新形勢下醫院文書檔案的管理策略

張丹

摘 要：新形勢下，人們的醫療需求不斷增多，醫院文書檔案管理工作內容越來越多，管理工作復雜性不斷增強，使得相關工作人員工作難度顯著加大。現代化建設中，醫院文書檔案管理工作直接影響著醫院的進步與發展，所以，相關人員應高度重視此項工作，確保文書檔案管理工作的創新性，如此才可以和社會發展相適應，使人們日常的醫療需求得到滿足，從而推動我國醫療事業的良好發展。對此，本文主要對新形勢下醫院文書管理策略進行了探討，以供參考。

關鍵詞：醫院;文書檔案;意義

醫院文檔涉及了裝備、黨務、醫務、財會、科研、基建和人事等整體性文件信息，是在醫院常規行政管理階段出現的保存意義較高的、通常從通用文書轉變而來的那些文檔。在國內醫療衛生行業改革的不斷深入下，對醫院管控效果和管控效率的要求有所提高。通過促進醫院文檔質量保管提高，將文檔在醫院常規管理方面的重要價值突顯出來，可以使醫院日常經營實效得到顯著提升。

1 醫院文書檔案管理的意義

在醫院內部工作中文書檔案管理所占據的位置十分重要。此項工作的順利開展，對醫院內部管理的完善以及醫院的良好發展極為有利，同時也方便了各項科研工作的順利開展[1]。醫院的綜合管理落實效果、醫療衛生服務水平以及內部工作運轉情況均能從醫院文書檔案中反映出來。

近些年，時代發展速度日益加快，醫療衛生體制改革不斷加深，在此形勢下，人們對醫院文書檔案管理工作要求更加嚴格。文書檔案中真實記錄了醫院在各時期的發展情況，如醫療基金配置、醫療技術配置、醫療器械配置以及醫務人員配置等。醫院文書檔案也囊括了醫院各類運用活動實施情況、各項規章條例和上級部門的審批文件等。所以，可以對醫院日常管理環節存在的問題進行全面客觀分析，站在長遠發展的角度，將切實可行的整改策略制定出來，以為醫院的良好發展奠定基礎。同時把此項工作貫徹落實，對文檔資料的可靠性以及完整性引起重視，也對臨床經驗的總結極為有利，可以幫助醫學研究的順利開展。

2 新形勢下醫院文書檔案的管理策略

2.1 促使文書檔案規范標準化

要想有效管理文書檔案，首先要做到文書檔案的分類歸檔工作，以此確保文書檔案更加標準和規范。在歸檔的過程中，首先要根據編號、日期等信息對文書進行分類與排序，進而檢查文書檔案的裝訂、紙張標準以及行文標準和歸檔要求是否一致，若是不一致，便要重新編訂文書檔案，以確保文書檔案更為規范和標準。最后，要明確辨認歸檔文書的存檔期限，以對文書檔案的保存市場予以確定。標準化編訂和管理文書檔案，可以方便之后更好地檢索，同時也可以更加便利地在計算機中錄入檔案。

2.2 建立健全規章制度

在文書檔案管理中運用科學技術，對文書檔案管理水平的提升幫助很大，更好地建立適應現代醫學發展的檔案管理體系[2]。應充分了解檔案管理者應承擔的職責，對醫院各種檔案展開統一管理，構建完善的規章制度。對文書檔案管理工作者的崗位職責予以明確，建立健全文書檔案保密制度，鑒定相關文書檔案。將文書檔案的借閱情況詳細記錄好，立足于記錄，對所有文書檔案的來源進行探尋。熟練掌握網絡安全知識，嚴格按照檔案記錄工作規則，使文書檔案網站的安全性得到保證，針對相關工作人員，積極展開保密宣傳教育，把相關法律基礎知識傳授給他們，以此幫助其充分了解保密的重要性。同時建立健全的文書檔案信息管理體系，確保不泄露檔案信息，對文書檔案方案的記錄格式提出明確要求，以免他人濫用。

