智能化在檔案管理工作中的應用

魏雪麗

關鍵詞：智能化;檔案管理;內涵;價值

基金項目：本文系2020年度南陽市哲學社會科學規劃項目“新時代高校大學生思想政治實踐活動檔案創建研究”的研究成果。

檔案可以記錄各種各樣的信息，屬于原始記錄，各行各業都非常重視檔案管理工作。從當前的實際情況來看，智能化檔案管理已經成為主要的潮流趨勢，不僅可以給予高校等更多的幫助，還能保證決策的正確性。因此，高校需要采購現骨干設備，提高管理人員的職業素養，重視數字化系統的選擇與庫房環境管理。

智能化檔案管理的內涵

如今，科學技術正在快速發展的過程中，越來越多的行業開始應用信息技術，真正實現智能化操作，檔案管理中也開始應用智能化。從當前實際應用的情況來看，智能化檔案管理的內涵具有兩種含義：第一，檔案管理平臺更加智能化。在傳統的檔案管理工作中，管理人員能收集和整理檔案的實體內容與信息，而這些數據、資料和信息通常都是紙質載體，保存起來相對較為復雜，需要一個較為干燥的環境。在智能化檔案管理中，管理人員需要借助多樣化的設備、信息技術將原本的紙質檔案轉變成電子檔案，同時運用特定、特殊的檔案管理信息技術，實現制動化、智能化的檔案分類管理，而這可以給檔案的檢索、管理等帶來較大便利。

第二，檔案工作內容、流程的智能化。智能化的檔案管理屬于傳統檔案管理的優化與創新。管理人員需要借助恰當、特殊的檔案智能管理系統，在正確的操作指導下，借助特定的只能設備、軟件等，分配、調閱、保存以及歸檔各種檔案，使各個環節都能實現自動化與智能化，這不僅可以最大程度提高檔案管理工作的質量和效率，還能更好地保存檔案信息，避免因保存不當、人為過度翻閱等方式，給檔案帶來比必要的損壞。

因此，從綜合的角度來說，智能化檔案管理指的就是借助先進的云儲存、無線射頻識別技術等，實現檔案管理工作的信息化、數字化以及智能化，是檔案管理工作的一種全新應用與變革。

智能化在檔案管理中的應用價值

提高檔案管理的工作效率。在傳統的檔案管理工作中，管理人員需要不斷地錄入各種信息，同時還需要進行整理與裝訂大量的實體信息，具有較大的工作量，需要耗費較多的時間與精力。但是因諸多因素的影響，導致管理人員在錄入信息時出現各種各樣的問題，出現一定的偏差，無法取得較高的工作效率。此時，檔案管理人員就需要運用智能化技術，借助特定的設備一次性收集、整理和分類處理大量的檔案信息，同時還能借助模式識別、自然語言處理、機器學習等，智能化分類數字檔案信息資源，網絡算法能夠通過計算機開放鑒定檔案，根據其中的數據信息根據一定的標準完成分配排序與整理，同時還能模仿人腦機制更好地處理和解釋數據，通過大腦神經系統完成信息的傳遞，更好地分析和研究聲音、圖像與文本，其出錯率約等于零。智能化技術的應用不僅可以實現檔案管理質量和效率的提高，還能降低檔案管理成本。

拓展信息儲存空間。相對于傳統的檔案管理工作，智能化技術的應用可以有效拓展檔案管理的存儲空間，這就是智能化技術所具有的最具體和直觀的優勢。在檔案管理中應用智能化技術，能夠改變傳統的信息保存模式，可以借助射頻識別技術掃描需要儲存的信息，同時將其儲存在虛擬空間中。智能化技術能夠存儲海量的信息，節省大量實地儲存的空間，壓縮各類信息，保證這些數據信息實現虛擬化存儲。在過去，檔案通常都是紙質載體，需要進行整理、裝訂與保存，隨著時間的推移，這些紙質檔案將會消耗更多的空間范圍，而這會在一定程度上增加管理成本。智能化檔案管理的方式，能夠解決紙質檔案存儲空間不足的問題，將原本的實體存儲空間轉變成線上的虛擬空間，有效拓展檔案儲存空間。

提高信息檢索的便捷性。檔案信息的保存不僅可以記錄曾經發生過的事情和事實，還能為后期的查閱和管理提供必要的幫助，而這就需要保證檔案管理與檢閱的便捷性。在傳統的檔案管理工作中，無論是信息的檢索查閱，還是信息的錄入都會涉及到較多的主體，尤其是在檢閱信息時，不僅無法快速查詢，還無法保證檔案的安全性，非常容易出現信息丟失、泄露等問題。在智能化檔案管理中，檔案管理的所有環節都能實現智能化管理與實時監控，有效追蹤查閱痕跡、檢索痕跡等，保證信息的查閱能對接查閱人的實際情況，從根本上保證檔案管理的安全性，避免出現信息丟失、泄露等問題。此外，用戶在查閱相關信息時，只需輸入關鍵詞即可進行查閱，而這可以切實提高檔案檢閱的便捷性，真正實現檔案管理的數字化與智能化。

