淺談“6S”管理在高校資助管理體系質(zhì)量提升中的應(yīng)用

陳泰溶

【摘? 要】高職院校在校大學(xué)生中來自農(nóng)村地區(qū)的生源相對較多，學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)困難情況也較為突出。目前雖然已基本形成了完善的資助體系框架，但高校在實際操作中仍存在很多問題。本文在高職校資助管理體系中引入“6S”管理理念，為解決高校資助管理存在的問題，對國家脫貧政策下要求高職院校資助工作提升質(zhì)量提供可操作性的建議及對策。

【關(guān)鍵詞】“6S”管理;資助工作;資助管理體系

引言

國家要打贏脫貧攻堅戰(zhàn)，離不開高校“精準(zhǔn)扶貧”的陣地，國家脫貧政策要求高職院校資助工作提升質(zhì)量，提升資助育人質(zhì)量，著力培養(yǎng)受助學(xué)生良好品質(zhì)。高校資助工作質(zhì)量提升是教育扶貧的核心目標(biāo)。作為高校資助工作者，應(yīng)該根據(jù)國家政策要求不斷改進(jìn)現(xiàn)有的管理體系。為把資助工作做得更加完善，結(jié)合我院特點，在資助體系管理中引入“6S”管理理念，構(gòu)建完善，規(guī)范化的管理模式。

1.“6S”管理模式

“6S”管理是一種高效、優(yōu)質(zhì)的管理方法，最先應(yīng)用于企業(yè)管理，近年來被引入到很多企事業(yè)單位的管理中。作為一種現(xiàn)代化的管理理念，一種獨特的制度文化，對不同的工作開展，制定標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，能夠提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提升工作效率。

2.高校資助管理工作的“6S”管理

新時代對高校學(xué)生資助工作提出了新的要求。鑒于國家“精準(zhǔn)扶貧”政策的層層落實要求，高校貧困生資助不能只停留在讓每個貧困生都得到資助的層面上，要努力提高資助工作的水平。借鑒“6S”管理模式，能夠提高資助工作的效率，切實做到把資助政策全覆蓋的用到貧困生身上，精準(zhǔn)發(fā)力，真正發(fā)揮資助的作用，讓資助的效果凸顯出來，提高學(xué)生對資助工作的滿意度。下面就如何將“6S”管理應(yīng)用到學(xué)生資助管理工作提出一點設(shè)想。

2.1文件檔案信息科學(xué)合理的分類

做好學(xué)生資助檔案的管理和整理，結(jié)合現(xiàn)行的工作，在檔案整理中應(yīng)包括以下內(nèi)容：第一，綱領(lǐng)性，政策性和指導(dǎo)性文件的整理（電子化辦公時代，目前都是通過電子檔的形式上保存）。從國家指導(dǎo)性政策層面到學(xué)校院級層面，每年都會有新的文件和政策要求，為了更方便了解資助政策和嚴(yán)格遵守國家對于高校資助的要求，同時也為在職工作人員能夠很好的了解政策以便及時有效的為學(xué)生服務(wù)和回答學(xué)生對于資助政策的疑惑，作為工作人員對于這些文件就要進(jìn)行年度和種類的分級整理，建立文件夾要清晰明了，有針對性，方便準(zhǔn)確和及時查找，文件夾的設(shè)立最多在兩級文件夾內(nèi)建立，這樣做的目的是方便工作人員搜索文件節(jié)省時間，另外也不容易忽略和遺忘，因為文件夾設(shè)置越多層，遺忘和使用率就會越低，這是提高辦公效率的一個重要的要求。在日常的工作中，有時會因為時間或者是某些外部因素的影響經(jīng)常不及時保持相關(guān)最新的政策文件，以至于我們有時候在面對回答學(xué)生問題的時候一時很難找到相對于的文件來進(jìn)行解答，導(dǎo)致工作效率的下降。通過檔案的管理整理，讓管理人員能夠有章可循、有據(jù)可依。第二，學(xué)生貧困檔案的建立和整理。學(xué)生貧困檔案是學(xué)生認(rèn)定貧困等級的重要材料，作為管理者，除了嚴(yán)格按照政策要求收集學(xué)生貧困材料外，還需要對收集的材料進(jìn)行整理，分專業(yè)，分年級，在初次認(rèn)定之后分等級建立檔案盒，設(shè)立專門的檔案柜進(jìn)行分類保管，貧困材料現(xiàn)在都是紙質(zhì)檔案保存，所以需要獨立干燥的地方保存，另外，現(xiàn)在的貧困認(rèn)定是每學(xué)期進(jìn)行一次認(rèn)定，分類保存有助于管理員及時更新學(xué)生的貧困材料和增加新申請學(xué)生的材料。按照每個專業(yè)，每個年級，每個班級，特別困難，困難和一般困難分類進(jìn)行建檔整理，管理者在查詢和制作貧困材料導(dǎo)入的時候就可以方便快捷地對材料進(jìn)行精準(zhǔn)定位審核，保證全覆蓋，精準(zhǔn)建檔。

