面向大數據技術的企業辦公室檔案信息化管理研究

文/中國船舶集團第七二二研究所湖北信安通科技有限責任公司 丁琦

隨著信息化技術的發展以及大數據技術的普及，企業辦公室檔案信息化管理有了更好的技術手段，管理模式創新的機遇和挑戰并存。傳統的企業檔案管理的工作方法效率低下，信息內容的紙質文檔和電子文檔分散存儲，經常發生檔案缺失現象，存在檔案信息不完整、標準不統一，缺乏對企業輔助決策等諸多問題。大數據技術為辦公室檔案管理模式創新提供了先進的條件和手段，很大程度上改善了傳統辦公室檔案管理的弊端，企業辦公室檔案全部信息化存儲，檔案管理人員不再需要手工整理紙質檔案，工作量降低，工作效率提升。如何利用好大數據技術的優勢，積極創新辦公室檔案管理的思路和工作手段，有效提升辦公室檔案管理的工作效率和服務能力，值得每一位檔案管理工作人員深入思考。

一、大數據概念與辦公室檔案數據的特點

（一）大數據概念。在移動互聯時代，數據已經成為企業最重要的資源，并呈現持續增長的態勢。大數據雖然被普遍認為具有數據規模大、增長速度快、價值密度低、格式多樣化等特點，但是，大數據本質不在于數據量大，而是背后的大數據思維。什么是大數據思維呢？簡單地說，數據要高效、集約管理，數據之間是廣泛關聯的，數據智能分析對企業管理效率和企業決策產生影響，會改變企業的組織運行方式等等。以企業辦公室檔案數據為例，企業辦公檔案管理人員可以定期分析全體員工近幾年來薪酬異動、培訓情況、職務晉升等數據，從而對該員工的發展潛力以及離職幾率進行預判，為人力資源管理部門安排招聘、考核等提供參考依據。為了彌補傳統數據庫管理技術無法對大數據進行內容抓取、管理和處理等不足，大數據技術應運而生。在解決企業內部檔案數據信息化管理問題上，許多行業都部署采用了依托大數據技術的企業數據管理平臺。

（二）企業辦公室檔案的特性。一般而言，企業辦公檔案材料包括人事、行政、財務、黨建、技術和銷售、安全保密等數據信息。其中，人事檔案包括企業職員的個人信息、入職離職、資格證書與培訓管理、工資異動、薪酬調整、勞動合同等。行政檔案包括企業內部管理制度、日常內部公文、外部發文公告等。財務檔案包括企業財務報表、會計憑證、會計賬簿、各類票據等。黨建檔案包括黨員信息、黨員活動、黨會記錄、宣傳報道等。技術銷售檔案包括研發文檔、工程報告、采購合同、銷售合同等。安全保密檔案包括保密標準、保密制度、保密會議記錄等。不難發現，企業辦公室檔案數據具有以下特點：1.格式多樣。有結構化文檔（數據庫）格式、半結構化文檔（Excel表格）、無結構化文檔（Word，WPS），還有圖片、掃描件等格式。數據來源多樣化，數據格式也缺乏統一性。2.分散存儲。傳統的信息化檔案以電子文件形式存儲在多個介質中，如多臺電腦的不同硬盤，以及不同文件夾中。分散存儲難以支持高效率查詢和統一管理。3.動態更新。企業辦公檔案會隨著時間推移發生變更。以人事檔案為例，檔案數據隨著人員入職/離職流動、晉升、轉崗、培訓教育等需要以較高頻率更新。4.安全保密。辦公室檔案數據具有按需分級訪問的硬性要求。部分個人信息如身份證號碼、工資收入等一般不允許提供給普通企職員查詢。

二、辦公室檔案信息化管理的大數據架構

傳統的管理技術，難以高效處理辦公室檔案數據和內容，也無法滿足實時、開放、分級查詢服務的用戶需求。面對日益增長而且種類多樣的辦公室檔案數據，大數據技術提供了統一的數據標準，為辦公檔案的數字化處理提供了有力的技術支撐。辦公室檔案信息化管理的大數據技術架構一般分為三層，如圖1所示。其一，首先底層是基礎設施層，包括數據存儲服務器、網絡服務器、防火墻和網關設備。這些設備一般由企業劃撥專門預算進行硬件平臺采購，主要用于提供基礎的數據存儲和硬件管理。其二，中間層是核心服務層，包括安全管理、查詢服務、數據格式轉換與識別服務、數據標準服務。硬件提供商提供配套的通用大數據服務功能，企業可以直接按照軟件模塊進行采購，或者按需定制進行二次開發。其三，最上層是應用接口層，作為網絡門戶為用戶提供注冊、數據增刪查改等綜合服務、分級查詢、運行監控和配置管理等功能。企業門戶網站可以通過和中間層的核心服務對接，提供給檔案管理人員使用。在大數據平臺配置過程中，辦公室檔案管理人員首先可以利用大數據基礎設施，將檔案信息進行集中式管理。其四，針對異構的檔案數據（例如：Word文檔、Pdf文檔、Excel表格、圖像等），可以利用大數據核心服務組件實現標準化、網絡化、實時、統一的管理功能。其五，可以利用大數據應用服務接口，實現對個人檔案的簡單信息檢索、復雜條件查詢，并提供分級管理視圖、可視化統計等功能。