2.3 加大各部門之間的文書檔案工作合作力度

文書檔案的收集效率和文書檔案工作的整體效率息息相關，同時可以使文書檔案工作質量得到保證[3]。所以應加大不同部門之間的合作力度，相關工作人員應在醫院各部門大力宣傳檔案管理工作的重要性，同時深入各部門，主動對其信息進行了解，把最新材料充分掌握好，以確保此項工作的高效性。相關工作人員應加大和醫院其他部門的溝通力度，以更好地開展相關收集工作。在對文書檔案進行整理的時候，應重視體現醫院現狀以及歷史這類檔案的 整理工作，以促進醫院良好發展，提供有價值的參考信息，以便于醫院各部門更好地開展工作。促此之外，文書檔案部門應與時俱進，確保相關工作的有序性、高效性，推動文書檔案工作朝著現代化方向發展。

2.4 加大培訓力度，提高管理人員工作水平

醫院文書檔案管理人員是文件檔案管理工作過的直接實施人員以及執行人員，其專業素養和職業素養和能否順利開展工作有著極為密切的聯系，所以，醫院需要積極打造一支專業水平高、綜合素質全面的管理人才隊伍。針對文書檔案管理工作人員，醫院管理人員應積極為其創設一個良好的教育、學習與培訓平臺，借助開展管理經驗交流分享會、邀請相關專家前來傳授專業知識、派遣檔案工作人員外出學習培訓等形式，以此促進文書檔案管理工作過人員專業水平和能力提高。首先，幫助其樹立愛崗敬業的服務精神，密切關心文書檔案，積極主動地對醫院文書檔案的規律與特點進行研究分析。其次，不斷學習，豐富自身理論知識，除了要對檔案專業知識以及工作技能進行學習之外，還用熟練掌握先進的數字技術以及信息技術，充分了解基本的計算機操作規范，促進此項工作信息化建設速度加快。

2.5 加快文書檔案管理信息化和現代化建設進程

將網絡技術和計算機信息技術密切聯系在一起，同時將其運用到檔案信息資源活動的調配與管理工作之中，以實現文書檔案管理工作信息化、網絡化的目標[4]。首先，就各類紙質檔案數據和信息數據，應加大建檔工作力度，使數字檔案格式更加統一，對其數據的長期性以及安全性進行規范，其可以使檔案信息資源的利用率得到保證。其次，在采集、整理和記錄檔案資料中，積極采用計算機管理的手段，促進智能化管理水平有效提升，最重要是要在最短的時間內構建醫院信息化平臺，在其中納入各種類型的檔案信息，構建醫院信息庫，實現檔案信息數據的網絡傳輸，使檔案信息化效率提高，更好地服務于醫院各個部門。

3 結語

總而言之，醫院文書檔案管理工作的開展，要注重加大培訓工作力度，促進管理水平有效提高，嚴格遵守文書檔案管理工作的基本原則，建立規范的規章制度，為醫院文書檔案工作的順利開展奠定堅實的基礎。把醫院的中心任務和建設發展當作重要內容，科學合理地管理醫院檔案資料，將各種類型檔案資料管理工作嚴格落到實處，進而建立更加系統、完善的檔案資料體系，為醫院醫療和科研工作的順利開展提供重要支持。唯有如此，才可以有效提高醫院檔案管理工作支持功能，為醫院的持續、穩定發展保駕護航。

參考文獻

[1]吳靜.醫院文書檔案管理現狀及對策[J].蘭臺內外，2019（33）：60-61.

[2]盧捷婷.信息化時代醫院文書檔案管理工作的方法及策略[J].蘭臺內外，2019（09）：48-49.

[3]郭學芹.檔案管理在醫院管理中的作用及實現途徑[J].山東檔案，2018（04）：33-34.

[4]鹿亞明.醫院文書檔案管理中存在的問題及應對策略[J].中國衛生產業，2017，14（25）：19-20.