高校人事檔案管理問題及改進建議

劉淑靜

[摘 要] 我國高校進入信息化管理時代，對人事信息管理的需求便不斷提升。高校人事檔案工作是高校人事工作的重點和基礎，同時它也是建立和諧校園、提升教學質(zhì)量和完善學校建設工作的必要支持。而高校人事檔案信息化管理也是順應社會發(fā)展以及高校建設的必然選擇。文章以高校人事檔案管理為中心，探尋目前高校人事檔案管理的不足和問題，并對其造成的影響進行分析，從而提出適當?shù)慕鉀Q辦法。

[關鍵詞] 高校；人事檔案；檔案管理；信息化

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A

我國高校全面自主化經(jīng)營以來，高校人事檔案管理發(fā)揮著越來越重要的作用，過去檔案只是單純記載教師職工基礎信息，基本沒有管理功能，只是發(fā)揮“看管”的作用。而事實上檔案記錄著教職工的基本信息、學歷背景、以往經(jīng)歷，通過信息高校可以判定教職工的能力和未來發(fā)展，尤其是在評比、升職、考級的時候，均需要依托這些原始檔案信息[1]。同時，加強信息的管理，可以對于學校的師資水平、分布進行大數(shù)據(jù)分析，有利于科學開展戰(zhàn)略規(guī)劃和學術研究，集中力量進行人才培養(yǎng)和供需調(diào)整。然而事實上，我國高校目前人事檔案管理還存在很多不足和問題，需要大力加強檔案的管理工作，發(fā)揮檔案信息的實用價值，使檔案為高校發(fā)展的助力。

一、高校人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案信息不完整，材料真實度不高

在未開始全面自主化經(jīng)營的時候 許多高校的檔案信息收集方式不夠規(guī)范，很多都是檔案管理人員要求教職工自己填寫，缺少專業(yè)的信息考核機制，導致檔案信息會存在一定的漏報、錯報、謊報的可能性，到后來糾正起來也十分困難。并且由于早期對于檔案管理人員的素質(zhì)水平要求不高，以及對于檔案管理工作不夠重視，態(tài)度散漫，導致很多人事檔案信息歸檔不及時、不準確[2]。除了基礎信息以外，教職工的履歷發(fā)生變化時，也存在信息不更新的問題。由于教職工個人的經(jīng)歷與學校整體建設不相關，所以導致類似學歷、收入、工作時間等數(shù)據(jù)沒有及時在個人履歷上更新。而最為常見也是最為惡劣的，是教職工出于利益因素買通檔案管理人員擅自修改資料，像年齡、工齡等信息，都缺少規(guī)范化、標準化的管理，這對于人事檔案的真實性和可靠性都會產(chǎn)生不好的影響，導致檔案無法作為高校評優(yōu)的標準，優(yōu)秀人才可能會因此而埋沒，勾結與牟利行為時有發(fā)生，也會嚴重影響校園環(huán)境，影響學校的口碑。

（二）高校人事檔案管理與其他管理各自為政

一般高校人事檔案管理都會與教學教務相隔離，目的在于專人管專事，而事實上人事檔案管理與教職工密切相連，信息被過度拆分，就會導致職工信息很難被有效地獲取、歸納，就無法準確、全面地反映出教職工的整體素質(zhì)。人事檔案與教務工作分開，像是教學水平、學生成績、教學任務完成情況就不能第一時間反映在檔案中，而這部分信息又和教師的工資水平密切掛鉤。如果不能將工作成績及時反映在工資收入上，可能會影響教師工作的積極性[3]。另外，涉及教師的信息諸如課題研究、審計信息、人事管理也都分屬各個部門管理，不但無法實現(xiàn)信息共享，而且很大程度上耗費人力資源。教師的課題研究成果多數(shù)由學校的獨立部門進行保管，主要目的是為科研提供支持。檔案管理對于檔案僅僅是起到“看管”的作用，不能及時將檔案信息更新。審計管理則主要針對教職工當中的干部，而且審計結果多數(shù)參照上次結果，所以對于教職工的檔案也會產(chǎn)生過多的影響。人事管理主要保管的是教職工的初始信息，由于涉及工齡、年齡等與教職工切身利益相關的信息，因此也是最容易出現(xiàn)私相授受的問題。這樣的檔案管理方式目前已為學術界詬病，提升了信息管理的難度。

（三）管理漏洞多，“棄檔不顧”現(xiàn)象突出

高校在以往作為事業(yè)單位，早年吸引了大量人才，而近年來隨著市場機制的引進，很多私營高校出現(xiàn)，收入更為優(yōu)渥，職業(yè)上升空間也更大，導致人才的流動性擴大，出現(xiàn)了公立學校教職工流失的狀況。有的傳統(tǒng)高校就采用“扣檔”的手段，以檔案脅迫教職工，導致他們無法離職。而有的私營高校為了吸引人才，會采用重新建檔的方式，很多教職工會選擇“棄檔不顧”，導致原公立高校有大量的檔案無人認領，學校既無權對檔案銷毀，又沒有指定的地方接收檔案，提高了檔案保管成本，對于學校檔案管理也造成了很大的影響。檔案與教職工的關系密不可分，記錄了其教育背景、工作經(jīng)歷等諸多信息，既不應該成為高校拖住教師的手段，也不能輕易就可以被任何一所學校重新建檔，否則不僅人事檔案管理的本質(zhì)名存實亡，高校的教學質(zhì)量也會受到影響[4]。

