機關檔案管理創新發展路徑探討

丁玲

摘 要：機關檔案管理的開展具有重要的意義，為了提升檔案管理的水平，應對檔案管理中存在的問題進行分析，改善檔案管理工作，加強檔案管理創新，使檔案管理能夠高效開展。本文闡述了機關檔案管理創新的重要性，分析了當前機關檔案管理工作存在的問題，提出了機關檔案管理工作的創新發展路徑，為檔案管理工作的開展帶來有效的幫助，進一步促進機關單位的發展。

關鍵詞：機關;檔案管理;創新

機關檔案管理工作需要管理人員對各項業務產生的文字、影像等文件信息進行匯總，經過整理及分類之后對檔案進行保存管理。檔案管理中涉及了較多的內容，不僅包括檔案的保存，還有檔案的使用及安全等，這對檔案管理提出了更多的要求。在時代的發展下，機關檔案管理需要結合時代特點進行創新，通過對管理的全面改善，使檔案管理工作能夠發揮出更好的作用，為機關各項工作開展帶來幫助。

1 機關檔案管理創新的重要性

檔案管理是檔案室對檔案實體及信息進行管理并且提供利用服務的工作，其中包括了檔案的收集、整理、保管以及編目、檢索等內容。機關檔案管理需要根據社會的發展需求對管理工作進行創新，實現信息化管理，提升管理的水平。結合信息檔案網站進行分析，檔案管理的渠道得到了優化，處理的效率有所提高，這對檔案管理有著重要的意義。借助信息化技術能夠使檔案管理的流程得到優化，使工作的復雜程度降低，加強了管理的效果。檔案管理工作本質是對單位發展中的資料及數據進行收集、整理以及分析、分類、存儲等，但是在機關單位中，檔案管理過程中會產生較多的文件資料，資料形成的形式及載體存在差異，使用人工方式開展管理會影響工作的準確性，導致工作效率降低。在機關單位發展中，需要對管理進行創新，利用新的方式開展工作，通過對檔案管理的創新，能夠使傳統的管理問題得到解決，使檔案管理工作的進行具有更好的效果，使管理實現現代化建設，為機關單位的發展帶來良好的條件。因此，應大力推進機關檔案管理的信息化建設，促進檔案管理的全面創新。

2 當前機關檔案管理工作存在的問題

2.1 缺少對檔案管理的重視

在機關單位檔案管理中，部分單位對檔案工作缺少重視，沒有認識到檔案管理工作的重要性，影響了檔案管理工作的開展。人員在工作中缺少管理意識，這使檔案管理工作中容易產生問題。在一些機關單位中，雖然在計劃中提出了檔案管理工作的相關內容，并且將其歸入到工作計劃之中，但是在實際的執行過程中基本僅僅為形式化工作，管理工作得不到規范的開展。

2.2 基礎建設不夠完善

機關檔案管理過程中，資料的保存作為其中的重要內容，由于大部分的檔案資料為紙質檔案，這些檔案資料在保存中對環境有著一定的要求，受到檔案數量的影響，管理工作比較復雜，大部分機關單位將資料整理完成之后就不再進行管理，同時沒有開展安全工作。檔案在受到了環境的影響之后，產生了損壞，在整理過程中沒有規范進行操作，這對檔案的使用帶來了較多的問題。雖然一些單位采用計算機網絡技術進行檔案管理，但是大部分單位仍然缺少完善的基礎設施，這使檔案管理的信息化需求得不到滿足，難以保證檔案管理的效果，不利于檔案的使用。

2.3 檔案管理人員的素質能力不足

機關檔案管理對人員的要求比較高，由于工作具有較強的技術性特點，不僅僅是機械性的操作，管理人員應具備專業的素質能力。然而在機關單位中，缺少專門進行檔案管理的機構，在管理工作中基本由工作任務比較少的人員來進行，這類人員一般身兼多職，對檔案管理工作缺少深入的了解，這使檔案管理工作的進行受到了影響。當工作產生了變動的時候，會對檔案管理產生不利，檔案管理人員自身缺少專業的能力，在進行檔案整理以及立卷等工作的時候容易出現錯誤，對檔案的管理及使用造成了影響。

