新舊動能轉換下的檔案管理跨越性突破構想

文·張劍

自2013年以來，中國經濟發展進入穩步增長的“新常態”，消費和服務業取代投資、出口，成為拉動經濟增長的主要動力。“新常態”下的經濟發展需要“新動能”的推動，這就促使“舊動能”向 “新動能”轉換。“新舊動能轉換”是“由于技術的進步，一種新的產業形態或模式成為促進經濟社會發展的新動力”。作為服務業中的一員，檔案管理同樣面臨著新舊動能轉換的需要。

一、檔案管理工作的“舊動能”分析

長期以來，檔案管理工作的發展一直處于按部就班地緩慢推進狀態，然而新時代的社會各業在新技術的推動下出現了跳躍性的發展，這就使得現有的檔案管理工作水平與社會的高速發展之間脫節。

（一）檔案管理軟件不統一

隨著計算機和互聯網技術的發展，檔案信息也在信息化大潮的推動下向自動化、無紙化方向轉變，但這個轉變目前還是局限的、局部的、不系統的。由于缺乏統一規劃，各部門之間、各城市之間、各省份之間各行其是，致使檔案管理設備和系統互不兼容，網絡優勢在檔案管理部門之間，難以發揮出高效率、高效能。

（二）檔案管理基礎工作不完善

由于種種原因，檔案業務基礎差、案卷質量不高、檔案標準陳舊等現象還是比較普遍，這讓檔案信息與計算機信息處理標準的銜接性較差，在一定程度上影響了檔案信息數字化的轉化實施。

（三）檔案文件的傳遞手段保守

檔案文件的傳遞，主要是傳遞文件所蘊含的信息。在各種技術高度發展的今天，非特殊情況下仍舊采用低效的郵寄或專人運送檔案文件的方法，無疑是與當今高效運轉的時代很不相符了。

（四）檔案管理人員的職業素質急需提升

數字化、網絡化、智能化對新時期檔案管理人員提出了更高的要求，僅僅具備文字能力的檔案管理人員將無法滿足“新動能”下檔案管理的需要，而只具備簡單的計算機操作能力的人員也將不能很好地適應未來檔案管理的發展需求。因此，人才短板成為了制約檔案管理水平跨越性提升的“攔路虎”。

二、檔案管理工作的“新動能”構想

“新時代”里新技術層出不窮，創新、創意成為時代主題，我們應當充分運用各項新技術來實現檔案管理的“新舊動能轉換”。所謂“工欲善其事必先利其器”，檔案管理工作“新舊動能轉換”的實現，首先還得從基礎工作做起，夯實根基以實現整個管理工作的跨越提升。

（一）進行檔案相關法律、標準、規范的全面升級

應由國家檔案綜合管理部門牽頭組織專家組，在充分分析未來高新技術發展方向的基礎上，結合檔案工作的實際情況，借助于數字技術和智能化技術的平臺，制定與科技發展同步的檔案管理標準，對各類檔案的錄入模式進行全新定義、統一標準，為實現檔案管理的網絡化、智能化夯實基礎。

（二）組織研發高水準的檔案管理系統

由國家綜合檔案部門統一組織研發的高水準、現代化的檔案管理系統，并根據使用渠道不同，可分為國家級、省級、市級、縣級、鄉鎮級等縱向應用平臺，也可分成行政、事業、企業、醫療、教育等橫向應用平臺，以供不同機構使用。同時，也可籌建國家級檔案信息數字化管理中心，實現全國范圍內的檔案信息管理和共享。

（三）設計檔案智能化管理應用平臺

可以利用目前國內廣泛使用的智能手機終端，通過智能識別技術實現個人檔案信息的智能化管理，通過無處不在的互聯網系統實現檔案信息的高速高效傳遞，摒棄落后低效的檔案資料人力傳遞的弊端。對其中涉及機密的檔案信息可以通過量子通信網絡傳遞，以增強其保密性。此外，還可通過開發專門的智能化分析技術配合高性能的計算中心，實現對檔案數據的全方位智能分析，以利于各行業的發展需要。

（四）培養適應“新動能”模式的檔案管理人員

“新動能”時代的檔案管理人員培養模式，應在充分學習檔案管理基本技能的基礎上，加強網絡技術、編程技術、計算機硬件技術的培養。國家教育系統應根據新時期檔案管理的特點，對檔案專業的教材和培養方向進行調整，使之適應“新動能”下檔案管理數字化、網絡化、智能化的需求。在智能化和新技術的支持下，新時期的人員結構應突出“少”“專”兩個特點，因為在廣泛使用智能化技術的條件下，檔案人員數量可以大幅壓縮，但是同時對管理人員的專業性要求又必然更高，因此，少而精的檔案管理人員隊伍是檔案管理工作“新舊動能轉換”的必然趨勢。

2018年2月份，山東省做為國家新舊動能轉換的第一個試點省份，帶著政府的寄托和人民的厚望開始了新征程。在這樣一波新的改革浪潮中，檔案管理工作也必須要有新的突破，必須從各個層面跟上時代發展的步伐，以便在未來信息化、智能化向更深層次發展的社會中站穩腳跟。為達成這一目標，檔案管理工作進行跨越性發展勢在必行。