加強事業(yè)單位的人事檔案管理的思考運用

齊瑞瑞

摘要：在新形勢下，事業(yè)單位作為我國特殊的經(jīng)濟體制，不僅迎來了發(fā)展的機遇，同時也面臨著極大的挑戰(zhàn)，其中人事檔案管理是事業(yè)單位運行和發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，本文分析了加強人事檔案管理的策略，以便強化管理效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位：重要性;人事檔案;策略

人事檔案是對事業(yè)單位人員各項信息的記錄和管理，涵蓋了學歷、工作經(jīng)歷、技術(shù)技能以及晉升和評定等，能夠讓事業(yè)單位對人員有更加深入的了解，在實現(xiàn)人員優(yōu)化配置方面起到了重要的作用，在新時期下，事業(yè)單位必要與時俱進，不斷的強化對人事檔案管理的理念以及方式，有效借助信息化的管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

一、加強重視，提高管理意識

由于長期以來，事業(yè)單位的發(fā)展以及管理收到上級部門的約束，使得事業(yè)單位的自主性比較弱，對人事檔案的管理不夠重視，有些部門對人事檔案的管理意識比較缺乏，同時管理人員的創(chuàng)新意識以及專業(yè)素質(zhì)還有待提升，在檔案的收集和管理中仍然使用陳舊的理念和方式，這就會影響到事業(yè)單位改革的進程。因此，事業(yè)單位首先應該建立完善的人事檔案管理制度，讓管理人員能夠有據(jù)可依，確保人事檔案能夠有序化管理。其次，人事檔案在管理中還應該具備信息意識，加強對信息技術(shù)的學習和宣傳，逐漸從紙質(zhì)化的人事檔案管理從信息化和智能化的方向轉(zhuǎn)變，管理人員要對信息化的管理模式有更加清晰的認識，明確其重要性。此外，事業(yè)單位也應該積極的組織開展檔案管理教學和培訓會議，通過座談會或者研討會的方式，充分交流在人事檔案管理中的意見，進而提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，通過對現(xiàn)代化的檔案管理理念以及模式的學習和掌握，明確檔案管理人員的崗位職責，樹立清晰的管理目標和計劃，結(jié)合事業(yè)單位的屬性、特征以及人事檔案管理的要求，構(gòu)建出最佳的管理方案，并不斷地調(diào)整和創(chuàng)新，這樣人事檔案管理才能更科學。

二、提升信息化水平，搭建現(xiàn)代化管理平臺

目前，事業(yè)單位正處于改革和發(fā)展的關(guān)鍵時期，人事檔案管理也不能僅僅停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)層面，很容易導致檔案的丟失和損壞，因此，在新形勢下事業(yè)單位必須要構(gòu)建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，將人事檔案的管理納入到現(xiàn)代化的平臺中，減輕管理人員對資料收集的壓力，讓資料的查詢和開發(fā)利用效率更高。首先，事業(yè)單位應該按照實際情況搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫，并通過設置防火墻、身份驗證、殺毒軟件等對系統(tǒng)加以保護，同時還要對系統(tǒng)定期進行更新和升級，及時修補漏洞。其次，在數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建方面，通過詳細的分類，設置部門數(shù)據(jù)庫和個人子項目等，方便檔案的輸入和查詢，在檔案收集和整理中還要充分的發(fā)揮掃描儀的作用，在最快的時間進行歸檔和上傳，將文字、圖片、視頻等處理成數(shù)據(jù)資料，并同步保存紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案，這樣就能夠極大的防止檔案在查詢時，重復翻閱而造成的丟失或者破損，提高了檔案管理的安全性和時效性。此外，信息化的人事檔案管理還有助于對人事資料的開發(fā)和利用，優(yōu)化人員的配置和崗位的調(diào)整，能夠為人力資源提供科學的參考依據(jù)，達到人盡其用的效果，讓檔案管理的現(xiàn)代化水平更高。

三、建立健全管理體系

在新時期下，人事檔案管理的內(nèi)容更加多樣化、涵蓋的領(lǐng)域也更豐富，本身人事檔案管理的工作具有一定的繁雜性，如果在管理的過程中缺少完善的體系，那么就很容易導致管理的混亂，不僅如此，人事檔案管理還需要不斷的創(chuàng)新和豐富，因此這就需要健全的體系加以引導。首先，要建立工作網(wǎng)，成立專門的管理委員會，并定期對人事檔案管理工作進行監(jiān)督和審核，對其中存在的問題或者不足及時指出，研討最優(yōu)的策略進行解決。同時還要加強人事檔案管理人員和其他部門之間的密切聯(lián)系，為檔案的獲取和搜集提供支持。其次，還應該嚴格遵照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合事業(yè)單位的需求，設置出人事檔案管理條例，要求管理人員依據(jù)條例進行規(guī)范化的管理，并且檔案管理人員也要積極的學習，盡快完成從紙質(zhì)檔案到信息化檔案管理的過度。事業(yè)單位也應該在相關(guān)的設備以及設施方面加以投入，滿足人事檔案管理的需求，如：計算機設備、打印機設備等，通過對管理體系的完善和更新，能夠讓人事檔案管理的效率有更大的提升;需要注意的是，人事檔案管理中必須要將紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)庫相同步，防止出現(xiàn)兩者不一致的情況，為后續(xù)的人力資源的開發(fā)造成不必要的麻煩，管理人員要秉持責任感、細心、細致的加以管理。

四、結(jié)論

人事檔案中儲存了詳細的人事信息，對人員的配置十分重要，事業(yè)單位需要強化對人事檔案的管理水平，通過借助信息化的管理模式，讓檔案的收集、整理、查詢以及使用能夠更加智能化與科學化。首先，事業(yè)單位應該盡快完成紙質(zhì)管理到數(shù)據(jù)庫管理的轉(zhuǎn)變，加強對檔案管理的重視;同時還有對管理人員的專業(yè)素質(zhì)進行教育和培訓，提升管理意識和責任意識。其次，事業(yè)單位應該打造適合的檔案數(shù)據(jù)庫，方便輸入、上傳和保留，還要定期對數(shù)據(jù)庫進行更新，保證檔案管理的安全性。此外，事業(yè)單位還應該構(gòu)建完善的體系，規(guī)范管理的流程，進一步提升管理效率。

參考文獻：

[1]于艷飛，新形勢下加強事業(yè)單位會計檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2019 （24）：142-143.

[2]康昆展，事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對策[J].辦公室業(yè)務，2019（20）：91.

[3]吳瀟瀟.對加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].中外企業(yè)家，2019 （29）：127.