工程建設(shè)檔案的完整性與規(guī)范性探討

劉靜

摘 要：工程建設(shè)是社會中重要的行業(yè)，對于促進我國的城市化進程、加快社會發(fā)展速度有重要意義，但是對于工程建設(shè)來說，工程質(zhì)量是首要的，而工程建設(shè)檔案與工程建設(shè)的質(zhì)量有密切的關(guān)系，是對整個工程建設(shè)工作內(nèi)容的體現(xiàn)，因此為了進一步提高工程建設(shè)的質(zhì)量、促進城市進程發(fā)展，需要做好工程建設(shè)檔案管理工作，但傳統(tǒng)的工程建設(shè)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展步伐較快的工程建設(shè)工作了，需要對其中的管理模式等進行不斷創(chuàng)新，以促進工程建設(shè)檔案的完整性與規(guī)范性，推動工程檔案管理工作的良好發(fā)展，為我國的城市化建設(shè)提供強有力的條件。本文就是對工程建設(shè)檔案管理工作的完整性與規(guī)范性進行的具體探究和討論，以期能為相關(guān)人員提供一定的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)檔案管理工作;完整性;規(guī)范性

1 工程建設(shè)檔案管理的概述

工程建設(shè)檔案也可以被簡稱為工程檔案，是用于工程當(dāng)中的名詞，所指的是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、音像等各種形式的歷史真實記錄，其中工程建設(shè)活動主要包括建筑物、構(gòu)筑物及埋設(shè)地下管線等建設(shè)活動。工程建設(shè)檔案的管理是對工程全過程中各個環(huán)節(jié)的工作所形成的檔案文件，主要包括對工程建筑準備階段管理的文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、竣工階段管理的文件等。

工程建設(shè)檔案是工程建設(shè)項目工作中的重要組成部分，是對工程建設(shè)項目全過程的監(jiān)督、記錄及管理，可以說工程建設(shè)檔案與工程質(zhì)量息息相關(guān)，其管理水平的高低也會直接影響工程的進度與質(zhì)量等，因此，必須做好工程建設(shè)檔案的管理工作[1]。

2 工程建設(shè)檔案管理工作的重要性

工程建設(shè)檔案是對工程建設(shè)項目全過程的真實記錄，貫穿于工程建設(shè)項目的全過程，是工程建設(shè)項目中必須完成的工作，是工程建設(shè)項目的重要指導(dǎo)，在一定程度上能夠促進工程建設(shè)項目的質(zhì)量提升以及經(jīng)濟效益的提升，對于工程建設(shè)項目的開展與實施有重要意義。

做好工程建設(shè)檔案管理工作對于工程建設(shè)項目有重要意義，其主要體現(xiàn)在以下幾方面：

第一，能夠真實記錄工程建設(shè)項目的實施情況。在工程建設(shè)項目中，從準備階段到工程竣工驗收中的每一環(huán)節(jié)都是由工程建設(shè)檔案管理工作所監(jiān)督、記錄的并為其建立檔案文件作為工程建設(shè)項目運行和管理的重要參考依據(jù)。工程建設(shè)檔案是由工程建設(shè)單位、監(jiān)理單位及參與其中的各部門共同監(jiān)督制作的，具有真實性和準確性，相關(guān)部門或相關(guān)人員能夠根據(jù)工程建筑檔案了解關(guān)于工程建筑的各項信息，比如建筑物的結(jié)構(gòu)、建筑工程的質(zhì)量、建筑工程驗收結(jié)果等等，由此能夠看出，工程建筑檔案既能夠記錄工程建筑的真實信息作為指導(dǎo)工程建筑實施的重要依據(jù)，又能夠為工程建筑的實施、為相關(guān)人員提供服務(wù)，在整個工程建筑中發(fā)揮著重要的作用。

第二，能夠加強對工程建設(shè)項目的監(jiān)督管理。相關(guān)部門能夠通過工程建筑檔案文件上記錄的信息對工程建筑的實施標準和要求做具體的核對，能夠及時掌握工程建筑的進度情況，對其做動態(tài)管理，以此保證工程建筑中各項事務(wù)的實施與落實情況，對其加強監(jiān)督管理。通過監(jiān)督管理，相關(guān)部門能夠?qū)⒇?zé)任和工程管理義務(wù)更好的具體到建筑單位，使建筑單位能夠進一步監(jiān)督工程進度與質(zhì)量等，提高工程建筑的質(zhì)量，在對后期工程建筑進行竣工驗收時，一旦發(fā)現(xiàn)工程建筑中出現(xiàn)的問題，相關(guān)部門能夠直接將責(zé)任具體到個人身上，由其對工程建筑負責(zé)[2]。

