基于HRP系統的采購業務閉環管理探索與應用

朱紅萍，黃進，楊羅寬，吳曉東，雍鑫，黃文霞

四川大學華西醫院 設備物資部，四川 成都 610041

引言

隨著信息網絡技術在醫療服務領域的應用，極大地促進了醫療服務效率的提高。我院基于醫院綜合運營管理（Hospital Resource Planning，HRP）系統在線實現了設備物資的申購申請，雖然實現了信息化單據傳遞，但因缺乏有效的信息交互功能，不能有效滿足供需雙方及時了解申購物資的執行[1]情況，所以在此引用“閉環式”管理模式來實現申請流全程追溯。“閉環式”管理由創始人羅伯特卡普蘭和戴維諾頓首先提出，就是每一個戰略制定以后，有規劃、有布置、有落實、有檢查、有反饋、有改進，形成了一個有頭有尾，確保形成一個閉合的環式管理。閉環就是大環套小環，環環相扣[2]形成一個首尾相連，環環可追溯的閉環管理流程。我部本著服務臨床、提高效率的原則，在HRP系統中針對設備物資申購流程中存在問題進行優化[3]，以期通過改造實現在HRP系統中的申購單傳遞、進度反饋與追溯等全周期[4]的閉環管理功能，使申購過程形成一個閉環流程鏈[5]。本研究從2017年5月開始實施并同步系統上線，運行效果良好。現就此研究總結分享如下。

1 HRP系統申請存在的問題分析

1.1 醫院日常業務申購單據數量大

臨床科室的物資申請及報廢申請單據數據量大，單據趨于零星化，且評估調研涉及多個職能部門。據統計2017年申請8000余張，明細13000余條，并且隨著醫院業務量增加，近兩年購置申請每年呈10%的增長趨勢。申購單在評估調研過程中，涉及多個部門流轉[6]，線下紙質單據容易造成積壓丟失等風險，職能部門對臨床科室申請的調研評估周期難以控制。單據在流轉過程追蹤，需要各職能部門的人員自行在系統中查詢、追蹤，造成重復工作，在這樣的背景下，有遺漏單據執行的情況。

1.2 臨床科室對申購物資的執行進度的查詢困難

臨床科室提出物資申請需求后，單據在職能部門流轉無法跟蹤追溯，往往需要多通電話才能追蹤到單據所處的部門。在電話方式查詢溝通中，容易出現責任推諉，單據遺漏等風險，導致臨床申請科室出現重復申請[7]。

1.3 采購部門獲得物資到貨信息反饋困難

采購員執行采購任務通知供應商送貨后，供貨商收到采購任務后，由于各種原因造成信息不對稱，不能及時送貨或者送錯科室的情況時有發生，臨床科室與設備部門僅依靠電話聯系，存在因此造成物資收貨過程中，設備部與科室最終到貨確認存在信息誤差。

2 方法與改進

2.1 基于HRP系統閉環管理模式的路徑設計

根據各個職能部門業務范圍，重新設計HRP系統單據申請的整體流程[8]（圖1），在每個節點設置工作流跟蹤，在線實時反饋申請業務進度。科室申請審核后，可在系統上實時追蹤申請單據所在位置。工作流跟蹤的閉環管理包括：科室申請[9]、科室審核、接收、調研評估、送審、領導審批、裝備委員會審核、送采購員、采購[10]執行、訂貨、到貨等所有環節。

圖1 HRP系統物資購置申請流程圖

申請任務分配采購人員后，系統設定自動時間提醒業務，每周系統自動定時發兩次短信（圖2）息提醒采購員及時接收處理單據，顯示未處理單據數量及有效期等，完善了醫院辦公自動化系統[11]。

圖2 HRP系統物資短信提示示意圖

設定申請單據顏色（紅色、卡其色和橙黃色）標識提醒：超過24 h未接收的單據顯示為紅色；超過15天未訂貨的單據顯示為卡其色；超過30天未入庫的單據顯示為橙黃色，根據超期日期自動排序。醒目的顏色標識能給采購員一種警示信息，盡快處理超期單據[12]。

