淺談基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

摘 要：對于任何一個事業單位而言，要想實現長遠的發展都離不開檔案管理工作的實施。目前，我國大部分事業單位在檔案管理方面，都充分的意識到現代化檔案管理的實際作用和優勢，都開始通過現代化管理手段去開展檔案管理工作，在減輕人員工作負擔的基礎上，也提升了檔案管理效率和利用率。但隨著現代化檔案管理工作的規范化和流程化，在檔案管理中，存在著很多的缺陷和不足，如缺乏健全的現代化管理制度、檔案利用率低等。嚴重阻礙了檔案事業的發展。本文根據事業單位檔案現代化管理的重要意義，闡述了基層事業單位檔案管理存在的缺陷問題，并提出了基層事業單位現代化檔案管理的實現的有效策略。

關鍵詞：基層事業單位;現代化檔案管理;實現路徑

基層事業單位的發展對國民經濟的發展起著重要的作用。在基層事業單位開展工作中時，會產生大量的各種形式的檔案，如果對檔案管理工作不引起重視，將會帶來各種不良的影響和問題。目前，原有的檔案管理手段已經無法滿足現代化檔案資料管理需求。因此，新時期背景下，我們應該不斷更新檔案管理手段和理念，逐漸建立相應的現代化檔案管理制度，將制度落實到實際的檔案管理工作中去，不斷提升我國事業單位現代化檔案管理水平和能力，發揮出檔案管理的實際價值和作用，促使事業單位成為社會經濟發展的核心力量。

1 事業單位檔案現代化管理的重要意義

現目前，社會各界都希望基層事業單位能夠重視檔案管理工作，將自己的檔案信息保護完善，做好檔案管理工作，將公職人員所在單位的成就以及單位發展情況都記錄好。為了更好的提升檔案管理效率和質量，需要加快檔案管理工作的現代化改革步伐，推動檔案事業的發展，這樣能減輕單位人力資源管理的工作壓力和負擔，還能幫助基層單位獲取一定的經濟效益。其次，實施檔案現代化管理第一步我們可以利用信息技術去保證信息的完整性。實施檔案管理，最大的問題則是怎樣才能將所有的信息完整清晰的記錄下來[1]。因此，我們可以通過統一的信息管理平臺去將所有人員的檔案信息輸入平臺，隨時更新管理數據，這樣就可以提升檔案管理的實效性，也能讓所有管理員能夠及時獲取最新的信息，確保了信息的可靠性。

2 目前基層事業單位檔案現代化管理存在的缺陷問題

2.1 缺乏健全的檔案管理制度

現如今，基層事業單位現代化檔案管理存在最顯著的不足則是檔案管理工作體系制作不完善、不統一，檔案管理方法自由隨意，需要浪費大量的時間去獲取自己所需檔案，這樣不僅浪費了大量的時間和精力，還會損失自身的利益。另一方面，檔案管理無論是在查閱還是保管方面，都缺乏相對應的管理制度，進而直接降低了檔案資料的實際利用率和價值，也對事業單位的長遠發展帶來了不利的影響。另外，部分單位雖然建立了相關的現代化檔案管理體系和制度，但是在實際管理中，具體執行力度卻不夠，直接顯現出制度的健全太注重表面形式化，也沒有發揮出管理制度的實際效能[2]。

2.2 人才隊伍建設不完善，檔案利用率偏低

在基層事業單位檔案管理過程中，由于檔案管理屬于基層工作范疇，無論是福利還是待遇方面，都不是很理想，導致很多專業的檔案管理人員對工作缺乏足夠的工作熱情，喪失了大量的專業管理人員，也讓事業單位在管理理念和方式方面難以形成統一的發展狀態。再加上大部分事業單位的檔案管理人員本身的待遇和付出比例嚴重失調，讓他們在實際工作中都抱著不是很認真嚴謹的工作態度，這也是現代化檔案管理團隊不完善的主要因素之一。其次，基層事業單位檔案在社會經濟的建設中沒有發揮出實際的價值，大量有效的社會信息都埋沒在檔案中，單位也沒有及時對檔案信息進行開發利用，進而直接降低了檔案信息利用率。

