大數據時代高職院校科研經費精細化管理實踐“四難”

羅淑云

(廣西機電職業技術學院教務科研處，廣西南寧，530007)

隨著高職院校校企合作深度與廣度的不斷加強，學校參與企業技術研發、產品升級改造等社會服務越來越多，科研經費普遍逐年增加，有的更是成倍增加。高職發展智庫對全國高職院校報送的《2019中國高等職業教育質量年度報告》進行了統計，結果顯示：2018年度科研社會服務經費有較大提升，超過一千萬元的高職院校共有171所，與2017年相比增加49所，其中超過億元大關的共有4所，與2017年相比增加3所。這從一個側面反映出高職院校更加重視對接市場需求、更加重視技術研發和服務能力提升的總體態勢。但與此同時，諸如《法制晚報》“科研經費被瘋狂套取 教育部‘大招’能否發現新問題?”、中國科技網“科研經費不是‘唐僧肉’”、評辯天下“科研經費為何變身提款機”等科研經費管理話題不時引發社會廣泛關注、新聞媒體報道、網絡各種討論。“科研經費‘包干制’激發科研熱情”“如何既讓科研人員從煩瑣的報銷手續中解放出來，又能防止科研經費濫用”等議題也一度成為“兩會”焦點話題。

當前，高職院校為了加強科研經費的管理，提高經費使用效率，可以引入企業“精、準 、細、嚴”精細化管理理念，不斷推動科研經費管理向精細化、科學化發展。但在這個過程中，信息化建設的不完善、預算執行管理較為粗放等難題會阻礙科研經費的使用及管理效率。本文結合當前新形勢及多年的實踐，從分析大數據背景下高職院校科研經費精細化管理實踐中遇到的難題入手，挖掘其根源，并提出針對性的措施與建議。

一、四大難點

(一)信息化建設不完善操作難

1.信息化建設缺乏科學的戰略規劃

各高職院校為了滿足科研管理發展需要和支持科研創新活動，開始進行科研管理信息化建設，旨在通過銜接不同部門的工作職責，讀取各系統中已有項目相關數據，進行工作流程轉化，保證信息共享、流轉順暢。但當前多數高職院校以科研部門為切入點推進科研管理信息化建設，建設的各個方面，尤其科研經費方面，沒有從學校全局高度出發設計流程，缺乏科學整體規劃，系統投入使用后數據對接難度大，科研、財務等部門管理人員工作效率未提高，反而增加了新的工作量，導致效率下降，科研人員的用戶體驗也沒有獲得明顯改善，這違背了學校推動信息化建設的初衷。

2.信息化共享融合縱深不夠

由于高職院校科研經費管理關聯的歸口部門多，信息化建設最大的難點就在于把科研、財務、資產、院系等部門數據的對接轉化為共享，建立匹配對應關系。在各歸口部門各自為政、職能交叉、信息孤島的背景下，雖然項目立項、經費上賬可在各歸口部門信息系統輕松實現，但建立數據的深層對接困難重重，如科研項目支出項目與會計核算項目不匹配，造成財務數據很難轉換成專業的語言，無法實現精準到單個項目的管理和監督。而面對遵循各自不同管理辦法的上百種科研項目類型，數據的對接、轉化、共享更是難上加難。

(二)預算、決算與開支管理斷點溝通難

1.管理部門缺乏溝通協作

在明確職能的前提下，大多高職院校的科研項目與經費的管理是相對獨立的，科研經費隸屬于專項資金大類進行管理。各歸口部門管理職責按照職能的劃分如圖1所示。在日常管理實踐中，科研管理部門主要負責項目立項率和結題率；財務部門負責科研經費的核算，對項目內容、任務、進展及預算情況都不了解，對經費使用是否合規、合理無法進行有效監督；項目組主要關注如何獲得更多的項目立項及經費支持，編制科研經費預算時很難做到科學、合理，也很少關心預算執行是否與編制的預算一致，更多地只考慮科研成果的產出。從部門職能分工看，各部門的工作重點各有不同，而在管理實踐中正是因為各部門工作關注重點不一，又缺乏溝通和協作，預算、決算與實際開支存在管理斷點，這是信息化手段難以處理的痛點與難點。

圖1 高職院校科研項目管理工作職能分布圖

2.財務人員和科研人員缺乏相關知識

由于專業領域的限制，財務人員對科研項目管理及實施過程缺乏了解，而科研人員往往缺乏財務、資金管理、科研制度的相關知識。科研人員編制科研經費預算時僅憑借一個或者幾個科研人員的經驗估算出一個理想數據，與科研、財務部門缺乏配合，很少進行經費預算科學性、合理性評估。這樣的預算編制缺乏科學性和可操作性，難以對經費執行進行有效的管理和監督，甚至影響項目的開展和結題驗收。

