信息時代下的紀念館檔案數字化管理

吳素卿

摘 要：紀念館檔案資料的歷史性、藝術性價值極高;基于信息技術，進行紀念館檔案資料的數字化管理，能實現紀念館檔案資料價值的最大化發揮。本文在闡述紀念館檔案資料數字化分類形式及管理價值的基礎上，就信息時代下紀念館檔案數字化管理的要點展開分析。期望能進一步提升紀念館檔案資料管理水平，進而更好的服務于紀念館工作開展。

關鍵詞：信息時代;紀念館;檔案資料;數字化

作為典藏自然遺產以及文化遺產最多的場所，紀念館在收藏、展覽工作開展中形成了較多的檔案資料。相比于其他檔案資料，紀念館文物藏品檔案資料極強的歷史價值和文化價值，同時其藝術性成分較高，這對于文化產業研究具有重要的佐證價值。信息時代下，人們對于紀念館檔案數據管理提出了較高要求，有必要借助現代信息技術，實現紀念館檔案資料的數字化管理。

一、紀念館檔案資料數字化分類形式及管理價值

1、紀念館檔案資料數字化分類形式

文本檔案和藏品檔案是紀念館檔案資料的兩種基本形式，兩者在屬性上具有本質差異。就文本檔案而言，其以紙質材料為載體進行文字記錄，并以此形成數據資料。紀念館管理制度、人事行政檔案、財務檔案、設備檔案等均可劃歸為文本檔案。而藏品檔案具有一定的實體物品支撐，這些實體均為具備一定歷史、文化或藝術價值的文物藏品。通過這些藏品檔案資料，能夠實現文物藏品屬性信息的真實、全面反映。在藏品檔案管理中，應重點就藏品名稱、尺寸大小、重量、質地、現狀、來源、文字描述等信息進行系統管理，若資料完備，還應就專家意見、藏品流傳經過、修復記錄等資料進行登記收錄，為文物藏品本身及其內涵的歷史文化研究提供參考。本文研究的檔案資料主要指紀念館的藏品檔案資料[1]。

2、紀念館檔案資料數字化管理的價值

紀念館檔案資料數字化管理是基于信息時代發展而提出的全新要求。其管理價值包括：進行檔案資料信息化管理，有效地打破可檔資料的載體限制，其在數字化技術應用的基礎上，提升了檔案資料的存儲效率與容量。此外，紀念館檔案資料的歷史、文化價值巨大，采用數字化檔案管理形式，能實現一些重要資源的有效保護。譬如，在紀念館內，部分紅色文物和烈士遺物受條件限制不能輕易從陳列出來，而在數字化檔案管理模式下，可將這些藏品的相應檔案信息通過網絡展廳、手機展廳等形式進行展覽，這不僅滿足了參觀者的實際需求，而且實現了藏品的有效保護，有利于文物、文化的傳承。

二、信息時代下的紀念館檔案數字化管理的具體方法

1、構建完善的電子文書檔案管理體系

系統完善的管理體系能為紀念館答檔案數字化管理提供有效指導。在信息時代下，檔案數字化管理模式的踐行使得傳統的檔案管理體系已經難以適應紀念館工作開展需要。對此，有必要利用現代技術手段，對紀念館檔案管理體系進行優化。一方面，針對具體的檔案管理內容，應采用電子設備進行留檔備份管理，確保電子檔案管理體系的完善。另一方面，在實際管理中，應制定具體全面統一的檔案管理標準，然后以此為依據，就檔案資料內容、分類及存儲格式進行系統管理。具體而言，進行博物管檔案數字化管理中，針對文物藏品檔案中關于名稱、尺寸大小、重量、質地、現狀、來源等描述性語言，必須對其格式件進行全面定位，同時，所有藏品的檔案資料需按照統一的標準規范進行管理，尤其是在檔案文字資料錄入、文物圖片掃描處理，需保證其處理過程的規范性。

2、加強圖書館檔案管理軟硬件設施建設

軟硬件基礎設施建設是圖書館檔案數字化管理的基本支撐，新時期，有必要根據圖書館藏品的內容，對軟硬件基礎設施建設內容進行優化。譬如，紀念館藏品檔案資料收錄前，電子檔案需要對藏品的形象圖案進行掃描，此時，應在基本庫房建設的機場，注重計算機設備準備的基礎上，同時配置相應的文件掃描系統，確保數字化檔案管理硬件設備的完備性。而在軟件系統管理中，紀念館工作人員應結合自身工作實際經驗，然后系統化的與高校、軟件開發商進行合作，以此來深化軟件功能模塊開發，針對具體的藏品，設定特定性的檔案文件存儲方式和展出方式，滿足紀念館檔案數字化管理需要。需注意的是，在軟硬件系統建設中，應注重紀念館物聯網技術的有效建設和應用，通過物聯網技術，能實現管內藏品的智能識別、定位、跟蹤、監控和管理，這不僅有利于藏品建立評測、信息管理工作的開展，而且對藏品安全管理、流動管理、展覽館路具有積極作用。

3、注重紀念館檔案管理標準化流程建設

建立標準化的檔案管理流程是紀念館檔案數字化管理的必然要求，其有利于提升檔案整體管理水平[2]。我國歷史悠久，就紀念館本身而言，其收藏了較多的自然、文化遺產，針對這些具體文書、藏品，應從收錄、保存、管理、展覽等諸多環節對其進行管理，確保管理過程的標注性。為實現紀念館檔案管理標準化流程的有效建設，在實際管理中，應注重兩個要點把控：其一，應注重紀念館檔案數據庫的有效建設，該數據庫不僅要包含文物藏品關于名稱、尺寸大小、重量、質地、現狀、來源等基本性資料，同時還要對家意見、藏品流傳經過、修復記錄等補充性資料進行收集，確保檔案資料的完備性。其二，在實際管理中，應注重藏品類比名目的清晰性。只有保證類別清晰，才能便于進行檔案的數字化、標準化管理。現階段，我國紀念館藏品的檔案資料數量較多，涉及門類龐雜，在實際管理中，應按照藏品的傳承性和可藏性對檔案資料進行分類，這樣能便于管理人員進行檔案甄別，提升紀念館檔案數字化管理質量。

4、提升紀念館檔案管理人員專業水平

紀念館檔案管理人員的專業水平對于藏品檔案信息化管理具有重大影響。在實際管理中，首先，紀念館檔案管理部門應在部門內部組織培訓活動，對檔案管理人員進行知識體系培訓，確保其能正確辨識不同藏品的門類和層次。其次，應開展專題學術講座、業務交流會等互動，不斷提升檔案管理人員數字化檔案管理的實際操作能力。最后，應進行檔案管理人員架構優化，通過責任劃分、績效考核的方式，提升紀念館檔案管理人員工作的積極性、主動性。

結 論

檔案數字化管理對于紀念館工作開展具有重大影響。在紀念館檔案實際管理中，工作人員只有系統認識到檔案數字化分類形式和管理價值，并在實際管理中，注重檔案數字化管理方式的優化，才能有效地提升紀念館檔案管理質量，促進紀念館工作的高效開展。

參考文獻

[1] 韓曼.“互聯網+檔案”新業態的服務方式創新——以紀念館數字檔案管理為例[J].企業科技與發展，2019（12）：216-217.

[2] 羅勁.探究紀念館的數字化建設與文物管理特點[J].文物鑒定與鑒賞，2019（17）：151.