2.3 檔案管理方式單一

采用下現代化檔案管理方式和手段，可以讓檔案內容在保存中更加的完整和統一，避免檔案資料發生丟失和遺漏的問題，也不需要人工進行檔案分類和排列，這樣可以避免外部因素的干擾，達到高效的檔案管理目的。然而，目前部分事業單位在現代化檔案管理中，無論是方式還是信息機制都過于單一，沒有合理的利用現代化技術對現有的檔案資料進行分類和整理，這樣不僅降低了檔案管理質量，也讓很多重要的信息和資料面臨著破壞和丟失的風險問題。隨著信息技術的高速發展，現代計算機輔助技術融入到事業單位檔案管理工作中去，直接彌補了傳統檔案管理方式的缺陷和不足，在計算機系統的輔助下，檔案工作顯得更加的有效率。但部分基層單位由于現代化檔案管理水平不足的問題，沒有及時完善和更新數據管理平臺，造成信息技術在檔案管理中沒有發揮出實際的作用[3]。

3 基層事業單位現代化檔案管理的實現的有效策略

3.1 更新檔案管理理念

為了能夠促使事業單位檔案管理盡快實施現代化管理模式，提升管理效率和質量。首先應該根據事業單位的實際情況，提出科學合理的檔案管理工作發展計劃。一方面，需要明確檔案管理短期或長期工作流程和計劃，在全面了解現代化檔案管理重要性的基礎上，提出符合實際需求的發展規劃。最后，圍繞單位實際需求，結合法律法規和國內外現狀，完善相應的檔案管理制度，并在實際檔案管理中將相關制度落實到位。

3.2 運用現代信息技術，構建檔案信息化管理平臺

首先，為了讓事業單位檔案管理工作符合現代化要求，應該建立完善的檔案信息化管理平臺。只有具備完善的系統和平臺，管理起資料和信息就會輕松許多。最為重要的是，現代化標志的核心則是通過信息化管理的方式實施數據的處理。其次，最初，我們可以先對目前存在的檔案管理系統進行研究，借鑒和學習他們的優勢，避免弊端問題，去建立起一個符合單位發展和建設的信息檔案管理平臺，為檔案現代化管理工作的開展提供基礎保障。

3.3 加強檔案管理人才的培養

對于基層事業單位而言，檔案管理理念和方式的革新，最為關鍵的是有賴于檔案管理人才的培養以及他們綜合素養的提升。在當下，事業單位只有不斷提升檔案管理的安全性和可靠性，才能在競爭激烈的市場環境中脫穎而出，占據自身的一席之地。同時，不斷培養專業技能和素質過硬的綜合應用型人才，這樣才能促進單位現代化管理工作的順利開展。此外，更為重要的是鼓勵并引導在職的檔案管理人員加強學習，不斷充實自己，與時俱進，接收和學習更多新的現代化檔案管理技術和經驗。最終，對檔案管理團隊定期進行培訓和教育，進而為事業單位的長遠發展培養出一批適應新時期檔案工作需求的綜合型人才[4]。

4 結束語

時代在發展，社會在進步。對于基層事業單位而言，要想快速的提升現代化檔案管理效率和質量，就應該不斷引進現代化管理理念和模式，運用當下最新的信息技術去保證檔案管理的完整性和可靠性，進而為檔案管理工作的順利開展奠定基礎保障。同時，不斷引進現代化管理設備和人才，將所有的制度落實到實際檔案管理工作當中來，免費向公眾開放檔案信息，這樣才能全面發揮出基層事業單位檔案的實際價值和作用，在減輕人工檔案管理工作壓力和負擔前提下，為檔案事業的可持續性發展打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]張曉波.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].才智，2018

（19）：211.

[2]王巖.論基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].現代商貿工業，2018，39（17）：70-71.

[3]盧燁.談基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑[J].才智，2018（07）：215.

[4]張克非.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].理論觀察，2014（05）：125-126.

作者簡介

童順琴（1979-），女，漢族，云南綏江人，館員，本科，研究方向：檔案管理。