基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

任爽｜文

對(duì)于企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)管理而言，檔案信息管理是其關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更是一個(gè)企業(yè)的重要無(wú)形資產(chǎn)。在信息化背景之下，將信息技術(shù)與文書檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，更有利于為企業(yè)發(fā)展提供精準(zhǔn)的信息支撐和寶貴的歷史資料?；诖耍鎸?duì)文書檔案管理工作中的諸多問題，推進(jìn)檔案管理工作的信息化是十分必要的。

為了適應(yīng)當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的需求，很多企事業(yè)單位在檔案管理方面迎合了信息化發(fā)展的技術(shù)趨勢(shì)和時(shí)代潮流，將信息化技術(shù)合理應(yīng)用到單位的文書檔案管理過程中，創(chuàng)新文書檔案管理方式，有效提升文書檔案管理的時(shí)效性。本文重點(diǎn)分析了當(dāng)前文書檔案管理中存在的問題，并提出了應(yīng)對(duì)策略，以此優(yōu)化文書檔案管理質(zhì)量。

當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理工作中存在的問題

1.對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足

不少企業(yè)對(duì)于文書檔案的管理工作重視程度不夠，運(yùn)用信息化手段進(jìn)行管理的必要性認(rèn)知不夠，不能認(rèn)識(shí)到用信息技術(shù)來提升文書檔案的管理效率的重要性，檔案管理工作的作用發(fā)揮不充分，在日程運(yùn)營(yíng)管理過程中顯得微不足道。正因?yàn)槿绱?，才?huì)導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)很多問題。長(zhǎng)此以往，不僅在思想上容易忽略檔案管理工作，更容易導(dǎo)致員工甚至領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作認(rèn)知上的偏差和態(tài)度上的偏移。一些單位中的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不是主要工作，更不是重點(diǎn)工作，檔案管理工作的好壞并不能決定一個(gè)企業(yè)的興衰成敗，因此，在檔案管理工作方面，并沒有做到高度重視、親自部署、嚴(yán)加推進(jìn)、抓好落實(shí)，也就使得各層級(jí)人員對(duì)檔案管理工作難以付出百分之百的努力。雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)如火如荼，但正是因?yàn)榘l(fā)展過程中對(duì)檔案管理工作重視度不夠高，才使得信息化建設(shè)推進(jìn)滯后而緩慢，工作局面往往較為被動(dòng)，對(duì)于單位提高檔案管理質(zhì)量和效率、有效促進(jìn)單位發(fā)展是極為不利的。

2.檔案管理水平不高

從人的角度看，由于重視程度不夠，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的系統(tǒng)性謀劃和積極主動(dòng)的工作態(tài)度，就難以在信息化大背景下制定出科學(xué)合理、符合企業(yè)實(shí)際的檔案信息化管理制度體系和工作機(jī)制，對(duì)待工作，不積極不主動(dòng)，工作態(tài)度極為惡劣，敷衍了事，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的深層次意義。與此同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，沒有充分結(jié)合檔案信息化建設(shè)的趨勢(shì)，使工作效率過于低下。從物的層面講，多數(shù)單位對(duì)檔案管理必備的條件解決程度和落實(shí)效果較差，如沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室空間有限、環(huán)境潮濕、“六防”設(shè)備不配套，影響檔案管理的質(zhì)量和效率還在其次，更甚者會(huì)引起檔案材料的霉變、蟲蛀并存在安全隱患，這與信息化管理的要求相比，差距較大。

3.缺乏專業(yè)性的管理人才

在單位里，檔案管理工作并不是主要的工作，因此往往不會(huì)或很少安排專業(yè)管理人才。在實(shí)際工作中，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、檔案管理要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄，且大多數(shù)檔案人員往往身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作的精力投入不足，日常檔案管理工作中多數(shù)情況僅是將所謂檔案材料歸入檔案盒，在梳理、歸納、分類、紀(jì)實(shí)等方面嚴(yán)重欠缺，在很大程度上影響了一個(gè)企業(yè)的檔案管理水平，也就更加難以在信息化建設(shè)上發(fā)揮力量，推進(jìn)工作。

