淺談信息時(shí)代的博物館檔案數(shù)字化管理

馬琴

摘 要：檔案數(shù)字化管理模式相較傳統(tǒng)管理模式，擁有資源利用更合理，檔案的保護(hù)與修復(fù)條件更寬松，信息傳播更高效，檔案展出方式更多元等眾多優(yōu)勢(shì)。博物館推行檔案數(shù)字化管理，需加強(qiáng)檔案管理的軟、硬件建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字化檔案的管理制度，專設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而更好地發(fā)揮文化傳承、文化傳播的效能。

關(guān)鍵詞：博物館;數(shù)字化;檔案管理;優(yōu)勢(shì);措施

博物館檔案是展示博物館發(fā)展的原始資料，是博物館成長的大事記，是博物館發(fā)展的真實(shí)縮影。在博物館的日常運(yùn)營中，往往有各種各樣的檔案資料生成，其中包含大量珍貴的文物檔案，這些檔案的意義不僅在于其本身蘊(yùn)含的藝術(shù)和文化價(jià)值，更承載著整個(gè)博物館的歷史。在信息全球化和科技變革等強(qiáng)有力的帶動(dòng)下，所有行業(yè)都朝著“大數(shù)據(jù)時(shí)代”變遷，人們逐漸習(xí)慣于準(zhǔn)確高效、方便快捷的數(shù)字化工作手段。因此，如何使博物館的檔案管理工作從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式順利切換，切實(shí)提高數(shù)字化的管理質(zhì)量，成為需要深入探討的問題。

1 檔案數(shù)字化管理模式相較傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)勢(shì)分析

檔案類型繁多，如藏品檔案、陳列檔案、行政人事檔案等。一直以來，我國大多數(shù)博物館所實(shí)行的檔案管理模式，通常是由檔案管理員根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行判斷、估計(jì)和歸檔，處理的對(duì)象是實(shí)物檔案資料。數(shù)字化檔案管理則由相關(guān)工作人員使用定制化、特色化的系統(tǒng)，與經(jīng)驗(yàn)結(jié)合，對(duì)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行分類保存，其優(yōu)點(diǎn)在于多維性和立體性。無論從哪個(gè)角度來看，數(shù)字化管理模式都比傳統(tǒng)模式具備更多的優(yōu)點(diǎn)。

1.1 資源利用更合理

與人工整理等傳統(tǒng)手段相比，數(shù)字檔案運(yùn)用技術(shù)手段存儲(chǔ)，直接導(dǎo)致了存儲(chǔ)媒介的差異，實(shí)物檔案資料需要大量的柜子、資料室來存放，同時(shí)也需要更多的工作人員對(duì)其進(jìn)行管理，倉儲(chǔ)、人工等成本高;而數(shù)字資料可存儲(chǔ)于硬盤、光盤等介質(zhì)中，這些介質(zhì)均具有體積小、內(nèi)存大的特點(diǎn)，不僅節(jié)約了倉儲(chǔ)和人工管理成本，還能有效節(jié)約紙張，綠色環(huán)保。

1.2 檔案的保護(hù)與修復(fù)條件更寬松

從保護(hù)文物檔案的角度來看，實(shí)物檔案往往易受濕度、溫度、光線、蟲蛀等物理?xiàng)l件的影響，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高，保存稍有不慎便會(huì)給珍貴檔案帶來較大的損失，并且難以修復(fù);然而以電子形式存儲(chǔ)的數(shù)字檔案受環(huán)境因素制約較小，光盤、硬盤等設(shè)備的保管相較大量的紙質(zhì)等實(shí)物檔案保管則容易得多，一旦存入幾乎不會(huì)發(fā)生質(zhì)損和遺失，大多數(shù)情況下亦可通過信息技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。

1.3 信息傳播更高效

就信息傳播而言，傳統(tǒng)形式的實(shí)物檔案往往是通過巡回展覽等現(xiàn)場(chǎng)觀摩的方式來宣傳，其傳播效率與影響范圍較小，并且在來回搬運(yùn)的過程中質(zhì)損的風(fēng)險(xiǎn)極大。而數(shù)字化檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)進(jìn)行高效傳播，無須搬運(yùn)實(shí)物，能發(fā)揮最大的影響力。

1.4 檔案展出方式更多元

極為重要的一點(diǎn)是，博物館在展示檔案時(shí)，傳統(tǒng)檔案通常僅是單調(diào)地陳列于展柜中，再附上文字說明被動(dòng)地供人們參觀，這就導(dǎo)致很多人在參觀時(shí)根本沒有注意到該檔案，文字說明也只是被大致瀏覽甚至被忽略。而數(shù)字化檔案的展出方式則更加多元化，更有吸引力。利用多媒體、多維技術(shù)、VR技術(shù)等最尖端的高科技技術(shù)進(jìn)行展示，使各類檔案資料故事化、形象化，更有趣味性，通過動(dòng)畫、聲音等主動(dòng)進(jìn)行信息輸出，更容易被大眾所接受。