(三)預算執行管理粗放管控難

1.科研經費財務管理人員配備不足

當前，多數高職院校沒有專門配備科研經費財務管理人員，以兼職人員為主，經費管理效率不高，效果不好。而且管理人員本身專業領域、職業素質及對科研經費制度規定的熟知度等因素也會影響經費管理效果。面對越來越多的科研項目經費，管理人員每天疲于應對要求更細更多的報賬業務和更嚴格的財務審計，根本無暇顧及科研項目的執行情況。當前，預算執行管理較為粗放，在辦理報賬時僅對開支經費是否超出預算額度進行監管，難以控制預算執行具體支出項，更難以準確判斷開支經費是否合理，對預算編制約束力不夠。

2.預算執行與預算編制存在偏差

科研人員開展科研活動時實際支出費用與審定的預算兩者間存在偏差是高職院校科研經費信息化建設精細化管理又一難點。首先，預算編制缺乏規范標準。由于國家科研體系未完成整合，不同來源經費標準不一致，缺乏完善的規范標準，無法保證經費預算科學性和規范性。其次，預算編制缺乏科學性。受科學研究本身的性質和不可預見性的特點及市場價格變化的影響，加上前期調研論證不夠深入，預算編制往往不夠科學嚴謹，同時也存在項目負責人為了獲得更多經費支持，在編制預算時有意夸大預算金額及增加外協服務費等與項目無關支出的情況。最后，預算執行隨意性較大。高職院校在預算執行中往往沒有嚴格按照預算標準執行，存在預算編制與預算執行脫節的現象，造成經費的用途變更或者是被擠兌，或在項目研究過程中發現預算編制不夠全面、科學，即時申請甚至多次申請調整預算，尤其是橫向項目預算調整隨意性更大，如此隨意的調整嚴重影響了預算編制的權威性與嚴肅性，大大弱化了其基本的約束力。

3.會計核算科目粗線條不齊全

目前，多數高職院校的財務系統會計核算科目設置仍較粗放，存在很大瑕疵，根本無法充分體現科研經費多類型、多渠道的支出，如科研經費收支核算都沒有進行明細分類，收入僅設財政補助收入和科教項目收入，支出也只設財政項目補助支出和科研經費支出，部分院校在科研經費支出科目下增設項目輔助明細賬。即便如此，科研項目經費支出核算科目設置還是單一的，雖然掌握了每個項目支出數額與余額，但所有費用仍然是在一個科目下列支，無法了解項目經費支出方向，支出內容、金額、預算執行情況，是否與批復預算相符，也無法利用財務核算軟件導出科研項目經費支出明細表，這顯然不符合精細化管理的需要。

(四)經費來源多元規范難

高職院校的科研項目經費分為縱向科研項目經費、橫向科研項目經費和自籌科研項目經費等類型。隨著互聯網的發展及眾籌觀念的不斷普及，科研眾籌也將成為科研經費的一種新的來源渠道。如今，多數高職院校為了提升科研項目和經費管理的效率，普遍采用信息化、程序化技術手段的現代管理方式來解決很多手工管理數據無法處理的難題，在工作流程管理、數據采集、同步、查詢、存儲、分析等方面更加靈活方便。但面對多元的經費來源，高職院校還是出現了很多難以解決的問題，如每一類型的項目都有專門的管理制度，科研經費的管理方式有不同的要求，預算條目、科研經費的支出范圍、口徑和報銷的流程不一等，即使是運用信息化手段也很難解決這些問題。

二、排憂解難

(一)頂層設計，改變源頭解決操作難

1.科學規劃信息化戰略，加快信息化平臺建設

隨著信息化的不斷發展，高職院校的財務、人事、教學、科研、后勤等各職能部門信息系統智慧融合已成為不可逆轉的趨勢。在這種趨勢下，高職院校應實施科學規劃信息化戰略，以院校整體為立足點，優化頂層設計，自下而上地收集需求、自上而下地設計實施。為此，高職院校要打破以往按職能部門劃分的編碼規則和管理方式，在學校層面頂層設計、制定統一編碼規則，重新進行工作流程梳理，實現各職能部門統一信息標準、數據互聯互通、資源共享共用，共同搭建一個深層次、寬廣度、系統化、高效的信息化平臺。同時，科研經費信息化建設應內化在信息化平臺建設之中，為管理者及師生提供全面、準確、及時的基礎數據服務，滿足決策參考、查詢信息等不同層次的需要，實現最大限度的社會效益。