（四）檔案管理手段落后，開發(fā)利用程度較低

目前，高校人事檔案管理普遍采用的是紙質(zhì)化管理模式，信息搜集、獲取、歸納比較復雜，缺少對個人經(jīng)歷軌跡的電子化記載。對于教職工來說，評級、考核、升職、加薪，均需要以個人檔案為依據(jù)，現(xiàn)有檔案管理方式顯然忽略了這一功能，檔案管理方式不夠科學，原則上要求學校開展各項建設工作，都要嚴格依照檔案信息進行操作，然而事實上很多高校并未執(zhí)行，導致大量的檔案信息沒有得到有效的利用。即便是學校建設發(fā)展需要統(tǒng)計人事信息的時候，由于存檔工作不到位，人事檔案也無法作為依據(jù)，導致學校根本無信息可用。在國內(nèi)一些一流的高等學校，很多檔案管理人員擁有專業(yè)知識和學歷背景，也意識到檔案的重要性，能夠進行有效的檔案管理，但是檔案是否使用的決定權在于學校的領導，所以也無法做到讓人事信息得到充分利用。除了人為因素，檔案管理的技術落后，也增加了信息的統(tǒng)計和管理的難度，很多高校為學生建立電子檔案，但是只為教職工建立紙質(zhì)檔案，說明高校無論是在人事檔案管理的意識上，還是在現(xiàn)有技術條件上，都需要提高。

二、高校人事管理問題的解決途徑

（一）提升對人事檔案管理重要性的認識

人事檔案是對個人學歷和工作經(jīng)歷予以證明的重要文件，特別是在高校學術造假頻頻發(fā)生的今天，各級高校都要對人事檔案管理重視起來。除此之外，人事檔案還與教職工的工資和社會福利等信息相關聯(lián)，因此除了人事檔案需要按照流程真實歸檔之外，還需要能夠及時調(diào)取信息，加強各個部門之間的信息共享。除了部門加強對人事檔案管理的認識之外，還需要在全校范圍內(nèi)通過學習、宣傳、培訓，從而加強從領導到員工整體對于人事檔案重要性的認識。

（二）加強對人事檔案管理人員的培養(yǎng)

人事檔案管理人員承擔著人事檔案管理的重要責任，因此必須對他們嚴格要求。他們既要在思想上保持可靠、正派的作風，也要具備較強的技術性，提升專業(yè)的素養(yǎng)。另外，高校還需要保持檔案管理團隊的穩(wěn)定性，多培養(yǎng)年輕的人事檔案管理人員，在專職人員出現(xiàn)工作調(diào)動、外出的情況下也能保證檔案管理工作得到妥善處置。對于人事檔案管理人員的績效考評也應該納入學校管理的范疇中，對于那些為人事檔案做出貢獻的同志給予表揚和獎勵，而對于失職者或者私相授受者，要視情節(jié)輕重給予紀律處分。

（三）完善人事檔案管理制度規(guī)范化建設

為了保證人事檔案的真實性、有效性，務必規(guī)范高校人事檔案管理制度，當前人事檔案信息混亂的根源在于沒有完善的流程，高校組織和人事部門應該加強對人事檔案歸檔的業(yè)務指導，對基礎信息嚴格把關，把收集到的信息進行認真仔細地甄別。另外，人事檔案應該隨著教職工升職、任免、外出學習、獎勵而隨時補充材料，因此需要建立一套定期個人檔案歸檔機制。為防止檔案丟失、泄密、被篡改、內(nèi)容不齊等問題，人事檔案管理應該統(tǒng)一由人事檔案館統(tǒng)一保管，任何人需要借閱、使用，都要遵守檔案管理制度，轉入、轉出都需要嚴格的記錄。

（四）加大檔案管理設備投入和信息化建設

“巧婦難為無米之炊”，想要完善人事檔案管理，首先需要建設基礎設施，健全檔案管理室的功能，要將檔案室、查閱室、檔案制作室分隔開，這樣才能避免發(fā)生意外，造成損失。檔案管理應該和其他部門一樣，建立年度預算制度，年初將一年的成本花銷計算清楚，像檔案盒、卷柜、掃描儀和除濕防潮設備都需要定期的經(jīng)費投入，才能保證日常的檔案管理工作正常運行。除此之外，還需要大力推進信息化建設，改進工作方式，整合信息資源，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改革創(chuàng)新為“大數(shù)據(jù)”“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案”的管理模式，不僅可以提高人事檔案管理的效率，方便在線查閱檔案信息和數(shù)字化提取檔案數(shù)據(jù)，而且有利于高校建立科學校園管理和各部門之間信息共享。

參考文獻：

[1]劉晶.試論人事檔案管理工作存在的問題及完善對策[J].商品與質(zhì)量，2017（1）：480-481.

[2]吳一非.高校人事檔案收集與整理管窺[J].檔案管理，2016（3）：93.

[3]朱鵬艷.市場經(jīng)濟背景下高校人事檔案管理問題探究[J].品牌，2015（8）：270-271.

[4]李影溪.論高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2017（1）：125-126.