3 工程建設(shè)檔案管理工作中存在的問題

3.1 相關(guān)管理人員不重視工程建筑檔案管理工作

隨著工程建筑行業(yè)的發(fā)展，其行業(yè)的管理者及其他參與者的專業(yè)知識及相關(guān)行業(yè)意識越來越健全，大部分管理人員都已經(jīng)認識到工程建筑檔案管理工作的重要性并著手做好相關(guān)工作了，但仍然有部分管理人員不具備此意識，不能充分認識到工程檔案管理工作的重要性，不重視工程檔案管理工作，造成單位內(nèi)部的檔案管理部門人員缺乏、制度不完善、檔案文件信息不全、管理不力等，給工程檔案管理工作以及工程建筑項目的實施都造成了一定的影響。

3.2 工程檔案的管理模式傳統(tǒng)落后

由于領(lǐng)導(dǎo)人員不重視、管理人員思想落后等原因，使得工程建筑檔案管理部門資金、人員不足，工作上缺乏一定的規(guī)范和制度，使工作質(zhì)量不高。另外，領(lǐng)導(dǎo)人員也不重視對檔案部門工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，使得檔案管理部門的工作人員工作水平低、專業(yè)知識不足、工作效率低，造成檔案管理部門的整體工作水平低。

3.3 工程建筑檔案的完整性無法保證

工程建筑檔案是跟隨工程建筑項目的進度而建立的，但工程建筑項目受多種因素影響，可能在工程進行過程中會進行多方面的更改，因此需要工程建筑檔案也根據(jù)實際情況進行調(diào)整與改正，但在這過程中，由于相關(guān)人員未及時交接或檔案管理人員疏于管理檔案等原因，造成檔案信息未及時更改，影響了其信息的準確性、真實性、完整性等，這對于工程建筑也會有一定的影響。

3.4 工程建設(shè)檔案管理工作受多種因素影響無法保證其規(guī)范、完整性

工程建設(shè)檔案管理工作具有不確定性，需要根據(jù)工程建筑的變化而變化，工程建筑項目的開展實施會面臨著諸多改建、維護、擴建、拆遷等方面的變動，包括其規(guī)劃、設(shè)計、使用等過程當(dāng)中都會產(chǎn)生變化，受多種因素影響，因此工程建筑檔案需要對其做如實的調(diào)查、記錄與反映等，才能保證工程建筑檔案的真實性、準確性、完整性與規(guī)范性，但由于其相關(guān)管理制度的不完善以及工作人員的不端正、不積極的工作態(tài)度，使相關(guān)工程建設(shè)檔案缺乏完整性和規(guī)范性，所記錄的信息往往與事實不符、得過且過。

4 保證工程建設(shè)檔案完整性與規(guī)范性的基本要求

針對工程建筑檔案中出現(xiàn)的問題，必須將其真正解決才能使工程建筑檔案管理工作更加完整、更加規(guī)范，但是要保證工程建筑檔案的完整性與規(guī)范性，必須遵循一定的要求去完成，才能使工程建筑檔案更加符合要求。

4.1 工程建筑檔案的完整性要求

完整性要求是工程建筑檔案的基本要求，在這里，完整性要求所指的是對工程建筑項目監(jiān)督、反映、記錄的全面性、全過程。全過程包括工程建設(shè)項目從施工準備階段直到項目竣工驗收完成后的工作都要記錄在冊，除此之外，還要保證工程建筑信息、文件等的齊全，不可忽略工程建筑項目的每一個重要因素。

4.2 工程建筑檔案的規(guī)范性要求

對工程建筑檔案的規(guī)范性要求，就是指工程建筑檔案的記錄、保存等都應(yīng)真實、準確、可靠，不可以存在虛假信息或者與工程建筑不符的現(xiàn)象，需要工程建筑檔案與工程建筑項目的實際情況相符，這就要求工程建筑檔案與工程建筑項目的建設(shè)過程要一致，其次要求建筑項目施工過程要與其標準等相同，最后，工程建筑檔案所表現(xiàn)出來的目標要與工程建筑的目標一致，為此需要相關(guān)部門做進一步努力，提高技術(shù)水平、管理水平等，確保工程建筑檔案的規(guī)范性[3]。

