現代信息技術對企業檔案管理影響及對策

鐘燕

摘 要：隨著社會環境的不斷發展進步，我國企業數量增長趨勢逐漸上升。但過多的企業數量導致了企業間的競爭更加激烈，同時也導致企業將更多的精力放于與其他企業的商業競爭中，從而忽略了企業本身的管理。在企業自身管理中，檔案管理存在的問題較大，當前多數企業選擇引進現代信息技術幫助完成企業檔案管理工作。本文就現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策展開討論。

關鍵詞：信息技術;企業;檔案管理;影響;對策

現代信息化通過企業檔案信息化影響著企業檔案管理進程，但在企業檔案管理信息化進程中依舊存在著問題尚待解決。在傳統的檔案管理模式中，需要提供足夠的人力、物力、財力等資源，對企業來講是一項較大的支出，所以大多數傳統模式下企業檔案管理部門在企業中不被看好，但企業檔案管理作為一個企業的內涵展示地，若缺少妥當管理會造成企業運行出現問題。當前最快捷的辦法就是通過對互聯網的運用將企業檔案進行信息化處理，方便企業使用，促進企業發展。

一、企業檔案信息化管理的優缺點

（一）優點

企業檔案信息化管理是符合當代信息化社會設定的，通過對企業檔案的信息化管理可加強企業對自身的認識，方便企業員工尋找、使用檔案，減少企業檔案管理部門的人才投入，對企業整體發展有著不可忽視的作用。同時，通過對企業檔案的信息化管理，有助于將企業檔案融入企業日常工作，在企業檔案的影響下，能夠使企業各項工作更加具有科學性。

（二）缺點

在傳統的企業檔案管理中，往往需要在企業建筑內設立單獨空間進行檔案收集及整理。由于我國傳統企業檔案管理模式已沿用幾十年，一時間將紙質檔案轉化為數字檔案會造成企業檔案管理人員產生工作方式上的不適應，易引發出對企業發展不利的工作失誤。且企業檔案信息化管理需要以互聯網為載體，互聯網雖然具有快捷、簡便的優點，但同樣也有穩定性差的缺點，在依靠互聯網將企業檔案進行信息化管理的過程當中，若工作人員粗心導致不法分子對企業信息檔案的竊取行為，那么對企業來說是無法挽回的損傷。

二、現代信息技術對企業檔案管理的影響

（一）改變了傳統企業檔案管理模式

我國傳統企業檔案管理中，存在收集管理困難、基礎資料流失風險大、資金投入多等缺點，對于中小企業來講，建立傳統的企業檔案管理部門會對企業經濟造成不小的損耗。但通過建立企業檔案管理信息化改變了該局勢，由于信息化管理較為方便快捷，且管理模式方式較為簡單，所以當前大部分企業會選擇建設企業檔案信息化管理模式，以便推動企業整體發展。

（二）對企業員工提出了新要求

新式管理模式意味著新的知識內容，對企業員工來說就必須對其有一定的認知，尤其是企業檔案管理部門人員。在企業檔案管理信息化建設中，對互聯網的使用是必不可少的，所以企業員工需對互聯網及信息化技術有足夠的認知，以方便后期管理。所以企業在企業檔案管理信息化建設過程中，也不能忽略對員工的培養，通過對企業已有員工的培養減少向社會的需求人數，促進企業經濟發展。

（三）資源共享性加強

在傳統檔案管理模式下的企業，尤其是大中型企業，通常會由于企業檔案管理困難較大所以存在各部門資源獨占的情況。在企業檔案管理信息化建設后，首先就是企業檔案信息得到更加完善的共享，促進企業各部門間的交流合作，推動企業整體發展。

三、現代信息技術對企業檔案管理的主要應對措施

在企業檔案信息化管理建設進程中，首先需要明確信息化的概念，由于當前信息技術發達，許多企業管理人員對信息化技術及數字化技術分辨較低，認為企業檔案信息化管理就是將紙質檔案通過互聯網轉為數字化檔案。但事實上，這樣草率的企業檔案管理信息化建設極易造成后期檔案信息無法使用、信息化管理混亂、資源查找難度大等問題，從而使檔案信息淪為無用的數據垃圾，浪費企業資源。所以在企業檔案信息化建設過程中，一是需要企業管理人員對信息化有足夠認知。二是充分落實好基礎性工作。在企業檔案信息化建設前，需要充分落實好信息的采集、分類、整理、分析等基礎性工作，確保在信息化建設進程中不會由于基礎性工作中的誤差造成企業損失。三是將企業檔案管理信息化工作常態化。企業檔案管理信息化建設是社會發展的必然趨勢，且企業檔案管理信息化并不是一時之間就能完成的工作，所以企業應做好常態化建設工作，為企業發展提供切實的動力。

四、結語

簡言之，企業檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢，但與此同時企業檔案管理信息化并不是短時間內可以完成的，且其中的管理模式轉變需要一定的適應過程，所以企業要從多方面入手，為企業檔案管理信息化創造良好條件，推動企業整體發展。

參考文獻

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