Word標(biāo)題內(nèi)容提取有高招

俞木發(fā)

方法1：自動提取法

如果需要提取的文檔編寫比較規(guī)范，已經(jīng)在Wo rd中設(shè)置了目錄，那么利用Word可以自動將目錄內(nèi)容一次性提取出來。

在Word中打開文檔后，將鼠標(biāo)定位到文首的位置，接著依次點(diǎn)擊“引用→目錄→選擇目錄列表中查看和文中一致的目錄結(jié)構(gòu)”，這樣Word會自動將文中的目錄結(jié)構(gòu)提取出來，按提示選擇并復(fù)制出來利用即可（圖1）。

該方法默認(rèn)只能提取三級標(biāo)題。如果你的文檔使用的是更多級的目錄結(jié)構(gòu)，那么可以在圖1的列表中點(diǎn)擊“自定義目錄”，在打開的窗口中按實(shí)際目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行選擇。比如原文是四級目錄，可以將顯示級別設(shè)置為“4”，然后將“打印預(yù)覽”下的目錄結(jié)構(gòu)改為和文中一致，點(diǎn)擊“確定”。其他操作同上（圖2）。

方法2：手動修正法

在實(shí)際工作中，很多人編寫文檔時并沒有預(yù)先做目錄結(jié)構(gòu)，對于這類文檔，我們就只能通過手動的方法進(jìn)行目錄制作并提取。

首先，我們對文檔標(biāo)題類型進(jìn)行觀察，比如某篇文章，每個標(biāo)題行都是由“數(shù)字.字符字符字符：”格式組成，因此要提取出目錄就需要對所有標(biāo)題行進(jìn)行批量處理。這里以加粗標(biāo)題行內(nèi)容為例。打開“查找和替換”對話框，在查找處輸入“[！^13]@：”（“[！^13]”表示非段落標(biāo)記的字符，“@：”表示最小匹配到“：”之前的文本，即整行的文本），點(diǎn)擊“更多”后勾選“使用通配符”，接著點(diǎn)擊“替換為”下方的“格式”（替換為文本框留空），在打開的替換字體窗口中選擇“加粗”（圖3）。

然后，點(diǎn)擊“確定”返回查找和替換窗口，點(diǎn)擊“全部替換”，原來標(biāo)題行的字體就會全部被加粗。繼續(xù)點(diǎn)擊“查找和替換→選擇→選擇格式相似文本”，這樣原來的標(biāo)題行會被全部自動選中，按提示將其復(fù)制到目標(biāo)環(huán)境中即可（圖4）。