淺談企業(yè)檔案部門(mén)立卷制度

王永剛 顧會(huì) 尹娟

摘 要：部門(mén)立卷制度從1955年明確提出，部門(mén)立卷制度對(duì)于理順檔案工作關(guān)系和劃清檔案整理分工起到了重要作用，并且推動(dòng)了檔案工作的繁榮和發(fā)展。但隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，5G時(shí)代的到來(lái)，無(wú)紙化辦公模式普及，實(shí)現(xiàn)高效利用檔案的需求對(duì)規(guī)范化檔案管理提供巨大挑戰(zhàn)，部門(mén)立卷制度的實(shí)施效果還有待提高。

關(guān)鍵詞：部門(mén)立卷，部門(mén)立卷制度，立卷流程，檔案部門(mén)職責(zé)

隨著公司“省五星級(jí)”檔案館的創(chuàng)建，對(duì)規(guī)范化檔案管理的要求和爭(zhēng)論也愈來(lái)愈多，本文筆者僅對(duì)國(guó)有企業(yè)“部門(mén)立卷”制度做一個(gè)研討。

一、追本溯源——部門(mén)立卷含義和歷史發(fā)展

部門(mén)立卷是指由承辦和處理文書(shū)部門(mén)的專(zhuān)（兼）職檔案工作人員來(lái)承擔(dān)立卷工作。該制度是通過(guò)1955年中央批準(zhǔn)的《中國(guó)共產(chǎn)黨中央和省（市）級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作和檔案工作暫行條例》以及1956年《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》這兩個(gè)法規(guī)性文件推行的。部分原文現(xiàn)在看來(lái)仍非常有指導(dǎo)意義：“全面推行文書(shū)處理部門(mén)立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。各機(jī)關(guān)辦完的文書(shū)材料，應(yīng)該由文書(shū)處理部門(mén)整理立卷，定期向機(jī)關(guān)檔案室歸檔，改變把零散文件隨辦隨歸檔和成堆歸檔的錯(cuò)誤作法。實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)立卷，就可以發(fā)揮文書(shū)處理部門(mén)熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)和文件處理過(guò)程的優(yōu)點(diǎn)，提高案卷的質(zhì)量和立卷工作的效率;就可以由文書(shū)處理部門(mén)暫時(shí)保存本年度的文件，大大減少歸檔和調(diào)卷的手續(xù)，并且改變承辦人員分散保存文件的現(xiàn)象，從而有利于保守國(guó)家機(jī)密的工作”。

1989年，國(guó)家教委頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中，明確提出“部門(mén)立卷是高等學(xué)校檔案工作的基本制度”。

2004年1月，國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)發(fā)布了《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》，明確指出：“企業(yè)各部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向檔案部門(mén)歸檔。企業(yè)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)本企業(yè)及所屬單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。企業(yè)應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度。不按要求歸檔的應(yīng)由有關(guān)單位追究當(dāng)事人或部門(mén)的責(zé)任。”

2013年施行的國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，指導(dǎo)編制文件材料歸檔范圍和保管期限表（按部門(mén)或按職責(zé)）。

2019年1月起施行的國(guó)家檔案局第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，要求：“機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門(mén)為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)”、“機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門(mén)指定人員保管”、“機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢后，應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門(mén)歸檔”。

二、如箭在弦——實(shí)行部門(mén)立卷制度原因

很多企業(yè)對(duì)部門(mén)立卷制度不理解，認(rèn)為“部門(mén)的業(yè)務(wù)工作已經(jīng)非常繁重，卻還要去做本應(yīng)檔案部門(mén)做的工作，檔案部門(mén)是在脫責(zé)”。還有人認(rèn)為“前面那么多規(guī)章制度都是針對(duì)機(jī)關(guān)的、高校的，企業(yè)可不執(zhí)行”。然而事實(shí)并非如此，企業(yè)更應(yīng)該執(zhí)行部門(mén)立卷制度。

（一）檔案形成部門(mén)的人員對(duì)本部門(mén)的工作內(nèi)容比較熟悉，更了解本部門(mén)文件形成的過(guò)程，文件收集的過(guò)程是否完整、有無(wú)缺失，更能較準(zhǔn)確地鑒定文件的價(jià)值。部門(mén)進(jìn)行檔案的收集整理，易于平時(shí)文件材料的積累，有利于提高歸檔率。

（二）檔案形成部門(mén)的人員了解本部門(mén)文件材料在內(nèi)容上的相互聯(lián)系及完整情況。由部門(mén)立卷，可以保證檔案的有機(jī)聯(lián)系，單個(gè)事由的文件材料，不會(huì)東查西找，便于提高檔案的歸檔質(zhì)量。