2.加強信息化深度建設，推動信息化向智能化發展

當前形勢下，高職院校應考慮通過信息網絡、大數據和云計算等互聯網技術的支撐，推進信息化建設向智能化發展，建立真正用數據管理、決策和創新的管理新機制，充分對數據進行收集、挖掘、轉化、處理、應用，加強數據的深度分析、決策支持功能。首先，各職能部門的工作職能要全面數據化，各系統對數據的技術性要求(如格式、大小、名稱等)要統一，將學校文件制度、相關文檔、報告、記錄等信息內化在平臺中，讓使用者只要登錄平臺就可選擇獲取所需數據或參考分析。其次，各職能部門數據要建立深層次對接關系，要包括信息平臺中不同項目類型預算科目和會計核算支出科目的關系、科研經費購置的資產和產生的無形資產記錄、科研項目的審計記錄及驗收結果等信息，實現信息的深層次融合。最后，平臺基礎信息設計應更全面、更有廣度，比如科研經費信息平臺應建立科研成果、成果獎勵、科研工作、資產(固定、無形)等管理模塊，以此提高平臺的功能性，取得更好的效果。

(二)以人為本，開拓創新解決溝通難

1.建立溝通無障礙的管理體系

2019年的政府工作報告中提出要開展項目經費使用“包干制”改革試點，不設科目比例限制，由科研團隊自主決定使用，充分體現了以人為本的管理理念。大數據時代是新技術時代，也是以人為本的時代。因此，高職院校要利用信息化平臺建立溝通無障礙的管理體系，形成以人為本的服務型信息化管理理念是科研經費精細化管理工作堅實的基礎。首先，學校在學院層面需要制定規范化的科研經費管理制度及實施細則，明確各歸口部門的管理責任和工作流程，尤其是跨部門間信息傳遞鏈中涉及的數據對接工作任務，必須細化分工，設置清晰歸口部門，梳理出一個完善科學的管理體系，避免管理斷點。其次，學校在部門層面既要明確各自的職責和業務，也要進行協同管理，尤其是作為中樞紐帶的財務部門，既要負責科研經費的日常報銷業務，也要積極配合科研、審計部門的業務處理，提供經費的到賬確認、設立項目經費代碼、報銷業務、出年度結算報表、結轉、配合審計、項目結題驗收后經費處理等科研經費全過程的管理與服務。

2.加強財務人員對科研項目內容的學習

科研經費管理是高職院校財務管理的重要職責之一，財務人員需熟知系列專項科研經費管理制度及經費使用規則，了解科研項目經費來源渠道、研究周期、任務目標、項目成員、項目經費總額、余額及預算經費執行等與科研相關的信息，并掌握信息化平臺操作技能。通過學習，財務人員要結合項目的具體情況和負責人編報的預算，做到隨時掌握項目合同預算執行情況，辦理日常報銷時應對經費是否按預算執行、是否合理支出作出準確的判斷和處理，監督指導科研人員合規、合理地使用科研經費。財務人員還應積極參與科研項目過程管理，定期分析科研經費預算執行情況，充分發揮預算控制與財務分析決策的作用。

3.加強科研人員對科研經費管理制度的宣傳培訓

“做科研先學會做預算。”雖然這話有夸張的成分，但如科研人員都不掌握相關經費管理知識，就會在一定程度上影響科研預算的編制。針對科研人員對經費管理制度等相關知識欠缺的現象，科研、賬務部門應通過多元培訓途徑對科研人員進行財經法律法規、科研經費管理制度及預算編制等方面的指導，如通過信息化平臺系統推送制度文件，利用學習強國平臺、QQ 群、微信群召開會議學習、解讀、討論新出臺政策，幫助科研人員準確理解系列文件精神與具體要求，正確認識與加強科研經費管理工作。科研人員在進行項目申請時和編制預算過程中，都應積極接受科研與財務部門專業人員的指導，按照項目研究需要結合財務、項目經費管理制度制訂出科學的、合理的預算編制。同時，科研、賬務部門要通過現代化信息化手段規范科研經費預算支出的控制，讓科研人員及時了解經費的到位、使用和結余情況，及時發現項目實施過程中的問題并糾正，提高項目經費的效益性，確保取得的科研投入經費能“接得住、管得好”。