2.2構(gòu)建和落實符合規(guī)范化的資助管理體系

依托6S管理理念要構(gòu)建和落實符合規(guī)范化的資助管理體系，需要對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類管理和整頓，另外在工作模式上也要進(jìn)行規(guī)范化管理。從而構(gòu)建一個高效，規(guī)范的管理體系。貧困生檔案的存儲需要劃定專門的區(qū)域進(jìn)行保管，對于已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生檔案要進(jìn)行及時的清理封存保管一段時間后再做銷毀處理，對于在校學(xué)生的檔案除了在管理整理階段進(jìn)行標(biāo)識分類保存外，還需要對不規(guī)范的材料進(jìn)行整理（清掃），包括學(xué)生的申報表的填寫，評分表的填寫，各種貧困證明按照模板化要求進(jìn)行整理建檔，有條件的可以掃描或者拍照進(jìn)行電子檔案進(jìn)行保存管理。電子化處理，還可以為檔案信息在保存時的完整性、可靠性提供保證，避免出現(xiàn)檔案信息資源丟失、遺漏等問題。這樣做的目的是對貧困檔案的有效性和真實性，能夠及時進(jìn)行清理和差缺補漏。做到不遺漏，不草率。

工作模式構(gòu)建和規(guī)范化管理。不同的學(xué)校可能會有所不同，這跟學(xué)校的人員匹配，學(xué)生人數(shù)和資助工作牽頭人等等因素有關(guān)。在6S的規(guī)范管理要求下，我們需要對工作模式根據(jù)現(xiàn)實需要進(jìn)行整體構(gòu)建和制定規(guī)范操作流程，首先應(yīng)該指定專項負(fù)責(zé)的管理人員統(tǒng)籌此項工作，另外各學(xué)院需要根據(jù)自己學(xué)院的學(xué)生人數(shù)進(jìn)行人員匹配，現(xiàn)行很多學(xué)校都是輔導(dǎo)員專項負(fù)責(zé)二級學(xué)院的資助工作統(tǒng)籌，在工作中臨時讓帶班的輔導(dǎo)員進(jìn)行相關(guān)資助工作的配合。比如在每學(xué)期進(jìn)行貧困認(rèn)定的時候，負(fù)責(zé)專項的老師發(fā)通知給各個帶班輔導(dǎo)員，收集貧困材料，然后進(jìn)行材料的審核，認(rèn)定系統(tǒng)導(dǎo)入表格的制作，最后將材料和導(dǎo)入表格統(tǒng)一給專項負(fù)責(zé)的老師進(jìn)行保存和導(dǎo)入認(rèn)定系統(tǒng)。在規(guī)范化操作的要求下，需要專職人員配備1-2名助理，專門負(fù)責(zé)資料的整理收集，導(dǎo)入表格的制作。在此之前，助理需要通過專門的專業(yè)訓(xùn)練，了解資料整理的規(guī)范流程，導(dǎo)入表格的填寫和電腦操作流程，這樣做的目的是為了避免非專項輔導(dǎo)員在審核和表格填寫中因個人情感，工作方法，個人時間等等因素的限制和制約。專項負(fù)責(zé)人及其助理能夠在統(tǒng)一流程和模板化操作的指導(dǎo)下，更加細(xì)致，精準(zhǔn)的做好學(xué)生貧困材料的整理收集和錄入。

2.3提高對資助管理人員的培養(yǎng)

目前很多高校資助管理工作都有輔導(dǎo)員作為一個專項工作，輔導(dǎo)員本身有其它日常管理工作，這就會出現(xiàn)現(xiàn)有的管理人員并不是很專業(yè)，無形中導(dǎo)致資助管理工作在開展時的難度普遍有所提升。在6S管理體系的要求下，從業(yè)人員必須做到專業(yè)，這就要求從多個環(huán)節(jié)和角度出發(fā)，實現(xiàn)對高校資助管理管理人員工作效率的全面提升，定期組織工作人員積極的參與到培訓(xùn)活動中，保證其自身的專業(yè)素質(zhì)可以得到有效提升，為高校資助管理工作的整體實施效果提供保證。高校資助管理工作在開展時，對管理人員提出的要求普遍有提升，尤其是在信息化的建設(shè)和發(fā)展過程中，高校資助管理工作的開展，必須要遵循與時俱進(jìn)的基本原則，同時還要提高工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能夠滿足新時期背景下對高校資助管理工作提出的個性化要求。所以，在后期招賢納士時，也要加強(qiáng)對原本工作人員的培訓(xùn)力度，這樣才能夠保證工作人員的專業(yè)素質(zhì)、綜合能力水平可以得到有效提升，為資助管理的準(zhǔn)確性、高效性提供保。

3.結(jié)語

高校資助管理工作是國家脫貧攻堅的重要陣地，做好貧困學(xué)生的助學(xué)，幫扶就顯得格外重要。但就當(dāng)前的情況來看，資助管理工作在現(xiàn)行工作模式和管理上還是比較存在一些問題。所以設(shè)立一套行之有效的管理模式是非常重要的。當(dāng)前“6S管理”模式相對其他方式來說，比，較完善，比較健全。借鑒“6S管理”模式并不斷探索，能夠在某些方面提高工作效率和規(guī)范工作流程。

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