（三）檔案形成部門(mén)的人員進(jìn)行檔案的收集、整理、立卷和移交，使得部門(mén)對(duì)檔案的基本內(nèi)容做到心中有數(shù)，便于日后的借閱和使用，能夠提高檔案的利用率。

（四）與機(jī)關(guān)事業(yè)單位相比，企業(yè)其文件材料內(nèi)容涉及的專(zhuān)業(yè)數(shù)量、技術(shù)難度和關(guān)聯(lián)流程要大的多，許多機(jī)關(guān)沒(méi)有但企業(yè)卻有，例如科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、投資、金融等等涉及眾多領(lǐng)域;企業(yè)文件材料歸檔范圍相比機(jī)關(guān)要廣的多，例如，近期公司在收購(gòu)某設(shè)計(jì)院過(guò)程中形成的所有文件材料，不是業(yè)務(wù)部門(mén)的同志，很難了解形成了哪些材料、程序如何、哪些文件材料之間有因果聯(lián)系，正所謂“術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻”，若是檔案部門(mén)整理，那么對(duì)檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性都不能保證。

實(shí)踐也證明，實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)立卷是符合實(shí)際工作發(fā)展要求的，是以檔案利用為最終目的、合理、科學(xué)的。

三、事無(wú)巨細(xì)——部門(mén)立卷流程

2001年起，國(guó)家對(duì)文書(shū)檔案的立卷制度進(jìn)行改革，取消案卷，推行文件級(jí)（按件）整理，極大簡(jiǎn)化歸檔文件整理方法和流程，也大大提高了部門(mén)立卷制度的執(zhí)行效率。很多人覺(jué)得繁瑣的檔案立卷工作其實(shí)也只有三步：

第一步：部門(mén)兼職檔案員，做三只檔案盒，檔案盒脊背分別寫(xiě)上“永久”、“30年”、“10年”，放著備用。當(dāng)部門(mén)同事交來(lái)一套某事由的文件材料時(shí)，可根據(jù)事由的重要性，放進(jìn)某類(lèi)保管期限的卷盒中去。盒子滿了，再增加一個(gè)即可。執(zhí)行難點(diǎn)：零。

第二步：部門(mén)工作人員，將經(jīng)辦且已辦結(jié)的文件材料，交部門(mén)兼職檔案員。未辦結(jié)事項(xiàng)的材料暫不交，確保經(jīng)辦事項(xiàng)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。執(zhí)行難點(diǎn)：全員檔案意識(shí)要強(qiáng)，經(jīng)辦的事項(xiàng)，辦完后成套材料一定要交部門(mén)檔案員，而非留個(gè)人保管，將來(lái)如需要利用，可向檔案部門(mén)借閱。現(xiàn)在普遍存在的問(wèn)題是：個(gè)人認(rèn)為自己經(jīng)辦的文件是自己的職責(zé)，所以個(gè)人要留存。其實(shí)個(gè)人可復(fù)印或留存掃描電子檔，原件交兼職檔案員。例如：某次總經(jīng)理辦公會(huì)，從會(huì)議通知、到會(huì)議議題、直至?xí)h紀(jì)要形成，可謂該事項(xiàng)辦結(jié)，相關(guān)內(nèi)容即可交部門(mén)兼職檔案員。

第三步：每年3月，部門(mén)兼職檔案員對(duì)上年度收集的三類(lèi)（永久、30年、10年）文件材料進(jìn)行整理，主要工作內(nèi)容包括：打印歸檔文件目錄、訂不銹鋼書(shū)釘對(duì)每份文件進(jìn)行裝訂、蓋歸檔章。6月前完成與檔案部門(mén)的移交即可，移交應(yīng)有目錄清單。執(zhí)行難點(diǎn)：打印文件目錄、數(shù)頁(yè)數(shù)、蓋歸檔章相對(duì)耗時(shí)費(fèi)力、檔案員的細(xì)致程度決定利用效果。

四、任重道遠(yuǎn)——檔案部門(mén)的職責(zé)

綜上，檔案部門(mén)的職責(zé)應(yīng)該是：指導(dǎo)好檔案，負(fù)責(zé)公司及所屬單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作;保管好檔案，征集、接收并保管所屬范圍內(nèi)的各門(mén)類(lèi)檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全;利用好檔案，負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)、分析、綜合開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司的各類(lèi)活動(dòng)提供檔案利用服務(wù)。