機構改革背景下人事檔案管理創新思考

高淑建

摘 要：近年來，隨著我國經濟的快速發展，企業的發展也十分迅速，人力資源在企業的地位越來越重要，作為其中的一個關鍵組成部分，人事檔案管理工作關系重大。本文從檔案管理目前存在的幾個主要問題著手，就人事檔案管理如何適應人力資源管理要求、更好地服務于企業的發展，提出相應的改革建議和措施。

關鍵詞：機構改革;人事檔案管理;創新思考

隨著我國經濟的飛速發展，市場競爭日益激烈，人力資源管理是企業管理的重要組成部分，決定著企業的前途命運。然而，企業的競爭歸根到底是人才的競爭，加強企業人力資源管理是促進企業健康、可持續發展的重要保障。人事檔案真實地記錄著各類人才的學歷、政治面貌、個人簡歷、職務晉升等信息，反映著企業員工的綜合素質，對于選拔與培養優秀的企業管理人才具有十分重要的意義。因此，筆者從企業人事檔案管理中存在的問題著手，就如何創新企業人事檔案管理，更好適應企業管理要求、服務企業發展，提幾點建議和措施。

1 機構改革背景下人事檔案重要性

首先，機構改革作為國家簡政放權、轉變機關作風的一項重要舉措，充分體現了黨和國家服務于民的主導思想。企事業單位中的一部分重要職能部門就是人事管理部門，而人事管理部門中的一部分重要工作職能就是人事檔案的管理工作，人事檔案管理工作的好壞直接體現了對黨和國家方針政策的執行力度，同時，通過查閱人事檔案中的重要相關信息，能夠使黨委了解企事業單位員工的個人情況和政治素養等，從而為后續干部的培養提供堅實的基礎。另外，由于人事檔案作為專門檔案的一種，其具有更強的保密性和專業性。人事檔案的管理需要很嚴密，查閱時需要經過嚴格審批，關乎著個人的命運，在實踐工作中需要不斷發現問題并及時解決，人事檔案的規范化、系統化管理，能夠保證企事業單位的健康穩定發展，提升企事業單位人事管理工作與時俱進的水平，為社會主義現代化建設貢獻力量。

2 機構改革背景下人事檔案存在的問題

2.1 企業人事檔案管理工作意識不強

目前，部分企事業單位領導沒有充分認識到人事檔案管理的重要性，檔案管理人員更換頻繁，甚至沒有專門人員管理檔案，導致人事檔案管理工作混亂，出現了很多疏漏。比如：有的企事業單位發生了員工出生年月、參加工作時間、工作調動等檔案信息填寫錯誤，檔案損毀或遺失現象。嚴重影響了企事業職工的工資、福利、工齡接續、辦理養老保險退休手續等諸多事宜。有些檔案工作人員責任意識不強，對于檔案重要性的認識比較淡薄，認為只要不是自己的檔案，出現點差錯無關緊要，在檔案管理過程中粗心大意、漫不經心，在檔案信息錄入過程中丟三落四、產生了千奇百怪的錯誤，直接導致了企事業單位人事檔案管理工作的質量落后，利用效率低。

2.2 檔案管理的制度不完善

在相當長的一段時間里，企事業人事檔案管理工作都不夠細致，也不夠嚴謹，缺乏嚴格、完善的管理制度，這導致了檔案管理的工作人員在檔案管理過程中出現了大大小小的紕漏，導致企事業單位人事檔案管理工作效率低下。首先，工作的分工不明確。沒有將責任落實到個人，職責不明確，一旦出了事，大家互相推卸責任，也就無從找到事故的根源，大大的增加了檔案管理工作的難度。其次，是考核的制度不夠具體。管理人員沒有將檔案管理工作落到實處，正因沒有具體的考核制度約束，導致相關人員工作態度散漫，不負責任，出現管理形式表面化，管理人員的責任感不強，工作質量較低等弊病，沒有發揮出檔案管理的作用。

