辦公室自動化中計算機信息處理技術的應用探索

楊作才

摘 要 計算機信息技術已成為人們生產和生活中不可缺少的重要技術，對于我國企業單位的辦公自動化發展具有重要作用。本文探討計算機信息技術在辦公自動化中的具體應用，并研究其未來的發展趨勢，推動辦公室自動化進一步發展。

關鍵詞 辦公室自動化;計算機;信息處理技術;應用探索

隨著現代社會信息交流頻率的增加，辦公室信息處理方式也由傳統向新型的方向升級。傳統的信息處理方式難以處理龐大冗雜的信息，通過計算機技術、網絡技術和通信技術等手段可以有效處理數據，避免出現信息記錄錯誤的失誤，從而提高工作效率和工作質量，減少人工操作消耗的人力、物力。辦公自動化和數字化的普及使計算機技術在其中也得到廣泛的發展，并在辦公室自動化信息處理中發揮高效的作用。

1計算機信息處理技術在辦公室自動化中的應用

1.1 健全辦公自動化管理體制

現代企業單位在計算機軟件技術方面的資金投入較小，最主要的原因是辦公自動化計算機信息處理技術無法直接產生經濟效益，從多數單位對計算機硬件和軟件的投入可以看出，計算機操作者掌握的計算機信息處理技術無法就難點問題進行處理，從而導致降低了工作效率。企業單位不夠重視計算機信息處理技術，內部計算機操作人員計算機信息處理技術應用水平較低，對計算機技術的重要程度認識不夠，在計算機應用軟件的選擇中，對計算機在國內的實際需求不夠了解，而且由于國內的研發軟件較為昂貴，導致大多數管理者僅關注價格而忽視軟件的實際應用。企業單位管理者必須充分認識到計算機處理技術的重要性，從實際出發，選擇合適的應用軟件推動辦公自動化的進程。

1.2 強化辦公自動化管理

企業單位計算機信息技術的相關人員的綜合素質有待提升，相關從業人員的專業素養通過定期的培訓縮小基礎差異。企業單位計算機辦公人員普遍存在計算機水平不夠的問題，極大程度阻礙了辦公室自動化進程。為了轉化辦公室自動化的成果，實現企業單位辦公自動化的有利發展環境，需要辦公室計算機相關人員與時俱進，提高自身的專業素養。傳統的辦公模式難以長期保存積累的資料，無法有效利用相關的信息，造成資源的浪費和工作效率的降低，采用計算機辦公軟件實現企業相關信息的搜集、存儲，可以幫助工作人員更快、更高效地獲取相關信息，為公司辦公進程的發展提供有力支持。

1.3 實現文檔自動化管理

通過計算機信息技術對各類信息進行收發整理，極大程度提供工作效率和簡化工作流程。就單位辦公檔案管理而言，檔案管理人員通過計算機信息處理技術根據實際的工作需求設置工作流程，對于檔案的使用情況和使用后出現的變動進行技術的保存，為下次使用提供方便。檔案管理人員收到檔案后，要在計算機做好相關檔案信息登記表，并將其發送給相關人員，并對保密級別文件設置查詢權限，確保文檔信息不會被盜用。在整個文檔管理過程中，計算機信息處理技術的應用實現了文檔自動化管理，由于傳統的辦公模式受到一定條件的局限，使用計算機技術可以取代傳統的紙質文檔，構建網絡技術平臺以優化辦公環境，形成高效的信息交流中心，提高辦公業務、信息交流的效率[1]。

1.4 加快工作流程自動化進度

大多數企業單位對于計算機網絡系統較為熟悉，而且在實際工作中大力推動計算機網絡系統的應用，這是現代企業單位為了自身發展需求對社會發展的適應。企業單位內部構建信息交流平臺為了幫助企業單位內部員工及時了解單位動態，并協調各部門資源，實時監控整體辦公流程，確保辦公整體流程處于穩定狀態，使企業單位建立良好的形象。企業借助計算機軟件技術可以實時掌握最新的有價值性的信息，及時了解行業的最新動態，為企業單位進行決策提供相關參考依據，提高企業單位內部的辦公效率。

1.5 實現網絡視頻辦公

為了滿足企業單位各項工作的實際需求，辦公自動化系統結合信息處理技術、視頻技術可以降低企業單位員工與領導交流的難度，增強雙方互動的需求。員工可以在平臺上結合自身的工作狀況、工作難題將自身的想法向相關領導人員進行交流，領導人員及時反饋意見，從而提高企業單位員工的工作效率。在線視頻技術的應用，可以減少資源的浪費，避免出現信息流失的問題，使得信息操作和信息技術使用價值的提高，有利于企業單位辦公自動化發展進程進一步加快。

1.6 RIA技術在辦公自動化中的應用

企業單位員工在RIA技術的應用中，根據自身的工作內容選擇操作身份，登錄并注冊系統。辦公處理模塊的設計一般會設定公文處理系統，通過單獨操作和審批補充，對各項任務進行審批處理，從而提高工作效率。公文審批模塊需要相關人員完成操作文件填寫后，按照公文的相關標準進行處理，并根據實際的需求進行文件資源審批，促進員工工作效率的提高。RIA技術的融入可以幫助員工通過反饋模板反饋處理各類信息，提高系統處理的效率，滿足員工和領導處理各項工作的需求。

2辦公自動化的發展方向

2.1 實現無線辦公環境

網絡的全面覆蓋提升了網絡的利用效率，使網絡辦公的新型辦公模式取代傳統的辦公模式，進一步提高了企業單位辦公效率。員工隨時隨地進行網絡辦公，不受時間、地點的約束。為了企業單位辦公信息的安全，技術部門應該根據使用權限設置應用等級，提高企業單位辦公效率的同時，保證網絡辦公的安全性，為優化辦公環境提高有利條件。

2.2 辦公軟件的個性化

目前的計算機處理技術在企業單位的辦公應用中還存在一定的問題，最大的問題就是個性化不足。由于辦公軟件在功能上大致相同，但公司對辦公軟件的需求是不同的，公司采購軟件后，無法有效利用軟件的大部分功能。因此，在對辦公軟件進行設計時，應該實行軟件的個性化，提高不同企業單位對自動化辦公軟件的使用價值，根據不同客戶的實際需求進行軟件設計，確保軟件的應用滿足企業單位是實際需求[2]。

3結束語

計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用，可以為企業單位實現信息管理的完善提供有力支持。充分發揮計算機信息技術的使用效率，構建網絡信息交流平臺，實時掌握行業的最新動態，為企業單位決策提供可供參考的依據，推動企業單位辦公自動化效率進一步的提高。

參考文獻

[1] 李菲.計算機信息處理技術在辦公室自動化中的應用[J].數字通信世界，2018（11）：173.

[2] 楊威.試論辦公室自動化中計算機信息處理技術的應用[J].數碼世界，2020（2）：37.