2.2 HRP系統設置購置申請明細查詢功能

為了便于臨床科室查詢，系統在每個節點設置工作流跟蹤（圖3），在線實時記錄申請業務進度[13]。在系統中設置查詢功能，申請科室在系統中輸入申請單號，即可實時追蹤查詢單據的狀態。

圖3 業務工作流

2.3 HRP系統設置購置物資到貨的確認功能

該功能的使用原則上物資到貨后，臨床科室點擊到貨。但在實際工作中，較難完成，因臨床科室提出物資申請人與到貨的收貨人可能不一致，導致在貨物送達臨床科室時，貨物簽收人并不知曉此貨物實際申請人是否確認驗收貨物。所以在設計此功能時，對于沒有及時點擊到貨的科室，該科室下次進入HRP系統新申請時，系統會自動彈出對話框請科室去點擊上次已經到貨的申請單，如已經到貨確認（圖4），申請單變成灰黑色，表示已經完成到貨，否則還未完成。

圖4 臨床到貨系統確認

3 實施效果

通過梳理業務流程邏輯，啟動物資申請新流程，在HRP系統上實現了物資申請工作流跟蹤，采購任務短信提醒，超期任務顏色警示，臨床科室到貨確認。在此基礎上有效降低了臨床與職能部門的信息誤差，減少溝通成本。通過走訪臨床科室，臨床服務滿意度大大提高，投訴量大為減少。明細查詢功能的啟動，方便了臨床科室，之前設備部派專人每天接幾十個甚至上百個電話查詢單據，應用此功能后科室的查詢電話每天十個左右。零星的紙質申請單全部進入HRP系統里申請，系統點擊查詢追蹤便對每一張單據的具體執行情況一目了然，大大提高了臨床科室和設備部的工作效率。實踐證明通過短信提醒、顏色標識提醒能夠有效督促采購員及時執行未完成的單據，減少單據滯留，采購員執行單據的效率提高了。到貨確認的閉環管理，在科室新申請的時候先確認前面申請的是否到貨，及時梳理之前的申請，有效提高了本科室對需求的分類整理和進度分析，避免重復申請。項目改進前后對比，見表1。

表1 項目改進前后對比表

4 討論

4.1 閉環管理是各業務部門的緊密合作

工作流跟蹤的閉環管理涉及部門有各臨床科室、設備物資部、運營部、信息中心、裝備委員會等多個部門。為達到部門之間溝通的及時、流暢，相關部門通曉整個流程環節[14]，保障物資申請的每個環節的時效性。臨床申請單據在HRP系統上可以有效體現各個職能部門的流轉時間，避免職能部門責任推諉，保障臨床物資申請的時效性。通過申請單據工作流跟蹤，數據分析采購業務流程中的關鍵問題和瓶頸問題，各個部門不定期的召開溝通協調會，各部門針對關鍵節點和瓶頸問題，充分溝通、提出解決方案、反復測試、及時將意見反饋，再通過協調和團隊合作，對采購業務閉環管理進行持續性改進工作。

4.2 采購業務閉環管理需要不斷拓展

通過上述HRP系統物資采購業務閉環管理的建立，保障了申請信息實時追蹤的效果，臨床科室的滿意度大大提升，設備部等職能部門的工作效率也大大增強。以全閉環管理的采購物資業務為基礎的管理，形成一個良性可持續的業務流,為以后物資申請更加精細化管理做好基礎[15]。后期可在HRP系統上體現各類物資申請頻次，申請所耗時效，職能部門評估周期，采購完成周期的管理等進行關鍵績效指標（Key Performance Indicators，KPI）管理[16]。KPI是指衡量一個管理工作成效最重要的指標。下一步在供應商平臺建立后，在供應商出入庫關聯相應的臨床申請單，實現臨床科室，設備部，供應商三方聯動[17]確認機制，將進一步提升我院的物資申請閉環管理的水平。