新形勢(shì)背景下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

童順琴

[摘 要] 近年來(lái)，全球經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步和發(fā)展，給各行業(yè)各領(lǐng)域的發(fā)展都帶來(lái)了一個(gè)改革的契機(jī)。目前，事業(yè)單位在現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中，還存在著重視程度不足、管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足、制度不完善等各種問(wèn)題，因此在新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)該把握住機(jī)遇，在檔案管理工作方面不斷更新管理理念，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)，從而提升檔案管理實(shí)效性。文章根據(jù)檔案現(xiàn)代化管理的主要優(yōu)勢(shì)，分析了新形勢(shì)背景下我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題，并且提出了檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理的有效建議和策略。

[關(guān)鍵詞] 新形勢(shì)；檔案管理；現(xiàn)代化；途徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

新時(shí)代背景下，伴隨著信息技術(shù)的革新，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中都得到了普及和廣泛應(yīng)用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助下，可以對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的查詢、管理和保存等，不僅節(jié)省了檔案管理的人力和物力，還在隨時(shí)隨地獲取所需信息和資料的基礎(chǔ)上，促進(jìn)了工作效率的提升。目前，全球各地都將信息的運(yùn)用放在重要位置，事業(yè)單位檔案工作亦是如此。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該針對(duì)目前管理理念和方式存在的不足和缺陷，逐步完善信息化管理制度和體系，不斷提升管理人員現(xiàn)代化檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)單位的未來(lái)發(fā)展。

一、檔案現(xiàn)代化管理的主要優(yōu)勢(shì)

檔案管理工作是一項(xiàng)體現(xiàn)管理人員整體專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的工作，要求管理人員通過(guò)專(zhuān)業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)的技術(shù)，在其他部門(mén)的輔助下開(kāi)展檔案管理活動(dòng)，保證單位的健康運(yùn)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展。新時(shí)期背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)單位的發(fā)展需求。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該完全改變管理理念，利用現(xiàn)代化創(chuàng)新管理手段進(jìn)行檔案管理勢(shì)在必行。首先，應(yīng)該建立電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案實(shí)施現(xiàn)代化和智能化管理，這樣有利于用戶及時(shí)查閱相關(guān)所需的資料，提升檔案信息的利用率。其次，在以往紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，很多管理人員由于長(zhǎng)期接觸紙質(zhì)資料和文件，很容易出現(xiàn)視力模糊的問(wèn)題，對(duì)其健康造成了不利的影響[1]，而且這樣的檔案管理方式對(duì)單位內(nèi)部資料的查閱和信息共享造成了很多的不便。如果采用現(xiàn)代化檔案管理模式，可以在檔案保護(hù)和利用過(guò)程中，提升檔案查閱效率和質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。

二、新形勢(shì)背景下我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題

（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低

在實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中，建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)條件，也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。我國(guó)在20世紀(jì)80年代就實(shí)施了檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作，并且提出了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化文件。由于檔案管理的復(fù)雜性和繁瑣性，導(dǎo)致我國(guó)在檔案管理方面缺乏統(tǒng)一性，各單位檔案管理各自為政，自給自足。而各個(gè)單位的檔案發(fā)展和建設(shè)水平也存在著較大的差異，一般情況下，都是根據(jù)自身的實(shí)際需求去完善相應(yīng)的硬件設(shè)施，各種硬件設(shè)備先進(jìn)化水平也所有差異。現(xiàn)如今我國(guó)開(kāi)發(fā)的部分檔案應(yīng)用軟件都不符合國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)和要求，其中數(shù)據(jù)不完善、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高直接造成了檔案共享性低、無(wú)主題標(biāo)引等現(xiàn)象[2]。

（二）管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足

在社會(huì)各方面迅速發(fā)展的背景下，單位對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平提出了更高的要求，要求他們不僅需要掌握相關(guān)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要具備較高的職業(yè)道德和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作能力。同時(shí)，他們還需要不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，充實(shí)自己，借鑒和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理念和方法，在檔案管理過(guò)程中運(yùn)用現(xiàn)代科技技術(shù)，從而確保檔案管理活動(dòng)能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。然而，由于我國(guó)制度化建設(shè)處于初始階段，導(dǎo)致相對(duì)應(yīng)的檔案管理建設(shè)和發(fā)展也不完善，同時(shí)檔案管理人員的管理意識(shí)和水平也存在著不足，進(jìn)而阻礙了單位檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展速度。

（三）檔案管理過(guò)程不規(guī)范

檔案現(xiàn)代化管理如果要想快速步入成功的行列，應(yīng)該在管理過(guò)程中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。只有建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和流程，才能促使檔案管理工作順利有序地開(kāi)展，達(dá)到現(xiàn)代化管理的目的。然而當(dāng)前單位的檔案管理部門(mén)管理力度不足，缺乏良好的秩序，人員職責(zé)和范圍都不夠明確，檔案保管方式也不合理，且時(shí)常出現(xiàn)隨意濫用的問(wèn)題，這樣直接對(duì)單位其他部門(mén)工作的開(kāi)展造成了一定程度的影響。以上問(wèn)題，檔案管理部門(mén)如果不予重視，將造成嚴(yán)重的后果，甚至危及到單位的經(jīng)濟(jì)利益[3]。

