基層單位環境保護檔案管理工作要點探討

駱欣

摘 要 環境保護檔案是由環境組織和個人在環境管理、環境監測、環境研究、倡導和教育的各個機構直接生成的文本、圖形，音頻和視頻等，對國家和社會都有價值的各種格式的歷史記錄。基層環境實踐創建的環境檔案是非常重要的歷史信息，是環境保護活動的可靠記錄，是促進環境保護活動全面快速發展的重要媒介。因此，在環境檔案管理的實踐中，基層單位要確定工作重點，整合環境檔案管理的整體效果。

關鍵詞 公共機構;環境保護;檔案管理

引言

環境檔案是由環境組織和個人在環境管理，環境監測，環境研究，倡導和教育的各個機構直接生成的文本，圖形，音頻和視頻等，對國家和社會都有價值的各種格式的歷史記錄。環保檔案是環境工作的可靠記錄，環境工程和資源的備份格式，共享環境信息的工具以及環境管理和建設的科學依據。環境檔案的工作是保護環境工作的重要組成部分。改善檔案管理系統并確保檔案的完整性，準確性，一致性，安全和有效的使用對環保的工作起著非常重要的作用。

1建立管理制度，保障檔案收集工作順利開展

基層生態與環境部門必須根據部門的具體情況，制定一套完整的規則和系統，以收集，轉移，管理和使用檔案。縮小存檔量，并根據存檔系統的要求收集和整理部門文檔和資料，并弄清詳細且可操作的規則和規定，例如單位《單位收文、發文制度》《單位檔案管理制度》和《機關檔案室管理制度》，并確保文件管理部門有要遵循的規則。使用該系統標準化檔案收集，并增強部門內不同部門（科）的檔案收集和分類。根據該部門的工作的特點，我們將為歸檔業務制定標準，促進歸檔標準化并實施標準化管理。所有內部部門必須進行嚴格的標準化，以這種方式來整理和收集檔案和文件，并不斷提高收集檔案工作的質量。

2保管和統計階段的管理要點

環境保護檔案具有非常重要的信息價值。同時，基層的單位可以生成有關環保工作的大量信息和數據，這些是環境保護檔案的初始形式。在環境檔案管理的實踐中，基層組織必須著重于在檔案保留階段優化管理質量和優化檔案統計性能。另一方面，在環境保護檔案的保存階段，基層單位要結合檔案的數量和分類，科學改進硬件，創造良好的環境檔案存儲環境。基層工作的單位需要創建單獨的檔案管理室和專用于環境保護資料的檔案架，在管理好紙質和音像檔案的同時，還需要對計算機的系統進行配置，以實現對電子檔案的科學化管理。同時，為了避免紙質檔案中出現霉菌和水分，單位應根據實際需要，科學地設置防潮室。例如，增加通風設備，和防火和防潮的設計等。另一方面，在環境保護檔案的統計階段，檔案單位需要建立科學的檔案統計系統，創建檔案統計報告，記錄增加，減少，銷毀的詳細情況[1]。

3歸檔階段的管理

需要注意在歸檔階段，檔案中的文件和材料必須是原始的。例如，存檔的副本，其中必須具有適當的說明。歸檔的文件和材料必須正確書寫，數據準確，圖樣、簽名和蓋章、日期必須完整，具有書面的文件來裝訂的材料必須符合文檔的保護標準，存檔電子文檔中的數據必須與相應紙質文檔中的數據相對應。存檔照片和音像需要適當的文字描述。在每個業務部門執行特定任務時，負責該部門的人員或負責項目的人必須任命專職人員。根據國家環境保護總局、檔案局（88）環辦字第415號，保管期限及密級劃分表，系統地組織和管理生成的文檔。

在歸檔的過程中，請注意以下方面：①已完成文件數量和每個文件中的頁數。將每個文檔的原件和附件，印刷副本和最終版本，請示和回復以及同一文檔以多種文字形成的一起保存，而不是分開保存，需要將文檔和電子的合并為一個文件。②文件和材料根據不同情況，來進行排序，先批復的材料，后請示的材料;正件在前面，附件在后面;首先是文字材料，后面是圖表。③卷內材料的順序和頁碼分別按順序寫在頁面的右上角，兩側的文本和左上角。圖表和視聽資料也必須編號在設備或視聽資料上。④文件應按順序輸入到案件目錄中。不允許對案例名稱或材料進行任何修改或簡化，文檔集的完整文檔目錄必須放在卷的開頭，相關文件的文字和材料的說明應一一填寫，還可以寫上文件的創建者和檢查者的名稱和時間以表明責任，備考表格必須在末尾。⑤案例封面應逐點清楚填寫，案例標題應簡潔明了，并應準確反映案例文檔的內容。所使用的縮寫應通用且易于理解，用毛筆或鋼筆書寫，且字跡整齊。⑥存檔的環保文件必須是書寫材料優良，并且不能用復寫紙，圓珠筆，鉛筆，紅色墨水書寫，應從卷筒中的文件中取出金屬物，并應對損壞的文件通過裱糊技術要求進行托裱組裝，要保留原始文件的副本。⑦檔案部門（辦公室）仔細檢查檔案和環境保護材料，并將不符合歸檔要求的殘破不完整的文件退回其原來的部門，并在合格后再將其進行接收[2]。

4注重工作重點，提高檔案材料收集工作質量

基層環境部門的日常工作繁重，工作量大，并且產生大量的文字材料，而且應該避免出現，必須收集文檔并存檔所有文檔的現象這種情況。應收集所有反映環境部門工作的紙質文件和其他的載體作為關鍵內容，例如環境管理，環境監測，污染和預防，自然保護，環境工程，基礎設施，設備儀器等等，收集和整理這方面的材料，不要遺漏。與生態環境的創建無關或與單位人員工作無關的文件和材料將不被收集。有些文件帶有紅頭文字和文件編號，但它們的內容與生態環境工作或單位的人員工作無關，相關文檔不應包含在收集的范圍內。具體工作應根據部門和內部組織的計劃確定的活動范圍，詳細確定檔案收藏的范圍，這樣可以確保所收集的材料內容準確無誤，并確保歸檔收集的質量的不斷提高[3]。

5結束語

科學且更簡化管理環境保護檔案是一項技術工作，科學而完整的標準化檔案管理可以更好地服務保護環境的工作，管理環境保護檔案不再僅限于環境管理部門，所有參與環境保護的基層單位同樣需要重視這項工作，從而使管理任務有更高的效率，在管理相關環境記錄方面也必須發揮良好作用，基層的單位在保護環境的檔案管理方面的工作應該不斷進行提高和完善。

參考文獻

[1] 趙香宇.環境監測檔案管理工作問題及相關建議[J].黑龍江水產，2019（3）：11-13.

[2] 趙香宇.試論環境監測檔案的保密管理工作[J].黑龍江水產，2019 （2）：16-18.

[3] 張姝倩.事業單位檔案管理創新思路探究[J].黑河學刊，2019（2）： 175-176.