智能化在檔案管理工作中的應用

采購檔案管理的基礎設備。隨著時代的發展，檔案管理工作更加智能化與信息化。為了進一步推動智能化的應用，那么就需要高校可以適當增加資金的投入力度，采購更多現代化的設備，增加更多物力、財力的支持，采購符合實際情況的設備，如智能化檔案管理的相關軟件系統、計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，購買齊全的基礎設備。此外，管理人員還需要構建電子目錄、網絡數據庫以及接受中心，從根本上保證檔案智能化錄入、采集以及保存的基礎性工作。需要注意的是，在智能化檔案管理工作中，設備的采購是其中至關重要的基礎任務和工作，需要相關人員能夠全面分析和研究本單位的檔案管理工作性質，選擇最恰當的系統和設備，同時還需要切實提高檔案管理工作的可靠性與安全性。

提高信息管理能力。檔案管理人員必須要具備較為扎實的知識基礎，掌握開展檔案管理工作的方法，積極學習現代化的信息技術，熟練操作智能檔案管理軟件和設備，切實提高檔案管理的能力。因此，高校需要積極開展多樣化的培訓活動，使其能認真對待所有的工作環節，樹立終身學習的意識，主動去學習和了解智能化檔案管理的方法。在遇到問題和疑惑時，管理人員需要尋求同事的幫助;如果仍未解決，那么就需要向上級回報和反映。此外，高校需要根據檔案管理人員的實際情況，將其安排到合適的崗位上，同時還可以利用借調、聘請、合作等方式，吸引更多優秀的檔案管理人員，構建良好的獎懲措施，提供各種福利等，留住更多的檔案管理人員。

構建智能化庫房環境。在傳統的庫房管理中，通常都是需要采用人工管理的方式，需要記錄號庫房的溫濕度，并根據實際情況借助開關設備調節庫房的溫濕度[1]。管理人員需要定時查看溫濕度器查看庫房的溫濕變化。即使是同一地點，不同時間將會測出不同的溫濕度。如果每次都需要進行溫濕度的查看，那么將會大大增加管理人員的工作量，也會導致數據具有一定的主觀性，不夠可靠與準確。此外，由于檔案通常都是紙質檔案，為了保證這些檔案不會被蟲子咬壞，那么就需要管理人員能噴灑殺蟲劑、防蟲劑等。這些藥劑雖然能夠有效抵擋各類蟲子，但容易產生刺激性氣味，對人體帶來一定的傷害。傳統的檔案管理工作已經無法滿足實際需求，需要及時進行改革與優化。

智能化檔案管理的智能體現在兩個方面，分別是硬件與軟件。從硬件設備的角度來說，管理人員需要進行認真的檢測和測量，在合適的位置上安裝上硬件設備，如空調、除濕加濕設備等，更好地控制庫房的溫濕度;裝備空氣凈化設備，更好地進行庫房的消毒滅菌;安裝空氣質量檢測儀，實時了解庫房的空氣質量;同時還可以安裝一些控制器、打印機、工業控制機、顯示屏等。

從軟件的角度來說，需要選擇恰當的軟件系統，保證其具有處理功能、可視化功能、數據采集功能、安全保證功能、自動控制功能等，這樣才能更好地管理檔案與庫房硬件。此外，在智能化檔案管理系統需要根據庫房環境的改變進行適當調整，適當增加或減少一些軟件、硬件等設備，切實提高智能化檔案管理工作的可調節性。

應用智能化的數字系統。除了保證良好的庫房環境外，還需要管理人員能應用系統、完善的數字化系統[2]。高校需要根據數字化系統購買相應硬件設備，保證這些設備的合理安裝。管理人員在建檔時，需要嚴格審查文件資料，保證其具有較強的可靠性、完整性、準確性，具有法律效力，同時還需要根據檔案的形式、內容進行分類管理。前期工作相對較為繁瑣，需要管理人員能具備較強的職業素養，仔細進行歸檔與核對，奠定良好基礎。

檔案管理人員需要根據實際情況認真挑選數字化系統，保證其具備較為完善的功能，如離線下載功能、數據恢復功能、管理功能以及檢測功能[3]。離線下載功能指的是，人員可以直接借助數據服務器完成各類檔案信息的下載;數據恢復功能指的是人員在刪除信息后，仍可以從服務器中找回相關信息;管理功能指的是工作人員可以根據個人權限、級別等在數據庫中搜集對應的檔案信息，同時系統還能檢測信息的安全性、完整性以及真實性，同時還能轉換其格式要求;檢測功能指的是系統能快速進行信息的格式比對與核實，檢測其可靠性與真實性。

此外，管理人員還需要做好安全保護措施，保證檔案信息的安全性。在智能化檔案管理中，非常容易出現較為嚴重的安全問題，如病毒、黑客的侵入，信息的篡改與泄露等。要想切實提高檔案信息的安全性，那么就需要管理人員制定切實可行的安全措施，既要保證各項設備的五蓮泉，還需要做好軟件方面的安全防護，運用各種防護軟件與殺毒軟件，與時俱進，及時更新系統、修補漏洞。

總而言之，智能化檔案管理已經逐漸成為必然發展趨勢，需要管理人員能夠引起重視。管理人員需要重視設備、軟件的選擇，運用云計算、大數據、信息平臺等，切實提高檔案管理工作的效率，提高個人綜合素養和專業能力，同時還需要做好檔案信息的安全防護措施，保證檔案管理工作的有序開展。

參考文獻

[1]陳會明，史愛麗，王寧，金文光.人工智能技術在檔案工作中的應用與發展芻議[J]中國檔案，2020（03）：72-74.

[2]于英香，趙倩.人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征[J]檔案與建設，2020（01）：4-8.

[3]李平.智能化在檔案管理工作中的應用[J]中國民族博覽，2019（16）：251-252.