探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

韓炳墊

摘要：在當今的信息時代里，辦公室檔案管理工作發揮著越來越重要的作用。相關的管理人員在開展辦公室檔案管理工作的過程中，如果想要切實的提高管理工作的效率，一方面，要在保障檔案信息資源真實性與完整性的基礎上，不斷的提升檔案信息資源的實用價值：另一方面，要樹立起良好的信息管理意識，充分的利用各種先進的電子信息技術。本文就如何提高辦公室檔案管理工作效率做了相關的闡述與分析。

關鍵詞：辦公室：檔案管理：工作效率

一、提高辦公室檔案管理工作效率的重要意義

在事業單位運營和發展的過程中，辦公室檔案管理工作發揮著尤為重要的作用。首先，如果能夠有效的提高辦公室檔案管理工作的效率，必然能夠促進事業單位的可持續發展。對于當代的辦公室檔案管理工作而言，是實現事業單位管理部門與其他業務部門順利對接的重要途徑之一。及時的向各個部門展示辦公室檔案管理工作的成效，除了能夠有效的促進各部門工作質量與工作效率的提升之外，還能夠有效的提升事業單位的內部管理水平。其次，如果能夠有效的提高辦公室檔案管理工作的效率，能夠幫助事業單位更加合理的制定相關的管理決策。借助于辦公室檔案管理部門的高效運轉，事業單位能夠更加及時的掌握各部門的工作狀況，從而明確事業單位的整體運轉狀況，進而制定出行之有效的管理決策與管理計劃。最后，如果能夠有效的提高辦公室檔案管理工作的效率，必然能夠促進檔案管理人員綜合素質水平的進一步提升。在當今的時代里，辦公室檔案管理人員是事業單位的重要人力資源。隨著辦公室檔案管理工作效率的穩步提升，辦公室檔案管理人員的職業素養、法律意識、管理意識、業務能力以及可信度也必然會得到進一步的提升。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的有效策略

1.構建完善的辦公室檔案信息管理體系

我們當今的時代是信息的時代，傳統的辦公室檔案管理模式已經無法滿足時代的發展需求了，大力的推動辦公室檔案管理工作的信息化發展進程是提升管理工作效率的主要途徑。首先，要建立起完善的檔案信息采集系統、檔案信息管理系統以及檔案信息查詢系統，結合事業單位的實際情況與發展需求來購置相關的網絡信息設備。在工作實踐中，除了要將紙質檔案信息資源逐步的轉化為數字化的檔案信息資源之外，還要加強對檔案信息資源的整理與審核，利用B/s等方式來對辦公室檔案信息資源進行查閱與審核，以此來有效的提升辦公室檔案信息資源的真實性與完整性。另外，為了確保辦公室檔案信息管理系統的穩定運行，一定要對系統維護工作予以高度的重視，在有條件的基礎上，可以聘用專業的網絡人員來對系統進行維護。其次，對于辦公室檔案管理人員而言，要樹立起良好的信息管理意識，摒除陳舊落后的辦公室檔案管理意識，充分的認識到應用信息化檔案管理模式的重要意義。另外，在工作實踐中，辦公室檔案管理人員要充分的掌握相關的檔案信息管理技術，在管理好紙質檔案信息資源的基礎上對數字化的檔案信息資源進行有效的管理，盡可能的從線上獲取各部門以及工作人員的檔案信息，以此來有效的實現線上線下的雙重管理。借助于信息技術的應用，除了能夠有效的緩解辦公室檔案管理工作的壓力之外，還能夠更加高效的對辦公室檔案信息進行分類和整理，從而促進辦公室檔案管理工作效率的提升。

2.全面的強化辦公室檔案管理機制

對于現代化的辦公室檔案管理工作而言，絕不僅僅是對辦公室檔案信息進行簡單的統計和保存，需要不斷的提升辦公室檔案信息的利用率和實用價值。因此，如果想要切實的提升辦公室檔案管理工作的效率，就要全面的強化辦公室檔案管理機制，與時俱進的更新管理理念，不斷的提升管理工作的力度。首先，要成立專門的辦公室檔案管理部門，同時構建出完善的辦公室檔案管理制度，明確檔案管理人員的工作職責、工作標準以及工作目標，貫徹落實崗位責任制。另外，針對比較特殊的機密文件，需要設置特殊檔案管理室。其次，對辦公室檔案管理人員提出的管理意見予以高度的重視，積極的采納管理人員提出的合理化建議。在這種情況之下，除了能夠有效的調動起管理人員的工作積極性之外，還能夠促進辦公室檔案管理模式的進一步完善，從而促進管理工作效益的提高。最后，在貫徹落實各項規章制度的基礎上，積極的對辦公室檔案管理機制中存在的不足之處展開深入的探析。

3.不斷的提升辦公室檔案管理人員的綜合素質水平

辦公室檔案管理人員綜合素質水平的高低將會對辦公室檔案管理工作的效率產生直接的影響。因此，一定要不斷的提升辦公室檔案管理人員的綜合素質水平。首先，要大力的培養辦公室檔案管理人員的自我提升意識，同時借助于相關的培訓教育活動來提升其管理技能與職業素養。其次，構建完善的業務考核制度，定期的對管理人員的業務水平與管理技能進行考核。

三、結論

綜上訴述，對于事業單位而言，不斷的提高辦公室檔案管理工作的效率是具有重要的意義的。在工作實踐中，要構建完善的辦公室檔案信息管理體系，全面的強化辦公室檔案管理機制，不斷的提升辦公室檔案管理人員的綜合素質水平，構建完善的辦公室檔案管理意見反饋體系。