3 機關檔案管理工作的創新發展路徑

3.1 加強領導對檔案管理的重視

機關單位的領導對檔案管理的重視程度對檔案管理工作的開展效果有著較大的影響，為了保證檔案管理工作的效果，需要加強領導對檔案管理工作的重視，將檔案管理作為各項工作中的重點內容，使檔案管理能夠規范地進行，還應提升監督力度，使工作人員能夠在工作中產生重視，提升工作的質量，為檔案管理帶來保障。另外，機關領導在對檔案管理工作進行檢查的時候，需要深入地了解檔案管理工作的意義，對檔案管理工作中的各個環節進行明確，當發現了問題的時候，需要及時解決，使檔案管理工作能夠高效地開展。通過加強對檔案管理工作的重視，使檔案管理工作效果得到改善。

3.2 建立機關檔案管理工作新機制

機關單位應結合實際的情況加強檔案管理工作，設置檔案室，還應安排專門的人員進行檔案管理，將檔案管理工作納入單位的發展規劃中，將其作為考察中的一項內容，對工作進行全面部署，使檔案管理工作能夠順利進行。還應對檔案部門的工作匯報進行分析，將檔案管理中的問題找出，采取有效措施進行解決，使檔案管理工作的開展有充分的條件。應對檔案管理中涉及的設施進行完善，使檔案管理工作的效率提高，在硬件設施中包括檔案設施庫房、閱覽室以及陳列室等。機關應對檔案管理設施完善提供相應的支持條件，使檔案部門能夠更好地開展工作，加強檔案管理的效果。

3.3 推進信息技術的利用

可通過媒體終端以及各類軟件開展檔案服務工作，使檔案服務的水平提高。在創新的過程中，需要考慮到不同的檔案管理機制，由于不同的機制中標準不同，在建立信息網絡系統的時候，應根據資源體系進行。在選擇操作數據庫的時候，應使基本建設成本有供應保障，通過對時間進行調整，使信息傳遞的效率能夠得到保障。在數字檔案的管理中，應結合信息化技術對檔案進行明確的管理，使檔案管理工作的進行更加高效。通過有效運用信息技術，可實現檔案的規范管理，例如對具有重要價值的文獻、資料以及視頻等，在管理中可采用不可擦除型的光盤，避免計算機系統及網絡產生了問題的時候造成信息丟失，使檔案信息得到有效保護。

3.4 提升管理人員的專業能力

機關單位應對管理人員的能力產生重視，給人員提供培訓的機會和條件，使其能夠在培訓過程提升自己的專業能力，可通過講座、交流會等途徑來進行培訓，使人員能夠積累更多的新知識，學習管理新方法，了解相關的規定，應根據人員的情況進行培訓，使其能夠在工作中具有更好的能力。同時，應對管理制度進行調整，將管理規定明確，對人員進行嚴格管理，使檔案管理工作的開展有更好的效果，提升工作的效率。此外，單位需要根據實際情況對檔案工作進行改善，將為人民服務作為中心，為人們提供更好的服務，發揮出機關單位的作用。

4 結語

機關單位檔案管理工作需要結合時代的發展需求進行創新，為了加強檔案管理工作的質量，需要結合當前的實際情況進行分析，找到檔案管理工作中的問題，對檔案管理進行改善。應加強領導對檔案管理的重視，建立機關檔案管理工作新機制，使檔案管理工作能夠規范地進行，還應推進信息技術的利用，加強信息化建設，提升管理人員的專業能力，為檔案管理的進行提供完善的條件，更好地發揮出機關單位的作用，實現檔案服務創新。

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