5 加強工程建設(shè)檔案完整性與規(guī)范性的具體措施

5.1 完善工程檔案管理工作的制度

要想進一步促進工程建筑檔案管理工作的開展，需要制定完善的工程檔案管理工作的制度，才能使工程建筑檔案管理工作規(guī)范運行。首先，相關(guān)部門應(yīng)建立規(guī)范的工程建筑檔案管理部門，保證部門內(nèi)的工作人員都具有相應(yīng)的工作水平，才能使工程建筑檔案管理工作有序開展;其次，工程建筑檔案管理部門的工作涉及內(nèi)容較廣泛、工作較為復(fù)雜、繁瑣，需要建筑單位等多個部門積極的配合才能保證檔案信息的完整、規(guī)范，因此相關(guān)部門應(yīng)給檔案管理部門一定的權(quán)利，才能使檔案管理部門的工作順利進行;最后，相關(guān)部門應(yīng)加強對檔案管理部門工作人員的監(jiān)督、管理與培訓(xùn)，隨著工程建筑行業(yè)的發(fā)展，許多制度、要求等也在不斷發(fā)生變化，因此一定要及時組織工作人員進行培訓(xùn)，以不斷提高其專業(yè)水平，另外要建立起明確的用人制度，將責(zé)任明確到個人，定期對工作人員進行考核，使工作人員都能樹立起積極的工作態(tài)度努力工作。

5.2 提高工程建筑檔案的要求與標準

要想提高工程建筑檔案的管理水平，必須對工程建筑檔案進行定期檢查與審核，不斷提高工程建筑檔案的審核標準以存檔要求。首先，在工程建筑項目竣工前，要對檔案進行全面的審核，保證工程檔案的完整性、規(guī)范性、真實性、全面性;其次，對工程建筑檔案進行審核，需要檔案管理部門、建筑單位及其他參與建筑的單位共同完成，加強其對檔案審核的嚴密程度;最后，對工程建筑檔案進行審核，要保證其公平、公正及檔案信息的真實性，對其進行正確分析，嚴格核查與工程建筑的實際情況是否相符，一旦發(fā)現(xiàn)異常，要對其進行嚴格的核查，保證檔案的質(zhì)量同時也是保證工程建筑的有效手段。

5.3 發(fā)揮法律法規(guī)的約束作用

為了進一步促進工程建筑檔案管理工作的完整、規(guī)范性，必須要重視其工作開展的依據(jù)，必須重視法律法規(guī)的建設(shè)、依靠法律法規(guī)來開展工作，以法律法規(guī)作為保證工程建筑檔案工作的有利條件和制度性約束。依據(jù)法律法規(guī)，將工程建筑檔案均納入其范圍之內(nèi)，明確工程建筑主體的責(zé)任，使工程建筑質(zhì)量的實施均有法可依，并能夠?qū)ζ渲械倪`規(guī)違法現(xiàn)象進行改正[4]。

6 結(jié)語

綜上所述，工程建筑檔案管理在工程建筑項目中具有重要的作用，能夠產(chǎn)生指導(dǎo)與服務(wù)工程建筑的作用，因此，在工程建筑的實施當(dāng)中一定要重視工程建筑檔案管理工作，以完整性與規(guī)范性作為最根本的要求，不斷發(fā)現(xiàn)并解決其中的問題，不斷優(yōu)化并提高管理水平，促進工程建筑檔案管理工作的良好發(fā)展。

參考文獻

[1]孫艷春.做好重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的策略分析[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2020（03）.

[2]牛婷婷.如何加強工程檔案的完整性和規(guī)范性[J].城建檔案，2019（07）.

[3]張興偉，劉吉水.工程建設(shè)檔案的完整性與規(guī)范性[C].《建筑科技與管理》組委會.2019年4月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會論文集.《建筑科技與管理》組委會：北京恒盛博雅國際文化交流中心，2019.

[4]尹文菊.如何提升建設(shè)工程檔案的完整性與規(guī)范性[J].城建檔案，2019（01）.