事業單位人事檔案的信息化管理要素探索

劉永梅

摘要：信息技術的發展為社會各行各業發展奠定了技術基礎，隨著電腦大數據、云計算等高端技術的發展，人們的工作效率也有了明顯提升。基于信息技術發展與更新，事業單位人事檔案管理工作也有了明顯改進，為事業單位人事檔案管理的信息化管理發展提供可行性途徑，也給事業單位檔案管理帶來革新與變化。

關鍵詞：事業單位;人事檔案：信息化;管理要素

進入到21世紀以來，世界迅速進入到信息化時代。隨著事業單位機制改革的推進，信息技術也被引入事業單位檔案管理中，對事業單位正推行各項改革發展提供新途徑，但同時，這也對原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰[1]。這就需要對事業單位檔案管理的內部管理各項工作提出了更高的要求，不斷地提高事業單位檔案管理信息化效率，推進事業單位各項改革措施進行，促進事業單位的長遠發展，在此基礎上能夠保證事業單位的科學運行和管理高效顯得尤為重要。

一、事業單位人事檔案管理的信息化技術應用必要性

事業單位人事檔案管理是為了記錄個人從事各種社會活動的文件，個人檔案也是單位人事部門對開展各種工作的基礎，甚至對部分事業單位來說，檔案也是單位考察和識別干部選拔優秀人才的重要憑證。信息技術的發展對加強事業單位干部隊伍建設作用顯著，通過信息技術也能實現促生產的歷史性突破。將信息化技術應用在事業單位人事檔案管理中，利用計算機進行檔案管理，將檔案內容數字化處理后，錄入到計算機的相關軟件中，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以更好地保存事業單位員工檔案，減少因檔案遺失帶來的經濟損失，還可以對相關人員的檔案進行數據遷移或共享，在一定程度上確保了檔案保存的持久性和安全性，大大的增強事業單位人事檔案管理安全系數。

二、提高事業單位人事檔案的信息化管理策略探討

1.提高檔案管理的現代化意識

事業單位人事檔案管理工作是內部管理的重要組成部分。相比傳統檔案資料，將事業單位人事檔案放在電腦信息系統中，可以更好地保存、查詢和修改，并即將這種檔案存放在電腦中，管理人員可以利用網絡傳遞，降低檔案管理出錯可能性。事業單位人事檔案管理人員大多封閉意識較強，而將信息化技術運用在其中，可以明顯改變這種局面，通過網絡世界，不斷更新管理人員的管理觀念，將事業單位人事檔案工作由封閉型向開放型轉變，這對管理人員來說，也是學習新知識、更新原有知識結構體系的有效方式，再加上很多單位檔案管理人員與實際需求存在著不匹配的情況，這更需要實現信息化管理。信息化檔案管理的實現，是加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變的重要轉折，為人事檔案管理提供更加便捷、高效的管理辦法。

2.增強檔案信息化管理的安全意識

隨著現代信息技術的發展，許多事業單位都改變了傳統的人事檔案管理模式，信息技術的發展為事業單位人事檔案管理提供新途徑的同時，也進一步增強了檔案信息化管理的安全意識，它充分利用信息技術的高效、快捷手段，為檔案信息管理保駕起航[2]。在實際管理中，不難發現，很多事業單位在進行檔案管理時，往往都存在著安全意識往往不夠，造成檔案信息的丟失和泄密，從而產生了嚴重的經濟損失和社會損失。利用信息技術，將所有人員檔案存在電腦中，不斷地提高檔案管理系統的保密性和安全性，在對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究的基礎上，嚴格檔案管理流程，正確對待檔案管理工作，充分利用好計算機系統的加密性，保存好事業單位人員檔案。同時，強化電子檔案的保存環境和保存方式，各個階段的管理人員也要認真搞好電子檔竇的及時備份與維護工作，確保檔案管理的安全性。

3.完善管理人員的專業素質

事業單位人事檔案管理工作效率會直接影響事業單位內部管理水平，檔案管理人員的素質也是影響檔案信息化管理效率的重要原因，雖然說信息化技術是可以推進檔案管理高效發展的方式，但歸根結底都是人在主導檔案管理工作[3]。因而，在事業單位人事檔案管理中，人是檔案信息化管理的決定因素。在電子化信息管理過程中，事業單位必須重視檔案管理人員的專業性和管理素質，培養出專業化、高素質的檔案管理隊伍，通過多種方式指導學習，加強管理人員的信息化技術提升，通過管理人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養，去拓寬管理人員的知識面，加強信息化管理效率。尤其是信息技術發展越來越快，作為事業單位檔案管理個人，其文字能力、綜合分析能力、計算機知識、信息管理技術能力都會影響檔案管理質量，為了徹底轉變事業單位檔案管理從“封閉性”為“開放型”，就必須重視完善管理人員的專業素質，從而為檔案管理提供更優質、更高效的管理。

三、結論

為了更好地實現事業單位檔案管理信息化建設，為我國事業單位體系構建完整的檔案管理制度和程序，就必須結合單位實況，明確事業單位檔案管理的重要性，按照檔案管理工作條例進行檔案管理[4]。信息化技術的發展和引進，也是需要設定信息化技術更新，不斷地提升管理人員素質，將檔案管理作為一項重點工作進行，借助檔案能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來也有重要作用，所以，實現干部人事檔案信息化管理，利用現代化管理理念，構建信息化系統，從而發揮信息化建設對檔案管理的作用，促進事業單位不斷發展。

參考文獻：

[1]蘇蔚迎.新時期事業單位人事檔案信息化管理[J].蘭臺世界，2019 （AOI）：144-145.

[2]侯蘇珊.事業單位人事檔案信息化管理探討[J].辦公室業務，2019 （19）：76-76.

[3]李靜云，如何加強事業單位人事檔案管理工作[J].陜西檔案，2019 （4）：35-36.

[4]李寶嶺.事業單位人事檔案管理工作探究[J].人才資源開發，2019 （12）：12-13.