2.3 人事檔案管理工作信息化程度有待提高

在信息時代，互聯網已成為人們工作與生活中的一個重要助手。利用信息技術開展人事檔案管理工作能大幅減少工作人員的工作量與工作壓力，并能有效提高檔案管理質量。但從調查結果發現，很多企事業管理人員仍奉行傳統的管理觀念，習慣用人工進行檔案管理工作，導致整體工作質量得不到提升。

3 機構改革背景下人事檔案管理的創新路徑

3.1 增強企事業單位人事檔案管理工作的意識

企事業領導高度重視檔案管理工作是做好人事檔案管理工作的前提，只有領導充分認識人事檔案管理的重要性，意識到人事檔案的價值，才能在人、財、物上對人事檔案工作給予必要的投入，才能使涉及人事檔案歸檔的部門積極支持配合這項工作，從而調動檔案管理人員的積極性，發揮其潛能，以提高其責任意識，更好地做好人事檔案歸檔材料的收集、鑒定、整理、利用等工作，另外，檔案管理人員及時向領導匯報工作計劃、開展情況以及在人事檔案管理工作中遇到的問題、檔案利用效果等，領導才能對人事檔案工作有全面了解，把人事檔案工作列入工作議程。有計劃、有步驟、有考核地進行，從而使人事檔案管理工作更加高效有序地開展。

3.2 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項政策性很強的工作，必須要嚴肅的對待，這就要求各項規章制度來要求人事檔案管理的工作人員與工作行為，從而避免工作的失誤與麻煩，正如依法治國一般，健全人事檔案的管理制度，是讓人事檔案工作“有法可依”的基礎，是讓人事檔案管理制度正常發展的必要點。例如，建立健全檔案收集及歸檔制度，不僅要明確人事檔案收集的范圍與要求，劃分檔案管理單位或部門與形成材料的單位或部門的管理職責，避免造成歸檔渠道不通的現象，從而使檔案的內容不斷得到充實。更如，在《鑒別歸檔制度》的要求下，可以加強人事檔案的真假甄別能力，在人事檔案的收納中做到去偽存真，完善補充等，保證人事檔案的正確性，再如，在《保密制度》的要求下，工作人員實行有效的保密措施，從而使各種泄密、信息暴露等失誤得到消除。在制度的管理下，人事檔案工作人員可以更有質量的完成管理工作，讓人事檔案工作更加標準、規范具有權威性。

3.3 加快人事檔案管理信息化程度

隨著信息技術的發展，企事業人事檔案管理也應與時俱進，加快信息化建設。人事檔案管理并不簡單，它包括很多服務項目，也包括對檔案資源的開發利用。在信息時代企業生產經營管理均引入了很多數字化設備，也促使了企業管理效率的提升。然而人事檔案管理還基本停留在傳統的人工管理層面，遠遠滯后于企業發展的需求。為此，應盡快引入人事檔案管理信息系統，對人事檔案實現電子化管理。這樣檔案形式除了紙質文檔外，也包括電子文檔、聲像資料。隨著企業的發展，所產生的人事檔案數量非常龐大。若單純依靠人工管理，檔案查閱效率低下，而且檔案質量還易受到環境因素的影響。引入人事檔案管理系統可有效解決上述問題，并能快速檢索所需資料。通過互聯網可經該系統聯網查詢個人信息，便于人事檔案的實時更新，確保人事檔案信息更加完善。

4 結語

綜上所述，我國很多企事業單位在人事檔案管理方面還存在不少問題，從某種層面來講，這會對單位自身的發展造成不利影響。為此，企事業人事工作人員必須重視人事檔案管理工作，積極推動這項工作的優化改革，進一步健全檔案管理制度，消除現存在的隱性問題。同時，要注意提高個人的業務能力與工作素養，在提升人事檔案管理質量的基礎上助推企事業單位的可持續發展。

參考文獻

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