新形勢下社保檔案資源查詢利用的新途徑和新方法

吳燕

摘 要：社保檔案，是重要的民生檔案之一，記載了群眾從開始參保到結束參保的整個過程。社會保險經辦機構將在辦理養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務過程中形成的業務材料整理歸檔。檔案工作的最終目的和落腳點是發揮檔案的作用。而社保檔案的利用，關系到參保群眾的信息安全，檔案管理部門一定要通過安全有效的方式與方法，提供檔案或檔案影像，而現有的查詢利用方法已不能完全適用于新形勢的發展，探索檔案資源查詢利用的新途徑和新方法已成為檔案工作的重中之重。

關鍵詞：社保檔案;查詢利用;檔案系統;創新途徑

1 前言

社保檔案，是重要的民生檔案之一，記載了參保群眾從開始參保到結束參保的整個過程。秉著社會保險“記錄一生、服務一生、保障一生”的宗旨，社會保險經辦機構將在辦理養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務過程中形成的業務材料整理歸檔。其中一般包括單位在辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關審核材料以及參保人員辦理社會保險關系變動、基本信息變更等登記手續時填報的登記表單及相關審核材料。檔案工作的最終目的和落腳點是發揮檔案的作用。而社保檔案的利用，關系到參保群眾的信息安全甚至國家信息安全，檔案管理部門一定要通過安全有效的方式與方法，提供檔案或檔案影像，現有的查詢利用方法已不能完全適用于新形勢的發展，探索檔案資源查詢利用的新途徑和新方法已成為檔案工作的重中之重。

2 現存的社保檔案查詢利用的方法及其弊病

2.1 現存社保檔案查詢利用的方法

根據《業務檔案利用制度》的規定，查詢借閱社會保險業務檔案需要填寫《社會保險業務檔案查詢申請單》，并且根據利用范圍履行相應的審批手續。社保分中心業務人員調取本分中心的業務檔案需要經本部門的相關負責人和檔案館利用服務部門相關負責人簽字同意;公檢法部門調閱社保檔案材料，必須持有調閱公函，由其部門負責人和檔案館利用服務部門相關負責人簽字同意，并且指定專人負責調閱。調閱人對所需案卷可以復制，但是不得取走原件。如有特殊情況需取走案卷，必須填寫《社會保險業務檔案借出審批表》，經檔案館利用服務部門相關負責人及檔案館主要負責人簽字同意后方可借出。

2.2 現存業務檔案查詢利用的弊病

2.2.1 查詢方法“復古”，查詢時間冗長

社保分中心調研結果顯示，分中心提出的反饋意見中重合率最高的一條為：查詢業務檔案等待時間冗長，不能做到及時利用，甚至要長達半個月到一個月之久。造成這種情況產生的原因有兩點，一是在社保系統改造升級之前，檔案存放多為紙質檔案，業務檔案雖做了數字化處理，但是由于檔案系統操作不順暢或者數字化檔案影像不清晰，還是需要手動去翻找紙質檔案。二是在社保系統升級后，業務檔案高拍環節前置，由分中心業務經辦人員操作，但是由于業務量大，經常會有高拍不及時或者高拍影像不清晰，給查詢利用帶來了不便。

2.2.2 查詢審批手續復雜

現有的查詢利用審批手續需要一級審批、二級審批甚至三級審批，假設其中有一人無法及時審批，查詢借閱就要延緩進度，無法及時查詢。

2.2.3 檔案系統反應遲緩

由于社保業務量大，社保業務檔案留存材料繁雜，檔案系統承載超重，反應遲緩，耗費查詢時間。

3 創新檔案資源開發利用方法，提高檔案利用效率

3.1 建立與外網的聯系，精簡業務檔案留存要件

通過統計檔案系統中留存的業務要件結果顯示，其中有百分之六十的業務要件為身份證、社?？?、戶口本等高度重合的業務材料。這些材料在檔案系統中留存過多，是造成檔案系統反應遲緩的原因之一，為解決這類問題，我們可以建立與外網的聯系，搭建與民政系統共享數據的平臺，從而精簡業務檔案中不必要的留存要件，減輕檔案系統壓力，提升檔案查詢效率。

3.2 確保留存的社保檔案的完整性和準確性

在精簡要件的同時，要兼顧社保檔案的完整性和準確性，不能一股腦將“自以為是”的不必要的要件精簡掉，應時刻保持檔案人的高度警惕性，在社保檔案的建立開始，就要保持參保人員各項信息的完整，從參保人員的繳納、賬戶劃撥、參保關系的轉移等方面，都應有完整的記錄。只有確保了社保檔案信息的完整性和準確性，才能夠為之后的檔案查詢利用提供重要的依據。

3.3 優化檔案系統，提升檢索速度

現有的檔案檢索字段有單位名稱、單位代碼、社會保障號碼、姓名等，我們經常用到的單位名稱和單位代碼查詢到的會是整個單位人員的參保信息，如果是小企業，人工篩選速度會快，但假設是個大型企業，人工查詢速度會降低。所以，我們應該優化檔案檢索系統，增加查詢字段，即使在模糊查詢的基礎上也能多出幾項查詢條件，可在查詢過程中精準定位。優化檔案檢索系統，可有效地提高檔案的查全率和查準率，這也是提高社保檔案利用價值的重要環節。

3.4 展開在線查詢業務，減少審批等待時間

現在是網絡通訊發達的信息時代，各種手機APP當道，檔案的查詢利用更是不能停留在以前的基礎上。我們應適應時代要求，開展在線查詢業務，在確保檔案信息安全的基礎上，建立網上審批制度，審批手續在網上辦，高速審批，減少審批等待時間，及時為查詢者反饋審批意見。

3.5 建立完善的電子檔案制度，實行單套制管理

社保經辦機構由于業務經辦需要，會在辦理中留存大量的紙質材料或證明，各類合同、證件復印件以及各種業務留存要件，留存起來是一個非常龐大的數字。起初基于紙質檔案留存占用空間大，我們將這些紙質檔案數字化處理，變為檔案影像留存。但是，在掃描過程中發現，業務檔案掃描量大，人力、物力耗費嚴重，而且掃描質量也不能完全保證，留存的影像也不能做到準確無誤，紙質檔案依舊需要留存。因此，推行電子檔案勢在必行。在分中心業務經辦結束后，形成PDF文件，直接發送到對應的檔案系統接口，檔案系統中留存完整的PDF文件，記錄整個業務經辦流程，在做到風險防控的同時，亦可以降低檔案系統壓力，提升檔案查詢檢索速度，減少紙質檔案庫存

壓力。

在新形勢下，檔案工作再也不是人工的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯研究、利用。在社保檔案工作的開展中，我們需加快觀念的轉變，利用新形勢下的新思維加強社保檔案的管理工作。并利用新型的技術手段在檔案工作的八個環節中優化工作流程，減少人工的工作壓力，降低人為的工作失誤，提高檔案查詢的工作效率。實現社保檔案管理的現代化、信息化、高效化。

參考文獻

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[2]劉志剛.淺談社保檔案管理工作中存在的問題[J].價值工程，2015（2）.

[3]王彥英.淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決辦法[J].現代商業，2011（01）.

作者簡介

吳燕（1989-），女，漢族，天津市大港區，本科，助理館員，天津市社會保險基金管理中心檔案館，業務指導。