信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新研究策略

1.提高檔案管理工作重視程度

檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理發(fā)展、從事實(shí)踐活動(dòng)、發(fā)揮社會(huì)影響力的原始記錄和歷史見證。應(yīng)通過各種宣講形式、主題活動(dòng)及媒體載體大力宣傳檔案管理及信息化建設(shè)的重要性和必要性，持續(xù)完善檔案管理相關(guān)管理制度和各種機(jī)制，加強(qiáng)周期性檔案管理及信息化建設(shè)工作的督導(dǎo)檢查力度和考核要求，對(duì)不符合檔案管理要求的、不利于檔案管理信息化建設(shè)的問題要及時(shí)糾正，并形成有針對(duì)應(yīng)的正向激勵(lì)和反向約束機(jī)制，不斷營(yíng)造人人重視檔案管理工作的氛圍，促進(jìn)形成人人關(guān)心檔案管理、人人參與檔案管理的工作環(huán)境。

2.提升檔案管理人員的管理能力

若想管理好本企業(yè)的檔案，要深刻的反省自身，是否擁有與檔案工作相匹配的管理能力。首先，在安排檔案管理人員時(shí)，就要綜合考察相關(guān)人員的能力和素質(zhì)，是否能勝任這項(xiàng)工作，錄用以后還要提供有效的指導(dǎo)和幫助，并且通過日常監(jiān)督和引導(dǎo)使其擁有正確的工作態(tài)度，這些對(duì)于工作而言是十分重要的。其次，不能脫節(jié)時(shí)代特點(diǎn)，將檔案信息化建設(shè)融入檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)信息化和科學(xué)化管理各種檔案的保存。打造現(xiàn)代化精準(zhǔn)便捷的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)需要尋找和查閱時(shí)，檔案管理人員依據(jù)信息化建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)手段，使傳統(tǒng)管理模式下檔案管理工作變得更加便利，更是加快了工作速度，使檔案得以發(fā)揮作用和價(jià)值。

3.培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)管理方面的專業(yè)人才

對(duì)于提升檔案管理工作的效率而言，培養(yǎng)專業(yè)人士是有效的措施之一。具體做法如下：應(yīng)該重視檔案管理人員的工資水平不能過低。否則無(wú)法吸引到更多優(yōu)秀的人才。其次，在資金分配上，應(yīng)多傾向于檔案管理部門，在資金充足的情況下，才可以進(jìn)行檔案信息化建設(shè)管理體系，使得管理人員在新型的管理模式和設(shè)施下發(fā)揮作用。最后，還應(yīng)該重視員工的綜合素質(zhì)和能力，提升其管理能力和工作能力，使其擁有正確的工作態(tài)度，更好地為管理檔案工作服務(wù)。比如常見的培訓(xùn)方式可以提升管理人員的計(jì)算機(jī)水平和信息化水平，現(xiàn)代化存儲(chǔ)系統(tǒng)，搭建新型檔案管理體系等等。

4.完善檔案管理工作系統(tǒng)

對(duì)于促進(jìn)檔案管理體系逐漸信息化而言，不斷地完善檔案管理工作系統(tǒng)是極為有必要的。具體來說，首先應(yīng)該重視硬件設(shè)施的完善，使檔案管理工作逐漸信息化。這就要求每一個(gè)工作人員都擰成一股繩，將新型的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安置在檔案室，利用最先進(jìn)的技術(shù)搭建存儲(chǔ)和查找平臺(tái)，將所有的檔案分類管理，旨在提升檔案管理效率。其次，建立新型的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷地提升管理人員的專業(yè)水平。但是，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化的認(rèn)識(shí)程度不夠高，因此，需要不斷地投入資金和組織培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)認(rèn)識(shí)的根本性轉(zhuǎn)變，建立一個(gè)符合本單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提升工作能力和管理質(zhì)量，為單位的發(fā)展做好充足的人才信息準(zhǔn)備。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在單位發(fā)展和改革的過程中，關(guān)于檔案管理工作的進(jìn)行，需要領(lǐng)導(dǎo)和各部門人員共同協(xié)調(diào)重視來完成，并在其中加入現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，搭建現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷地提升檔案管理人員的薪資待遇，定期組織培訓(xùn)以提高其專業(yè)性，為單位的發(fā)展和改革奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)，最終提高其競(jìng)爭(zhēng)力和實(shí)力。