研究所科技成果轉移轉化檔案的管理

張曉

隨著社會科技發展，創新的重要性也在不斷地提高，我國也愈加重視科技成果的傳化，無論是理論界還是產業界都對科技成果轉化非常重視。但是通過分析實際情況可以發現，理論界并沒有認識到科技成果轉化過程中做好檔案信息資料收集和管理的重要性，這也直接導致了很多價值較高的科研項目檔案分散的保存在不同地方，甚至可能出現檔案信息遺失的情況。所以，我們必須認識到科技成果轉化中項目檔案管理工作開展的重要性，并采取措施做好相關的檔案管理工作。

一、科技成果轉移轉化檔案管理的重要性分析

1.科技成果轉化檔案意義分析。成果轉移轉化檔案指的是科技成果在產業化過程中形成的查考利用價值比較高的、需要進行保存的圖標、證書、文字材料以及聲像資料等一系列的文件資料。成果轉移轉化檔案能夠真實的記錄和反應科技成果技術，也能夠將科技成果產生經濟效益的整個過程真實的記錄下來。

2.科技成果專業轉化檔案管理的重要性分析。在科技檔案管理中，成果轉移轉化檔案是非常重要的組成部分，尤其是科技成果產業化活動的記錄，能夠真實反應出科技成果轉化成為生產力的速度、力度以及真實的效果。科技成果專業轉化檔案本身便是科技儲備的重要形式，是一種非常重要的資源。在相關工作開展的時候，做好科技成果轉移轉化檔案管理，將檔案對科技的推廣作用發揮出來，便必須認識到科技成果轉移轉化檔案管理的重要性，切實提高其管理水平，盡可能的將科技成果檔案所具備的價值挖掘出來，更加規范的進行科技成果轉移轉化檔案的管理，切實提高檔案管理的實際效果。

二、科技成果轉移轉化檔案管理中存在的主要問題

在科技工作開展中科研檔案管理是其工作基礎，能夠給國家經濟發展和社會進步更好地提供保障和基礎，在科研所中，進行科研檔案管理是其檔案管理中的重要組成部分。但是當前科研所科技成果轉移轉化檔案管理綜合存在的問題還比較多，主要體現在下面幾點。

1.科技成果轉移轉化項目較多，增加了檔案歸檔的難度。首先，我們必須認識到科技成果轉移轉化本身便將科技和經濟結合在了一起，能夠推動社會更好發展，其選擇的渠道和模式都存在多樣化的特點。現在研究所進行科技成果轉移轉化的時候，主要有下面幾種，分別是技術指導、協同創新、自我創新、技術轉讓以及合作實施等，轉移轉化方式不同，那么其轉移轉化過程也存在較大的差異，檔案資料產生情況也各不相同，這也給檔案資料全面完整收集造成了較大的影響，怎樣才能夠進行可行性較強的項目跟進研究體系建設，全面進行項目資料的收集，是當前研究所科技成果轉移轉化檔案管理中存在的重要問題。其次，受到企業運轉情況以及市場行業發展情況的影響，有些科技成果轉移轉化項目可能會出現終止的情況，對于這個類型的科技成果轉移轉化怎樣進行歸檔，還沒有明確規定。再其次，對于那些已經得到較好推廣和應用的項目，通過分析其現狀可以發現，其涉及到多個項目，而這些項目涉及的方面也比較多，很難將每一個項目都分離開來，進行檔案管理的時候，歸檔范圍的可操作性比較差。最后，在科技成果轉移轉化成功之后，會和企業進行合同的簽訂，但是這個時候，項目并沒有終結，以后涉及到的和項目驗收結題有關的資料，還必須做好檔案歸檔工作。

2.科技成果轉移轉化檔案管理的時候，體制機制不夠完善。隨著科技創新的進行，科技成果轉移轉化項目也在不斷增加，為了方便項目管理的進行，一般都會選擇分職能管理和分類型管理的方式，這也會導致進行同一個科技成果轉移轉化檔案管理需要多個部門進行協同工作，比如檔案管理部門、科研項目管理機構以及成果轉移轉化管理部門等。想要保證檔案資料的完整性，需要上面各個部門之間互相配合。但是通過分析和研究可以看出，現在各個部門的歸檔程序和工作責任都不夠明確，歸檔的時候，需要花費大量的時間，并且歸檔的時候，還容易出現資料重復收集和忘記收集的情況，這也會導致收集到的資料不夠完整，檔案管理工作的質量和效率很難真正的提高。

