關于做好辦公室文書檔案管理工作的思考

郎婧

摘 要：在辦公室工作中，文書檔案管理工作是其中較為重要的組成部分，其對辦公室工作質量具有較大的影響。在當前新形勢下，辦公室文書檔案管理工作需要立足于辦公室工作的需求，重視信息技術的應用，全面提高文書檔案資料的收集和歸檔水平，更好的發揮出文書檔案的價值。文中從辦公室文書檔案管理工作的現實價值入手，分析了辦公室文書檔案管理工作中存在的問題，并進一步對做好辦公室文書檔案管理工作的措施進行了闡述。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;現實價值;問題;措施

文書檔案在辦公室工作中具有重要的地位。在實際辦公室文書檔案管理工作中，需要以價值為基礎，積極將文件資料轉化為檔案資源。由于辦公室文書檔案涉及的內容較多，因此需要做好文書檔案管理工作的落實，并重視文書檔案的開發利用，使文書檔案能夠更好的服務于辦公室各個部門的信息需求，全面提高文書檔案信息的檢索效率，為辦公室各項工作的有序開展打下堅實的基礎。

1 辦公室文書檔案管理工作的現實價值

在實際辦公室文書檔案管理工作中，其以各種文件資料作為主體，通過對這些文件資料進行收集、整理和分析，并梳理文件的內容和價值，深入挖掘檔案信息，在滿足信息檢索需求的基礎上，全面提高檔案信息的開發利用水平，使其為辦公室工作的開展提供重要支持。文書檔案中涉及的信息較多，其能夠全面反映單位整體運行狀態，而且文書檔案內容具有較強的真實性和有效性，能夠為整個單位的發展提供更全面和客觀的資料，為管理部門提供重要的參考依據，指導單位各項工作的有序發展。

2 辦公室文書檔案管理中存在的不足

2.1 重視程度不足

在當前市場經濟環境下，各單位在發展過程中更重視業務工作的開展，對于辦公室文書檔案管理工作缺乏重視。由于辦公室工作相對繁瑣，在文書檔案管理工作中所花的時間和精力較少，這必然會對文書檔案管理效果帶來直接的影響，無法為單位各項工作的開展提供有效的信息支持，這必然會對單位的長遠發展帶來較大的制約。

2.2 缺乏完善的管理制度

在當前大部分單位實際運營過程中，對于辦公室檔案都缺乏重視度，因此也沒有完善的辦公室檔案管理制度，辦公室文檔歸類存放不及時，文書檔案資料相對混亂，在查找和管理方面存在較大的難度。再加之文書檔案管理方式較為單一，部分單位并沒有配備專門的文書檔案管理人員，往往是由各部門人員將文件檔案放置在辦公室檔案中，而且文件放置記錄較為混亂，一旦出現問題無法直接找到責任人，從而對辦公室工作的順利開展帶來較大的影響。

2.3 辦公室檔案管理人員素質偏低

目前各單位辦公室檔案管理人員整體水平不高，綜合素質偏低。由于辦公室文書檔案管理工人員專業性欠缺，這直接影響到了文書檔案管理工作的效率和質量，文書檔案后續管理和使用難度也會增加。特別辦公室檔案管理人員專業性不強，工作中責任心缺乏，無法及時記錄文書檔案的存放和使用情況，不僅不利于辦公室文書檔案管理水平的提高，同時還會對單位帶來不必要的損失。

3 做好辦公室文書檔案管理工作的措施

3.1 加大對文書檔案管理工作的重視

為了能夠提高辦公室文書檔案管理工作的水平，需要加大對文書檔案管理工作的重視，并將其納入各單位整體發展規劃中來，積極轉變思路，科學對文書檔案管理工作進行籌劃。并強化對文書檔案管理工作進行監督，積極推進文書檔案管理方式和方法的創新，提高單位全員對文書檔案管理重要性的認識，以此來促進文書檔案管理工作效率和質量的提升。

3.2 建立健全辦公室文書檔案管理機制

在當前各單位發展過程中，單位領導需要加強對辦公室檔案管理工作的重視，并加大投入力度，積極構建完善的辦公室文書檔案管理機制，并確保制度的落實。在具體辦公室文書檔案管理機制制定過程中，需要針對原有文書檔案管理機制中存在的問題進行分析，積極加以完善，確保制定的文書檔案生理機制能夠將文書檔案管理工作的各個方面都涵蓋在內，使其能夠為文書檔案管理工作的開展提供有序的指導，保證文書檔案管理工作能夠高效、優質的完成。

3.3 加快推進文書檔案信息化建設

在辦公室文書檔案管理工作引入信息技術，全面提高文書檔案的收集、整理和歸檔工作的水平。針對文書檔案歸檔之前，需要做好文書處理工作，為后續檔案信息資源共享的實現打下堅實的基礎。通過推進文書檔案信息化建設進程，在提高文書檔案管理工作效率的基礎上，通過重視各種先進技術手段的應用，實現對檔案信息的統一存儲，進一步提高文書檔案查詢效率，更好的發揮出文書檔案的重要價值，實現文書檔案的高效利用。

3.4 構建辦公室文書檔案檢索系統

在辦公室文書檔案檢索系統建立時，需要保證文書檔案的安全性和完整性，同時還要考慮到檔案信息歸檔和查找的便利性。在實際文檔檢索系統中，一般會分為普通文檔和重要文檔，普通文檔檢索系統，只設置一些簡單的條目，在具體借閱時結合檢索系統中的編號即能夠找到。重要文檔則需要采用紙質原始文件和電子備份文件兩種形式，由于其價值較大，保密層級高，一般是對原件進行妥善保管，日常使用則采用掃描件，而且對于使用程序還要嚴格規范，保證檔案信息的安全性。

3.5 全面提升檔案管理人員專業能力與綜合素養

辦公室文書檔案管理工作水平的提升需要高素質的專業檔案管理人員。因此需要重視對辦公室檔案管理人員的培訓，通過開展多種形式的培訓，全面提高檔案管理人員的專業知識水平和專業技能，并將一些先進的管理思維和管理方法通過培訓向檔案管理人員進行傳達，以此來促進檔案管理人員自身知識體系的完善性。同時還要為辦公到檔案管理人員提供行業交流機會，使其在與同行業交流過程中能夠吸取先進的管理經驗，并能夠充分的運用信息技術來提升檔案管理水平。另外，在針對文書檔案管理工作培訓工作中，還要重視思想建設，使其在掌握先進檔案管理理念知識的基礎上，要積極轉變管理思維，在檔案相關法律法規的約束下，不斷的規范自身的檔案管理行為，確保文書檔案管理工作流程的科學性和合理性，進一步促進文書檔案管理工作水平的提升。

4 結束語

文書檔案管理工作在辦公室工作中占據重要的位置，其管理水平直接關系到辦公室整體工作的質量，因此需要對辦公室文書檔案管理工作給予充分的重視，并構建更為完善的文書檔案管理體系，積極對文書檔案管理模式進行創新，更好的發揮信息技術在文書檔案管理工作的重要作用，全面提高文書檔案管理工作的整體水平，為辦公室各項工作的有序開展打下堅實的基礎。

參考文獻

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