大數字背景下高校檔案數字化管理研究

黃林

關鍵詞：高校檔案;數字化;管理

隨著大數據時代的到來，社會經濟的發展對高校檔案管理提出了更高的要求，對高校的發展起著非常重要的作用。然而，當前高校檔案管理中存在的諸多問題，制約著高校檔案管理的進一步發展。

高校檔案數字化管理的重要性

有利于管理資源的有效配置。通過建立檔案數字資源數據庫來存儲檔案，通過檔案管理系統對檔案進行管理，通過檔案利用平臺實現檔案的網上利用，這對資源的有效配置非常有利：首先，它減少了人工投入在文件管理方面。傳統的檔案管理需要檔案人員從收集到利用的全過程，以手工為主，而數字化管理模式可以利用計算機技術自動分類、識別、存儲，實現在線檢索和利用，大大減輕了檔案人員的工作量，節約了人力資源。另外，數字化管理模式下的信息存儲密度大，可以大大減少文件的存儲空間，利用數字檔案可以有效避免對原始文件的破壞。

提高高校檔案管理效率。進入21世紀后，我國教育改革與發展逐漸呈現出白熱化狀態。在此背景下，高校必須加大擴招力度，才能獲得相應的經濟效益和社會效益。隨著高校學生人數的不斷增加，高校檔案信息也越來越接近大數據的性質，相對而言，這將給高校檔案管理工作帶來很大的挑戰。傳統的紙質檔案管理模式已不能滿足檔案信息管理的巨大需求。因此，為了實現高校的可持續發展，有必要從加強高校檔案管理數字化建設入手，引入現代數字化檔案信息管理系統。只有這樣，才能提高高校檔案管理的效率，有效地完成大數據檔案信息的管理任務。因此，高校檔案數字化建設對提高高校檔案管理效率具有十分現實的意義。

提高高校檔案服務質量。通過引進先進的電子信息技術和專業的檔案管理軟件，可以提高高校檔案管理的工作效率，使其從傳統的紙質檔案管理模式成功地向自動化管理模式轉變。這樣既可以縮短檔案檢索時間，又可以提高高校檔案館的服務質量，從而為提高高校檔案館的服務質量案例的開發利用創造了良好的條件。在數字化建設資金的基礎上，對現有檔案館工作人員進行專業培訓，進一步提高其數字化管理能力，更好地開展高校檔案數字化管理。

高校檔案管理數字化進程的優化措施

建立現代檔案信息管理服務中心。為了在高校檔案數字化管理中發揮最有效的作用，真正實現學校檔案資源的廣泛共享，首要任務是利用先進的網絡信息技術，建立專門的檔案信息管理服務中心，并加強溝通與交流通過中心與社會機構和其他高校協商，在協商的基礎上達成共同目標，完善學校檔案信息管理系統，建立統一的數字檔案建設標準，提高學校檔案信息服務質量。另外，要保證高校檔案信息管理服務中心功能的豐富性和多樣性，使其能夠滿足高校可持續發展的需要，進而保證所提供的檔案信息服務既能滿足不同用戶的需求，又能滿足不同用戶的需求彌補了以往檔案信息服務的不足，使用戶可以在短時間內通過簡單的檢索程序獲得所需信息。同時，通過互聯網，用戶還可以實現跨區域、跨空間的文件查詢和檢索，解決了檔案信息利用的諸多問題。目前，這種現代檔案信息管理服務模式已被大多數高校所采用，收獲效果也十分顯著，對推動高校檔案管理數字化進程起到了很大的推動作用。

制定檔案數字化標準。數字化建設需要相對完善的數字化建設標準來指導，但現行標準的缺失也阻礙了這項工作的進程，因此有必要制定高校檔案數字化標準。但制定標準并不容易，需要注意以下幾點：一是遵循法律法規和標準。如《中華人民共和國檔案法》《電子檔案歸檔管理辦法》《檔案信息系統運行》等維護標準，音視頻文件數字化規范等。第二，多方聯動。標準的頒布涉及檔案行政管理機構、教育部門、本科或高職院校、科研院所等單位。制定相應標準的前提是要形成有效的各方聯動機制，協調各方關系。三是兼顧共性和特點。不同省份的高校和高職院校在辦學水平上存在差異，其檔案管理工作也有其自身的特點。

配備數字檔案設施和設備。數字化設施設備是保證檔案數字化進程的必要保障。具體來說，首先是普通辦公設備。如計算機、掃描儀、復印機、打印機等;其次是倉庫中的常用設備。如恒濕恒溫控制系統、智能檔案壓縮架、防磁柜、除塵器等;第三，購買或自主開發符合高校檔案數字化管理實際的檔案管理軟件，確保檔案與檔案的有效銜接學校檔案系統、OA系統及教務、科研、財務、工程等業務系統，規范電子文件、電子檔案管理。重要的電子文件、資料應備份或異地保存，以防風險。四是做好信息服務工作。通過檔案利用平臺開展檔案網上利用，通過網上利用——網上審核，核心在線利用的在線使用流程，為用戶提供便捷優質的服務，打破了時間和空間的限制。此外，通過檔案網站公開常見問題和信息，主動服務，提高檔案用戶的獲取體驗和意識。

綜上所述，隨著信息技術在我國的全面普及和應用，高校檔案管理工作亟待調整和完善。在具體實施過程中，既要大力加強數字檔案館建設，樹立正確的數字檔案觀念，構建完善的數字檔案管理體系，建立高水平的檔案管理隊伍，才能提高高校檔案的利用價值，實現數字化檔案管理的目標，從而在提升高校檔案管理服務水平的基礎上，更好地適應時代的需要。

參考文獻

[1]李潔.高校檔案管理數字化建設探析[J]智庫時代，2019（07）：112，114.

[2]葛詠.高校檔案管理數字化發展面臨的問題及應對措施[J]技術與市場，2019（09）：50-52.