我國“十三五”規(guī)劃曾重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了博物館的可持續(xù)發(fā)展，博物館行業(yè)正在茁壯成長，對(duì)發(fā)展過程中存在的問題應(yīng)盡早發(fā)現(xiàn)并解決，檔案管理工作就是其問題之一。數(shù)字化檔案管理是博物館發(fā)展的必然趨勢(shì)，為今后建設(shè)智慧博物館打下良好的根基，此過程漫長且需要耐心，只有勤于總結(jié)數(shù)字化檔案管理過程中出現(xiàn)的難點(diǎn)，并重視問題分析、積極尋找應(yīng)對(duì)的方法，才能切實(shí)推進(jìn)數(shù)字化管理模式的發(fā)展，使博物館檔案的內(nèi)在價(jià)值最大化，使博物館的檔案展出方式更加多元化。

2 博物館推行檔案數(shù)字化管理的措施建議

2.1 加強(qiáng)檔案管理軟、硬件建設(shè)

博物館在坐擁數(shù)量龐大實(shí)物資料的基礎(chǔ)上，要將如此大量的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化存儲(chǔ)，對(duì)軟、硬件設(shè)備等都有較高的要求，軟、硬件設(shè)施的建設(shè)是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，也是確保傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理平穩(wěn)過渡的必要條件。博物館必須重視相關(guān)的軟、硬件設(shè)施，加大資金投入。建設(shè)硬件設(shè)施時(shí)，還應(yīng)考慮便于數(shù)字化管理的系統(tǒng)設(shè)備，包括掃描設(shè)備、數(shù)字處理設(shè)備等，但不限于這些設(shè)備。針對(duì)數(shù)字化檔案管理的軟件建設(shè)，相關(guān)檔案管理崗位人員應(yīng)積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合博物館檔案管理難題和需求，通過聯(lián)合專業(yè)軟件開發(fā)商或者高等院校，制訂一套符合本館檔案特征的實(shí)用的管理系統(tǒng)，為博物館檔案各項(xiàng)日常工作的數(shù)字化、高效化、安全化、集約化打下堅(jiān)實(shí)可靠的根基。

2.2 進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字化檔案的管理制度

規(guī)范的管理制度是各項(xiàng)工作高效開展的關(guān)鍵。從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理模式改革的過程中，一套行之有效的規(guī)章制度必不可少，應(yīng)針對(duì)管理過程中相關(guān)的工作內(nèi)容、工作流程、人員分工、獎(jiǎng)罰約束等制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格的規(guī)章制度令各項(xiàng)日常工作有章可依。應(yīng)利用各類電子設(shè)備進(jìn)行檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，包括輸入文字、掃描圖片、拍攝上傳其他實(shí)物檔案等。

2.3 專設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫全方位覆蓋著各類詳細(xì)的檔案，系統(tǒng)能自動(dòng)排列從博物館建立初期以來的信息，例如某文物的名稱、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、歷史關(guān)聯(lián)事件、尺寸、材質(zhì)等詳細(xì)信息，皆可及時(shí)記入數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，也便于在系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，必要時(shí)還能隨時(shí)更新該文物的后續(xù)信息。例如該文物屬于哪個(gè)類別，陳列在博物館的哪個(gè)區(qū)域，參與過博物館舉辦的何種活動(dòng)，展出的過程中呈現(xiàn)了怎樣的效果，觀眾對(duì)該文物的反饋情況，涉及該文物的學(xué)術(shù)作品，學(xué)者們對(duì)該文物如何進(jìn)行修復(fù)的建議等各類有價(jià)值的信息，皆可隨時(shí)添加、修改或刪除。博物館檔案系統(tǒng)面向的不同使用者應(yīng)設(shè)置對(duì)應(yīng)的訪問權(quán)限，令系統(tǒng)能面向不同的訪問人群發(fā)揮最大的效用，令人力、物力高效結(jié)合。可在博物館官方網(wǎng)頁中設(shè)置專門的版塊，定期預(yù)告即將舉辦的活動(dòng)，介紹本館最具特色的藏品，發(fā)布本館藏品的簡介，通過網(wǎng)頁讓社會(huì)群眾直觀地了解藏品和活動(dòng)信息，吸引網(wǎng)頁訪問者前往實(shí)地參觀，進(jìn)一步使用數(shù)據(jù)庫來宣傳博物館。

2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作質(zhì)量的高低很大程度上是由員工素質(zhì)的高低決定的，在如今數(shù)字化信息化時(shí)代化的浪潮中這一點(diǎn)顯得更為重要。推行檔案數(shù)字化管理不僅要求員工掌握檔案管理的專業(yè)技能，更需要具備一定的電子信息技術(shù)知識(shí)。一方面，博物館管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，及時(shí)更新知識(shí)體系，進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng);另一方面，可以通過多樣化的活動(dòng)形式來提高領(lǐng)導(dǎo)層的管理能力和員工的工作技能，例如業(yè)務(wù)知識(shí)競(jìng)賽、專題學(xué)術(shù)討論、專家講座等，積極傳授與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理技巧，分析檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢(shì)。

3 結(jié)語

綜上所述，博物館檔案數(shù)字化管理作為博物館信息化建設(shè)的重要一環(huán)，是一個(gè)循序漸進(jìn)卻又必不可少的過程。這需要全體博物館人員的高度配合和重視，通過加強(qiáng)建設(shè)檔案管理的軟、硬件設(shè)施，進(jìn)一步完善數(shù)字化檔案的管理制度，專設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí)，推動(dòng)整個(gè)博物館向信息化模式轉(zhuǎn)變，使博物館更好地發(fā)揮文化傳承、文化傳播的效能。

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