三、新形勢(shì)下檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理的建議和策略

（一）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化理念的宣傳，完善相關(guān)檔案管理制度

檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理，最為主要的一點(diǎn)是改變現(xiàn)代化管理思維和理念。首先，管理者應(yīng)該對(duì)單位檔案管理的發(fā)展方向和目標(biāo)進(jìn)行短期或長(zhǎng)期的規(guī)劃，隨時(shí)關(guān)注發(fā)展動(dòng)向。其次，將檔案管理現(xiàn)代化理念宣傳到位，促使每個(gè)單位員工都具備正確合理的檔案管理理念，并讓社會(huì)各界對(duì)現(xiàn)代化檔案管理引起足夠的重視和關(guān)注。此外，單位應(yīng)該改變以往傳統(tǒng)落后的檔案管理方式和技術(shù)，加大資金的投入，進(jìn)一步健全檔案管理專(zhuān)項(xiàng)資金保障機(jī)制，做好計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，引進(jìn)全新的技術(shù)和設(shè)備，運(yùn)用科學(xué)的管理辦法，從根本上改變檔案管理設(shè)備和方法落后的現(xiàn)狀，從而在實(shí)踐中去促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理工作的順利開(kāi)展和落實(shí)，提升檔案現(xiàn)代化管理效率。為了確保檔案信息安全，應(yīng)該進(jìn)一步完善電子文件安全管理制度，實(shí)行電子文件傳輸跟蹤登記管理。在電子文件管理系統(tǒng)中，明確人員職責(zé)和設(shè)備管理職責(zé)和范圍，將其操作權(quán)限合理劃分，在軟件功能和工作模式方面進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計(jì)。

（二）全面提升管理人員綜合素養(yǎng)

新形勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化重要的途徑是提升管理人員的綜合素養(yǎng)。檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)直接關(guān)系著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，為了促使每個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作方面取得一定成果，就必須提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。一方面，在單位招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該將管理經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)精神和道德、專(zhuān)業(yè)能力作為考核的重點(diǎn)內(nèi)容，這樣才能保證應(yīng)聘者符合單位的檔案管理工作要求；另一方面，只有當(dāng)管理人員具備一定的職業(yè)素養(yǎng)時(shí)，他們才能在工作中樹(shù)立認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，將自身的全部精力投入到工作中去，保證單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而滿足新形勢(shì)下時(shí)代的發(fā)展需求，為推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障[4]。此外，在培養(yǎng)人才團(tuán)隊(duì)時(shí)，應(yīng)著重將人才進(jìn)行分類(lèi)，比如技術(shù)操作人員、維修人員、工程人員、管理者等，再對(duì)他們進(jìn)行崗前專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，讓所有檔案管理人員不僅懂信息技術(shù)，還具備專(zhuān)業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)和充足的知識(shí)儲(chǔ)備。

（三）加強(qiáng)檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理

在新時(shí)代背景下，單位應(yīng)該以完善標(biāo)準(zhǔn)化的方法和技術(shù)理論去實(shí)施檔案管理工作，確保現(xiàn)代化檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，在實(shí)際管理過(guò)程中，為了方便傳輸或利用，維護(hù)檔案安全的完整性、實(shí)用性和真實(shí)性，應(yīng)該將檔案集中起來(lái)嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家檔案原則進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣才能真正達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，也為單位檔案現(xiàn)代化管理提供了助力和保障。現(xiàn)如今，大部分高校都開(kāi)設(shè)了信息技術(shù)處理、檔案現(xiàn)代化管理、數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用方面的課程，同時(shí)學(xué)校還比較重視學(xué)生實(shí)際應(yīng)用能力的培養(yǎng)，以學(xué)生全方面發(fā)展為主，促使相關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生能夠在未來(lái)有效地適應(yīng)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位關(guān)于檔案管理方面的工作[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

要想加快檔案工作現(xiàn)代化管理步伐，需要社會(huì)各界的共同努力，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念，要求檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理制度落實(shí)到實(shí)際管理工作中去，主動(dòng)去探究檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)的集中檔案管理，可以在減輕人工管理壓力的同時(shí)，對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著積極的影響。最為主要的是，不斷提升單位檔案現(xiàn)代化管理水平，在挑戰(zhàn)和機(jī)遇共存時(shí)，應(yīng)該把握住機(jī)遇，勇于面對(duì)困境，從而發(fā)揮出自身特有的管理優(yōu)勢(shì)和特色，早日達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王莉.新形勢(shì)背景下檔案管理方面現(xiàn)代化的有效途徑[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（40）：275，278.

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[5]符家樂(lè).淺談實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的方法[J].科技資訊，2020，18（11）：252-253.