如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化及標準化淺談

張婷

摘 要：隨著時代的發展，推進機關事業單位的檔案管理工作已日漸成為相關單位開展日常工作重的重要一環，對于推動相關企業進步，促進機關事業單位的發展具有明顯的驅動力。因此，對機關事業單位的相關檔案管理工作做好規范化和標準化，便能夠使得機關事業單位對本單位的相關人員檔案和相關工作檔案進行有效整合，從而便于單位在日后對人員任用上能夠及時進行查詢，也能便于單位在對相關工作進行整理時能夠有據可循。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;工作規范;標準化

隨著我國的現代化進程不斷推進，我國的相關機關事業單位的檔案管理工作與新中國成立之初相比，已經有了明顯的技術上的進步和思想上的改變。但是，就與發達的西方國家來說，我國目前的事業機關檔案管理工作往往還存在有不足之處。由于缺乏建立一個規范化和標準化的檔案管理體系，導致我國目前在機關事業單位在相關工作展開時受到某些阻礙，工作效率不高，因此，對該種現狀及時進行有效改革便成為必行之舉。

1 目前機關事業單位檔案管理工作現狀

1.1 事業單位管理模式陳舊

良好的事業單位的檔案管理模式對于內部的人力資源管理會產生良性效應，對于其相關工作的展開也會有所助益，從而促進企業穩定有序地前進發展，可是對于當今大部分的機關事業單位來說，事業單位管理理念落后、管理模式陳舊已經成為其日常發展中較大的弊端[1]。

在傳統的機關事業單位檔案管理工作開展中，往往是通過人工進行檔案資料的收集和管理，所以會存在有耗費大量的人力物力的現象。除此之外，在對檔案資料進行規整的時候，一般都會采取檔案袋的方法進行整理，這就會導致在后期資料找尋的時候耗費大量的時間，難以提高工作效率。

1.2 機關單位對檔案管理的重視度不夠

就目前來看，機關事業單位在對檔案管理工作方面給予的重視度還不夠，往往在工作環境、相關制度方面上都沒有給予適當的關注。由于上級領導的不重視，所以導致很多的事業機關單位的檔案管理的工作環境較差，辦公環境較為簡陋，辦公設備都較為成舊，故而在進行相關管理工作的時候缺乏良好的工作環境，工作積極性也就無法得到提高。因此，如果不能提高事業單位對檔案管理的重視度，就無法從根本上推進單位的檔案管理工作的規范化和標準化。

1.3 事業單位中人員素質較低

由于當今的管理工作正日益出現多元化、社會化的趨勢，因此管理工作的步伐也要緊隨其后。但是反觀現如今的機關單位的管理環境中，普遍存在著管理人員經驗不足，管理方法固步自封等弊端。由于不少管理人員普遍缺乏對管理工作的熱情，因此在檔案管理工作上會存在有管理不嚴、管理不夠、管理不當等現象，這種情況既不能解決機關單位的管理現狀，又會在一定的程度上造成人力資源的浪費。同時，由于檔案工作涉及人員和企業的保密要求，而部分工作者缺乏專業素質，所以對檔案無法做到保密，這樣將不利于事業單位的檔案管理工作的開展[2]。

1.4 缺乏有效的管理監督體制

對于當今的機關事業單位來說，在進行相關的檔案管理工作時，由于缺少一定的規范和標準，所以在工作處理的時候難免會存在隨心所欲的現象，在對相關檔案信息進行管理收集的時候，可能并沒有符合一定的標準，而在后期管理維護的時候，也很少會按照規范執行。這就會導致相關員工在進行工作的時候缺乏責任意識，也難以全身心地投入到檔案管理工作中來。因此，如果不能建立健全事業單位對相關檔案管理工作的管理監督體制，不能為其建立一套完善有效的管理辦法和標準，就無法推進我國的機關事業單位的管理工作走向標準化和規范化，也就無法提高單位內部的管理工作效率[3]。