(三)按需設置，科學細化解決管控難

1.按需設置科研專崗專員或科研財務助理

習近平總書記在2018年兩院院士大會上提出：“不能讓繁文縟節把科學家的手腳捆死了，不能讓無窮的報表和審批把科學家的精力耽誤了。”爾后，國務院、科技部、財政部相繼印發相關文件，進一步明確整合精簡各類報表、減少信息填報和材料報送、精簡過程檢查等多項措施，減輕科研人員負擔。在這樣的背景下，各高職院校可根據實際需要設置科研專崗專員或科研財務助理。科研經費較多的高職院校可設置科研專崗專員，其主要職責有：一是立項前按照各類型項目的規定和流程來編制各項經費預算，并將每一個項目的預算具體細化分解，明確預算指標；二是立項后指導各個部門根據所下達的各項指標逐級分散下達任務，具體落實到項目負責部門甚至具體項目負責人；三是定期對各部門科研經費管理和預算執行情況進行分析，建立經費使用情況報告制度，推動科研經費預算執行進度，確保預算有關工作到位。而經費不多的高職院校可設立科研財務助理崗位，專門提供科研項目與科研經費管理等服務，由財務部門實行委派制或院系自行聘用，其費用可以從各個科研項目經費的勞務費中列支。隨著科研經費的普遍逐年增加，高職院校可以建立、完善科研財務助理制度，讓專業的人去做專業的事情，為科研人員在預算編制與調整、經費支出、財務決算、結題驗收等方面提供更加專業化的服務，進一步提高科研管理效率與精細化程度。

2.科學細化科研經費預算編制

高職院校應把科學規范做好科研經費預算編制與預算執行作為科研經費管理兩個同等重要的內容，經費預算編制越科學、精細、合理，經費預算執行可操作性就越強，越能減少或杜絕預算隨意調整的情況，保證預算的嚴肅性與約束力。首先，信息化平臺能夠把對科研項目管理的各項要求轉化為功能模塊。其中，經費會計核算模塊設定規范流程，設置預警提示功能；項目管理及財務核算的技術融合、信息共享，能夠對各部門的工作進行實時動態管理與監督，實現各部門工作流程規范化，部門間相互協調、依托、滲透、監督和制約。其次，在編制科研經費預算的過程中，高職院校應對科研項目的可行性與預算編制分別進行充分的調研論證與合理性評估，尤其對經費多的科研項目的每一項具體科目的名稱、內容、用途、收支明細等進行逐一細化，列出項目開展中配置的科研設備及與科研相關內容支出的清單，從而使經費預算編制更具科學性、全面性、規范性及可操作性。

3.科學設置科研經費會計核算科目

高職院校應充分利用信息平臺，按照批準的預算書核撥科研預算經費。預算執行必須在編制的預算科目內支出，并按資金性質、來源、項目類型、支出科目、資金支付方式等分類進行多維度會計核算和管理。高職院校應在科研經費信息平臺設置經費預算和經費會計核算模塊，兩個模塊項目根據經費可開支的用途設置，于每個項目輔助明細賬下共設十一個具體支出科目，即設備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費、會議/差旅/國際合作與交流費、勞務費、專家咨詢費、其他支出、激勵費和管理費。項目申報的同時，學校要將科研經費預算數額列入信息平臺，立項后預算立即轉入會計核算模塊管理。經費執行時，學校可以嚴格把控經費在預算明細科目金額與范圍內列支，并及時將支出明細錄入信息平臺中，促使經費支出范圍、額度等得到精細化控制。如此執行不僅可以使科研人員適時了解預算執行動態，把握支出進度，而且科研經費管理人員可以輕松掌握全校各個項目執行情況并進行反饋跟蹤，督促已結題和接近結題的項目及時報銷已發生的各項業務，引導已接近結題驗收時間的項目合理開支經費。

(四)科學分攤，細化核算解決規范難

高職院校當前實施多元的科研項目經費管理制度，可按經費來源將科研項目經費分為縱向科研項目經費、橫向科研項目經費和配套科研項目經費三大類，經費的使用范圍必須在十一大類科研經費會計核算項目內。大數據背景下，對來源途徑多元的科研經費進行精細化管理，需要做好兩個方面：一是科學分攤，由科研和財務等部門聯合建立一套適合學校自身發展需要的預算管理機制，進一步對科研經費預算進行優化處理，由專門人員或者在專門人員指導下實施，充分發揮信息平臺數據收集、處理、分析等作用，從科研項目的立項到結題全程把控經費的使用，將整個科研過程中所發生的收入與支出統統科學分攤到明確支出項目中；二是細化核算，利用信息平臺對于不同來源渠道的縱向項目資金和橫向項目資金進行分類，杜絕一刀切的模式，合理確定不同費用的開支比例，細化核算各類經費支出，規范經費的使用。

大數據時代，高職院校加快信息化建設步伐推進科研經費精細化管理是管理體制深入改革創新的重要手段。這不僅有助于提高科研經費的使用效率，還有助于確保學校科研工作持續、健康發展。總之，加快信息化建設步伐推進科研經費精細化管理，可以提高職能部門的工作效率與科研經費的使用效率，確保職能部門及時獲取經費執行情況，實現項目狀態實時監控與管理，增強信息的可靠性與決策的相關性。同時，創新服務方式，可以把科研人員從煩瑣的經費預算與報銷業務中真正解脫出來，把有限的時間和精力投入到研究中，努力為科研人員營造可以潛心從事科學研究的良好環境。