淺談如何做好幼兒園檔案管理工作

雷常琴

摘要：本文圍繞幼兒園檔案管理工作展開論述，分析探討此方面管理工作的優化策略的相關問題。檔案管理工作并不是簡單的資料存儲，其需要對園內多方面的資料進行整理，不僅要服務于園內還要服務于園外，不僅要科學歸納，亦要快速調取。文章圍繞幼兒園檔案管理工作中職工意識培養、制度規范化、管理時效性等三個方面闡述具體的管理策略，力求提升此方面管理工作的質量與效率。

關鍵詞：幼兒園;檔案管理;管理制度

在信息化時代下，各種信息化技術的沖擊對檔案管理工作提出了更高的要求。各種信息化設備、技術的大量運用直接提升了此項管理工作的專業性，對這一崗位提出了更高的要求，這就要求對此項管理工作進行優化與完善，不僅僅是人員專業性，還包含管理方式、管理制度等多個方面。本文就幼兒園檔案管理工作的優化展開研究。

一、培養職工管理意識，增強管理人員專業性

幼兒園看似只是一個小小的單位，但其檔案資料種類和數量也是相當多的，如，黨政、園務、安全、衛生、財務等方面，其均會不定期地產生大量資料，將其進行系統的分類、歸納即所謂的檔案管理。在管理過程中應有層次、有邏輯，確保檔案管理有條理、科學地進行。具體可從以下兩方面進行：第一，樹立全員管理意識，調動全員參與管理工作。現如今，幼兒園的檔案管理不僅僅是對內，還要對外，如，向社會宣傳、邀請他人參觀等等均需要一定的檔案資料做支撐，要科學、嚴謹地對外進行宣傳與介紹就需要對相應的檔案管理工作高度重視，組織園內各崗位職工，了解檔案管理、認識檔案管理，并積極參與其中，共同協作，實現園內檔案管理工作的科學管理;第二，依據崗位職責需求，合理篩選管理人員。檔案管理并不是簡簡單單的收納，而是科學分類、細致歸類，專業性較強，因此，園方在招納該崗位時應嚴格篩選，對崗位要求、職責清晰化、明確化，并對其進行定期培訓，不斷提高其專業性，從而更好地服務于檔案管理工作。

二、優化健全檔案管理制度與相關管理流程

檔案管理工作要科學化、規范化、精細化就需要相應的制度與流程來約束，具體如下：第一，規章制度方面。園方應結合園內實際情況，綜合多方因素制定相應的檔案管理制度，如，保管制度、查閱制度、保密制度等等，對各個部分的制度的制定要嚴謹、精細，并組織園內職工學習，借助制度約束和管理相關職工的行為。同時，制度制定方要以身作則，積極履行義務，做好“先行者”;第二，管理流程方面。園方對檔案管理流程作以規定，為管理人員提供一個參考，并要求其嚴格按照流程進行，這樣一來，能夠有效避免部分管理者僅憑借主觀意識管理的問題，使得檔案管理工作更加規范化;第三，檔案格式方面。由于幼兒園資料類型較多，呈現出“雜亂無章”的狀態，因此，對相應的格式應予以統一化，如，字體為宋體，字號為小三，行距1.5、A4紙等等，這樣讓原本“雜亂無章”的檔案資料在格式方面統一化，使得整體的美觀性更強。這樣一來，不僅有助于檔案管理工作條理化，還有利于后期的查詢使用，有效簡化檔案整理工作，使得檔案管理工作規范化、精細化，有助于這一工作的優化與改進。

三、優化檔案管理的服務、歸納，增強職工責任感

檔案管理工作的初衷是服務于園方的各種行為活動。可見檔案管理工作不僅僅在于存儲管理，還包含調用管理。能夠及時將靜態化的檔案資料以動態化的形式服務于園方，充分發揮檔案的價值，這才是新時代檔案管理的目標。這就為檔案管理員提出了更高的要求，具體可從以下幾方面進行：第一，要樹立較強的服務意識，積極主動地進行服務。作為檔案管理的一線人員，要主動調研各部門的相關情況，做到求真務實，在調研中完善各部分檔案。同時.要積極主動地為檔案使用者推薦和指導檔案使用，為其解疑答難，并積極聽取其使用感受與建議。此外，檔案管理者要熟悉檔案的存放位置、種類，這樣能夠及時準確地為被服務者提供相應的服務;第二，要勤收集、勤積累、勤更新，增強檔案的時效性。檔案種類以及來源的多樣性決定這一管理工作勢必復雜、煩瑣，管理人員要勤收集，對園內舉行的一系列活動的相關信息進行收集、積累，并做好來源、日期等標注，便于歸檔。同時，對相應檔案要做好更新，由于多方面原因，一些檔案會發生變化，管理人員要及時剔除“過期”檔案，填補新檔案，確保檔案的時效性;第三，嚴格依照相關制度履行崗位職責。上述談到檔案管理的相關制度，檔案管理者要積極遵守相關制度，如，借閱制度，依據該制度為借閱者辦理相關手續，要求借閱者遞交相應的材料，并進行登記;保密制度，依據該制度進行管理，嚴禁私自對外透漏相關檔案。總之，要從多方面著手提升管理工作的質量與效率。

四、結束語

幼兒園檔案管理涉及面相對較廣，管理工作異常重要，其服務于周內建設發展，不得弄虛作假，崗位之重要，相關管理人員要對此有一個清晰的認識。園方可通過培養職工管理意識，增強管理人員專業性、優化健全檔案管理制度與相關管理流程，并優化檔案管理的服務、歸納，增強職工責任感，以此來改善當下檔案管理現狀，提升檔案管理工作的質量與效率，更好地服務于園內、園外。

參考文獻

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