建筑工程檔案信息化管理現狀及對策探析

蒙燕

摘 要：近年來，我國經濟建設飛速發展，施工企業數量日益增長，在施工過程中會形成大量珍貴的資料，其關系著整個建筑工程的質量，因此，檔案管理工作越來越受到重視。本文結合檔案信息化管理的現狀提出合理的解決措施，希望能夠加強建筑工程檔案信息化管理。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理;信息化

建筑工程管理中的一項重要內容即是檔案管理，工程建筑各個環節的進度、消耗等都記錄在工程檔案中，工程檔案能夠反映整個工程建設的質量。近些年，隨著檔案資料管理理論的發展與信息化在各個領域的普及，人們開始意識到建筑工程檔案信息化管理的重要性。文章通過分析建筑工程檔案信息化管理現狀及其存在的問題提出建議，希望能促進其發展。

1 建筑工程檔案信息化管理的優勢及意義

建筑工程檔案對于一個建筑工程來說就像是其靈魂一樣重要，包括了上級部門審批文件、施工設計方案、項目協議合同書、施工現場地質與環境情況等重要信息，而且多數情況下會包含很多更重要的第三方信息、竣工報告等。同時建筑工程檔案還具有一次性特征，即從建筑工程開始實施直至其竣工投入使用的期間里，只有一套相關檔案。而傳統的手工檔案管理容易出現資料丟失、損壞等現象。此外，由于建筑工程檔案數量多、類型多、體積大，管理難度極大，使得紙質檔案管理模式效率低。由此，如何提升檔案管理質量成為了需要重點思考的問題。建筑工程檔案的管理必須要有一個安全、方便、可行性高的管理模式使其由手工管理進化為更高級的管理方式，基于此，檔案信息化管理逐漸興起。建筑工程檔案信息化管理實現了集中儲存、快速檢索的功能，而且使用信息化管理對檔案原件起到了很大的保護作用，并且還可以防止丟失讓各檔案資料更加完整與準確。隨著經濟不斷發展，建筑工程的施工數量及其規模也在擴大，對于信息化管理的要求也越發嚴格，為了不出現建筑工程檔案缺失使得在建設環節重新進行分析、測量與勘察，讓項目建設周期延長，給城市建設整體部署帶來不利影響，加快信息檔案建設是當務之急。建筑工程檔案信息化管理是檔案管理工作邁向現代化建設的必經之路。

2 建筑工程檔案信息化管理建設現狀及其存在的問題

2.1 缺乏高端科技人員帶領，浪費資源精力

檔案信息化管理編研的面窄而且難度大，專業性極強，大多數人在學習過程中選擇發展道路時很少選擇這個方向，這也就使得這方面人才緊缺，企業檔案種類繁多，所以檔案部門人員要熟知檔案專業知識以防混淆檔案。很多企業的檔案室雖然已經配備了相關的硬件設備，但是其工作人員缺乏相關知識儲備，許多工作人員只會一些基于單機的操作和簡單的網上操作，不會利用軟件或利用效率極低。由于缺乏相關領頭人，許多企業的檔案信息化建設滯后，出現單位間各自為政的現象，資源的整合在不同區域進行，形成諸多的“信息孤島”。一些企業盲目的投入人力物力開發相關管理系統，帶來不必要的人力物資浪費的同時還降低了整合工作的效率。

2.2 缺乏較強的檔案管理意識，工作人員管理力度不足

檔案部門工作人員沒有意識到建筑工程檔案的重要性，而且在一個工程建設中，參與人員眾多、崗位流動大，使得責任無法有效落實。當前的檔案管理制度尚不完善，很少有專人去管理檔案的企業，這就使得很多重要的建筑工程檔案無法及時進行整理，不能保證檔案的質量與安全，而且信息化檔案庫允許用戶跨地域跨時間訪問數據庫，容易遭受不法分子遠程非法入侵，檔案資源泄漏的可能性極大。此外，也有很多單位日常不注重管理，錄入資料不全面，遇到檢查就臨時突擊建設，還有一些單位，管理部門對于檔案資料不會進行定期檢查和反饋，工作人員不負責，從而導致檔案信息化管理工作難以有效開展。

2.3 檔案信息化程度不高

現如今時代飛速發展，建筑工程建設作為社會基石也在不斷進行，但是由于施工企業的檔案管理意識不強，再加上一個建筑工程的建造周期較長，檔案的收集管理工作很難進行。一方面，企業的檔案信息化意識淡薄，現階段建筑工程檔案的管理主要還是紙質文件管理，由人工進行檔案的收集、整理和儲存工作，信息化水平不高。

3 促進檔案信息化管理建設的對策

3.1? 轉變人才培養模式，統一規劃實施

由于一些歷史原因，我國在檔案管理方面發展起步較晚，人才培養滯后，這就使得檔案管理專業的人才十分稀缺。對于檔案管理的信息化建設來說，重要的即是人才培養，因此對于檔案從業人員，培養過程最好是老帶新，培養他們的創新精神、激發工作積極性。此外，企業單位要加強頂層設計、統一規劃實施，避免出現各個部門各自為政的情況，在一些公共數據管理方面，可以確定一個總部門進行管理，其他部門需要使用信息時，可以進行申請訪問。如果涉及到各部門專屬機密數據采集管理，可由相關部門獨立管理。

3.2改進管理系統，規范檔案管理工作

建筑工程檔案管理工作是重中之重，因此，必須有一套相應的規則體系引導管理工作向好的方向發展。在建筑工程檔案管理過程中，對信息系統進行升級要有一個具體的周期。因為當前形勢下，許多檔案管理類軟件的適用范圍廣通用性卻不強，數據庫類型、數據存儲格式等方面差異非常明顯。因此需要準確的認識建筑工程檔案特征，開發獨立、專門的檔案信息管理系統，讓不同企業、部門間的檔案數據信息能夠更有效的互動與交流。

3.3 加快檔案信息化進程

現如今，信息化遍布各個領域，建筑工程檔案由紙質檔案向電子化、信息化過渡是必然趨勢。為了提升建筑工程檔案管理的工作效率，工作人員需要有較強的信息化管理意識，主動將收集到的檔案資料轉為數據存儲起來，將施工過程中錄制的視頻資料、實地勘察數據、地質資料等存入相關系統，方便日后城市規劃、項目改造升級時進行參考。

4 結語

在信息時代背景下，對工程檔案建設進行創新的重要內容即是將信息化管理應用到建筑工程檔案管理工作中，這對于提高建筑工程檔案管理的工作效率、保證檔案的質量與安全有著重大意義。加快建筑工程檔案信息化管理進程，需要檔案部門管理人員增強檔案信息化意識、改進管理系統，保證數據的質量與安全，從而加快信息化進程，實現建筑工程檔案信息化管理。

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