3.科技成果專業轉化檔案歸檔意識比較差。現在有些研究所的工作人員本身的科技成果轉移轉化歸檔意識還比較差，對其沒有一個正確認知，管理工作沒有能夠真正跟上社會和時代的發展。雖然有些單位轉移轉化了很多科技成果，但是歸檔工作卻沒有做好，很多試驗數據和原始記錄都已經丟失，這也導致了科研所檔案管理工作開展面臨的問題比較嚴峻，甚至可能會給科研所后續的工作造成較大的影響。

三、科研所做好科技成果轉移轉化檔案管理的策略

1.進行云檔案信息資源共享平臺的建設。隨著信息技術的發展，當前已經進入了云計算時代，科研所在進行科技成果轉移轉化項目檔案管理的時候，存在的大量信息收集困難存儲困難的問題也得到了很好地解決。通過進行云檔案管理平臺的建立，也能夠將以往存在的信息孤島情況打破，推動檔案數字化建設更好進行，給科技成果轉移轉化檔案管理更好地進行提供便利的技術，提供統一的標準，給檔案管理標準化實現奠定基礎。可以通過云檔案信息資源共享平臺來進行資源的共享，從科研項目檔案信息資源服務、資源應用等多個方面出發來更好地整合科技成果檔案轉移轉化的檔案資源，提高科技成果轉移轉化的檔案管理水平。

2.做好科技成果轉移轉化檔案管理統籌規劃工作，對相關制度進行完善。隨著社會經濟發展，國家對于科技成果轉移轉化也更加重視，為了將科技和經濟發展更好地結合在一起，相關部門應該統籌規劃科技成果轉移轉化項目，進行檔案資料整合全局觀念的樹立，將其和科技成果轉移轉化結合在一起，進行相關法律法規和管理制度的出臺，確保檔案管理工作開展的時候能夠有相關法律法規作為依據，發揮檔案的作用，給科技成果轉移轉化更好地進行提供服務。我們還應該將科研項目檔案歸檔組織模式理順，對不同檔案資料歸檔的范圍和保管的期限進行明確地規定，將檔案管理工作添加到科研項目管理整個過程中去，全過程地做好文件檔案生命周期控制工作，確保檔案本身的真實性、完整性和準確性。此外，為了更好地共享檔案信息資源，還需要將信息技術和網絡技術運用進來，進行檔案信息資源平臺建設，對信息化管理的相關功能進行完善，做好檔案協同配套服務體系的建立。

3.轉變思想，真正的認識到做好檔案收集工作的重要性。科研所檔案管理人員想要做好科技成果轉移轉化檔案管理工作，便必須認識到檔案管理的重要性，積極主動轉變觀念，進行全新服務意識的樹立，重視檔案的共享和檔案效益觀念的提高，根據本研究所科技成果轉移轉化的實際情況和相關工作人來商討編制科技成果歸檔的辦法，對不同主體的責任進行明確，理順檔案保管的期限及歸檔的范圍，從而給科研工作，管理工作和各種生產經營活動的開展奠定基礎。此外，還必須認識到檔案管理人員超前服務意識培養的重要性，讓其及時地參與到科技成果轉移轉化檔案形成的過程中去，從而將檔案管理人員的指導作用發揮出來。在年度整體檔案歸檔之前，相關管理人員必須去各個部門中間指導，了解檔案歸檔工作的進度，和相關部門人員一起進行資料的整理，若是發現檔案不符合相關的標準，那么必須及時地指出，并提出整改建議，只有這樣檔案歸檔質量才可能真正提高。

四、結語

隨著社會科技發展，人們愈加認識到了科技發展和科技成果轉移轉化的重要性，其對于社會經濟發展和綜合國力提高意義重大。所以，我們必須真正認識到做好檔案管理的重要性，及時進行檔案的歸檔、整理及保存工作。但是當前研究所進行科技檔案成果轉移轉化檔案管理的時候存在的問題還比較多，比如管理體系不夠完善，相關人員的歸檔意識較差。而想要解決這些問題，便必須根據實際情況和需要來進行管理制度的完善，將現代信息技術運用進來，轉變思想進行云共享平臺的建設，從而給檔案管理工作更好地提供幫助。

（執筆人：張 ?曉 ? 王樹聲 ? 許立峰 ? 胡海洲 ? 戰徊旭 ? 趙洪顏）

（作者單位：中國農業科學院煙草研究所）