2 推進機關事業單位檔案管理工作的規范化和標準化的策略

2.1 改變傳統管理方式，利用信息技術

隨著時代的發展，大數據已經開始走進人們的生活中，因此要求管理者具有極高的敏銳性和感知力。但是現如今的管理人員大部分都屬于經驗有余、創新不足的老一輩管理者，他們往往難以接受新興產物，還是會選擇傳統的管理模式，從而造成資源配置上的浪費以及管理效率的低下。

基于此，事業單位的檔案管理工作者需要積極引進創新型、開放型的計算機人才來協助事業單位的管理工作。積極改變傳統的管理方式，采納新興科學技術，利用新型的信息系統來協助管理工作，便能夠解放管理單位的人力物力，提高工作效率。

2.2 加強工作管理，防止信息泄露

檔案數據作為與人們息息相關的必要信息，其安全性需要得到足夠的重視。作為事業單位的管理工作者，在采集信息的時候要做到及時有效，在使用信息的時候要學會尋找價值，在維護檔案信息的時候更要注重保護其隱私?？墒牵绻嚓P信息被不法分子所利用，那么信息泄露將會成為一個重大的問題，威脅著單位及單位員工的生命財產安全[4]。

因此，機關單位的檔案工作管理者在進行相關管理工作的時候，要注意對檔案信息的防護措施，增設相關規范條例，明確落實相關責任，對。以防止信息在采納或者錄入系統的時候被心存不良之人所盜用，另一方面，在資料收集完畢時，也要注意對單位檔案信息的保護，加強計算機系統的安全性能，防止信息被盜竊。

2.3 建立健全相關管理監督制度

推進機關事業單位的檔案管理工作的規范化和標準化，就需要健全相關的管理監督制度，在根本上為機關單位的員工進行建立一定的管理體系，從檔案資料的收集、整理，再到對其的維護、后期采集等等都做到有據可依。這樣便能夠規范員工在日后的工作中能夠按照一定的規章制度進行。

同時，除了要建立起一套工作制度之外，還要對管理監督體制進行規范。做好對單位員工行為的監督管理，才能保證其在工作的時候出現偷懶應對的現象。與此同時，對其管理的過程中要做到獎懲有度，一旦員工出現了泄露檔案信息等行為不端的現象，就應當對其進行適當的懲罰，而當員工表現良好時，也可以進行適當的獎勵。只有做到對其的有效監督和管理，才能促進員工在進行檔案管理工作的時候投入足夠的積極性和自覺性，從而合理規范機關單位在進行相關事業檔案管理工作時的處理標準，從而促進其管理行為走向專業化、標準化。

3 結束語

由于機關事業單位的檔案信息在其長遠發展中占有極高的地位，所以有效推進機關事業單位的檔案管理工作走向專業化、標準化、規范化，對于其日后的長遠發展具有重要意義。但是反觀當今的事業單位檔案管理現狀來說，普遍存在有機關事業單位管理模式陳舊，對檔案管理工作重視度不夠，管理人員缺乏專業素養，缺乏有效的管理監督體系等不足之處。因此，事業單位如果要推進檔案管理工作的穩步發展，就必須要改變傳統的管理模式和管理辦法，巧用現今的新型科技手段，建立完善全面的數據庫，同時在工作的過程中加強工作管理，防止出現信息泄露的情況。同時，機關單位需要建立健全相關的管理監督體制，通過多種手段并行的方式來促進機關事業單位檔案管理工作的有效開展，以推進其規范化和標準化。

參考文獻

[1]陳芳.關于推進機關事業單位檔案管理工作的規范化與標準化探究[J].辦公室業務，2017，000（005）：92.

[2]李萌.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施[J].傳播力研究，2018，2（24）：204.

[3]李峰.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].現代經濟信息，2018，000（036）：139.

[4]張偲盟.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].中國科技投資，2018，000（028）：157.