圖1 辦公室檔案信息化管理大數據技術架構

三、面向大數據技術的企業辦公室檔案管理面臨的機遇與挑戰

大數據技術為辦公室檔案信息化管理帶來新的機遇，使得檔案存儲管理更加高效、便捷，也更容易挖掘數據特性，為企業管理和決策發揮更大的價值。與此同時，大數據技術也會帶來新的問題，需要辦公室檔案管理人員去研究探討。

（一）辦公室檔案管理面臨的機遇。大數據技術有效支持檔案信息全部數字化管理，將分散的、格式多樣的檔案數據進行標準化集成，電子調檔和個性化查檔操作非常便捷，還能根據數據特征自動形成用戶畫像，為檔案管理者提供全方位的分析服務，提升檔案管理的利用水平。對于集團企業而言，企業總部和各分公司在大數據技術的整合下，能夠跨時間和空間進行檔案信息提取，實現公司員工檔案信息的共享，互通資料有無，進一步強化了檔案管理的反饋與創新。另外，大數據分析挖掘技術能夠對辦公檔案的重復信息進行自動刪除，對錯誤檔案信息給出智能提示，提高檔案的存儲效率和深加工水平。

（二）辦公室檔案管理面臨的挑戰。辦公室檔案管理的挑戰主要有以下幾個方面。其一，檔案管理的觀念陳舊，缺乏大數據創新思維。檔案信息采用大數據平臺集中管理后，為檔案信息的共享查詢和有效利用帶來便利。但是企業普遍缺乏大數據檔案管理的相應規章制度，使得檔案管理的工作效率沒有提高，檔案管理的模式依舊滯后。因此，需要企業加強對檔案管理人員的培訓，制定新的檔案管理制度，充分發揮檔案管理信息化大數據平臺具有的移動訪問、高效、快捷的技術優勢。其二，大數據安全存在隱患。目前的大數據安全保密技術還不成熟，不利于涉密辦公檔案的信息安全管理。尤其是針對具有密級屬性的部分電子檔案，其保密期限和保密等級可能隨時間推移會發生改變，這樣對安全的動態管理提出新的要求。一方面，亟須大數據技術支持分級安全管理機制；另一方面，也需要大數據技術在訪問授權上，能夠設計支持兩位及以上安全保密檔案管理員的協同認證功能。值得一提的是，在辦公檔案的數據挖掘應用中，如何對檔案進行深度挖掘分析，提供個性化推送服務也必須針對企業的個性需求進行全新設計。

四、面向大數據技術的企業辦公檔案信息化管理方案

為了全面提升檔案管理的工作效率和服務質量，尤其是讓檔案信息真正為企業帶來增值服務和價值、發揮應有的效用，辦公檔案信息化管理方案必須考慮從以下三個方面著手。

（一）加強檔案管理的整合。通過對本企業的各種辦公檔案數據進行篩選和預處理，定義和規范數據內部標準，采用大數據異構集成工具進行數據整合，滿足用戶對辦公檔案數據的規范化、集中化、查詢功能一體化等需求。對于集團企業，加強各下屬分公司的員工檔案數據的共享，改變傳統的“信息孤島”狀態，使得全體員工的信息規范統一，集成到大數據技術平臺，通過信息整合和數據挖掘，能夠為員工考核、晉升、業務人員選拔等決策服務提供有力依據。

（二）重視大數據信息化平臺培訓。企業購買了大數據支撐硬件以及軟件工具，部署了本企業的大數據平臺之后，應該立即展開企業辦公檔案管理人員的培訓工作。通過制定相應的檔案管理規章制度、流程和操作規范，從根本上運用好辦公檔案管理大數據技術平臺，提高企業辦公電子檔案信息化的服務水平。在具體實施上，首先，企業依托大數據平臺集成現有的檔案數據，進一步明確辦公檔案數據管理的日常職責分工。其次，需要根據大數據平臺管理的特點，完善數據使用審批規范。最后，檔案管理人員在日常工作中利用好大數據管理系統，熟練掌握插入、修改、檢索、查找、刪除等基本數據功能，提高檔案管理的工作效率。

（三）樹立安全保密觀念。目前的大數據安全技術還不成熟，用戶接口也一般只是提供簡單的口令加驗證碼方式登錄，這給網絡攻擊留下了安全漏洞。例如，技術高超的網絡黑客可能冒充合法用戶，繞過大數據安全管理模塊進入到檔案管理后臺，竊取用戶檔案數據和機密信息。因此，檔案管理人員要深刻認識到大數據技術可能給檔案管理帶來安全保障方面的新隱患。首先，應該避免使用簡單的數字密碼（如單位電話號碼），并且定期修改密碼。其次，在平時工作中要注意開啟防火墻和安全軟件，通過運行監控工具，及時監測和發現網絡服務異常情況。最后，在思想觀念上應該加強安全防范，按照“涉密不上網，上網不涉密”的原則，做好公司內網和外網的有效隔離，提高對涉密檔案的安全保密意識。

五、結語

辦公室檔案信息化管理對于國有企事業單位和民營公司都具有重要的作用。在大數據技術時代，傳統企業辦公檔案管理的弊端從技術上得到根本緩解，同時也引發新的安全隱患。因此，企業辦公檔案管理人員應該做到與時俱進，掌握好大數據思維，學習運用好大數據技術，以良好的心態接受新技術的洗禮，抓住新的機遇；同時以高度負責的態度重視安全問題，迎接新的挑戰。