儀等現代基礎設施，并對工作人員進行培訓，提高人員專業素質。建立人事檔案管理工作的監督機制及獎勵機制，將人事檔案管理工作納入年度考核目標體系，對檔案管理工作經常性開展監督檢查，全面做好人事檔案的規范化管理。

2.2 制定切實可行的人事檔案管理制度

要建立與完善一套切實可行的人事檔案管理制度，做到有章可循，有法可依，促進管理工作走入正規渠道。要加大檔案管理工作的資金投入，強化《檔案法》的宣傳，讓大家充分認識到人事檔案重要性。在整理人事檔案過程中，要按照履歷類、自傳和思想類、考核鑒定類、學歷學位、職稱、培訓類、政審、審計審核類、黨團類、表彰類、獎懲類、工資、任免等類別進行分類歸檔;重點查驗各類別檔案材料的真實性，堅決避免弄虛作假;在整理人事檔案的過程中要科學、嚴謹，不能夠胡亂分配。全方位改進機關事業單位檔案管理中出現的規范性問題，成立一個規范的管理制度。完善檔案管理系統，保證檔案信息管理的安全。對于電子檔案材料，尤其要注意檔案的信息安全問題，在管理時如果安全工作落實不到位，很可能會出現檔案信息被竊取或者是丟失的問題。針對該問題，筆者認為首先需要提高檔案管理的安全意識，在工作中積極落實各項安全措施，其次，則需要機關事業單位提高網絡安全防御級別，積極的引進先進的網絡安全防御技術，保證檔案信息管理的安全。

2.3 提高機關事業單位檔案管理人員的業務能力

新時期人事檔案管理要想達到規范化的標準，首先需要提高檔案管理人員的業務能力，其可以從以下幾個方面入手，一是專業化的系統培訓，當前機關事業單位負責人事檔案管理的工作人員專業化水平相對較低，在日常工作中，他們對于人事檔案管理只有一些粗淺的了解和認識，對于人事檔案管理的重要性以及管理過程中需要注意的事項沒有一個系統的掌握。所以，各單位可以結合工作人員的實際業務能力，開展專業化的系統培訓，在專業化培訓的基礎上落實好“傳幫帶”的工作。二是落實好各項技能考核制度，系統培訓只是提高工作人員業務能力的一種方法，在實際的工作中，工作人員還需要加強自主學習，適應時代的發展，創造性地開展人事檔案管理工作，與時俱進，優化各項工作流程。而技能考核制度的落實可以督促工作人員自主能力的提升。

3 結語

綜上所述，機關事業單位人事檔案管理要想實現規范化不是一蹴而就的，隨著時代的發展，科技水平的提高，制約人事檔案規范化管理的因素不斷在減少，只要各機關事業單位提高重視程度，建立完善一整套檔案管理制度，加強檔案管理人才隊伍專業化建設，軟硬件一起優化，就能早日實現檔案規范化管理目標。

參考文獻

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[2]王曼.解析事業單位人事檔案規范化管理工作的思考[J].城市建設理論研究，2018（16）：198.

作者簡介

李榮華（1985-），女，漢族，內蒙古敖漢旗人，本科，學士，敖漢旗民政局黨辦主任，中級，研究方向：檔案管理。