儀器設(shè)備“網(wǎng)上比選”采購(gòu)系統(tǒng)的建立與實(shí)施

楊 柳，黃開勝，王 妮，李春艷，羅 平

（清華大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室管理處，北京 100084）

隨著《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50 號(hào)）及《關(guān)于完善中央單位政府采購(gòu)預(yù)算管理和中央高校、科研院所科研儀器設(shè)備采購(gòu)管理有關(guān)事項(xiàng)的通知》（財(cái)庫(kù)〔2016〕194 號(hào)）等“放管服”政策的出臺(tái)，高校在采購(gòu)形勢(shì)日趨多元、復(fù)雜的情況下，如何落實(shí)國(guó)家“放管服”政策要求，更好地完成高校的采購(gòu)任務(wù)，規(guī)避采購(gòu)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)，為“雙一流”建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[1]，已成為擺在高校采購(gòu)部門面前的重要課題。

2017 年，《關(guān)于印發(fā)〈“互聯(lián)網(wǎng)+”招標(biāo)采購(gòu)行動(dòng)方案（2017—2019 年）〉的通知》（發(fā)改法規(guī)〔2017〕357 號(hào)）及《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案的通知》（國(guó)辦發(fā)〔2017〕39 號(hào)）等文件進(jìn)一步明確了政府采購(gòu)及政務(wù)信息系統(tǒng)中的信息公開要求，強(qiáng)調(diào)要做到采購(gòu)全程公開、透明、可追溯。

如何落實(shí)政府采購(gòu)中“放管服”的要求，同時(shí)加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的信息公開、優(yōu)化采購(gòu)流程、提高采購(gòu)效率、完善采購(gòu)內(nèi)控，已經(jīng)成為高校采購(gòu)部門的共同訴求[2]。

1 目前高校分散采購(gòu)的現(xiàn)狀與分析

近年來(lái)，隨著“放管服”改革的持續(xù)推進(jìn)，各高校也陸續(xù)提升了學(xué)校集中公開招標(biāo)采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)，限額以下的校內(nèi)分散采購(gòu)項(xiàng)目占比迅速攀升。通過(guò)高校政府采購(gòu)學(xué)會(huì)對(duì)部委直屬高校的調(diào)研，各高校在校內(nèi)分散采購(gòu)的管理方式上主要有：

（1）自行采購(gòu)。由采購(gòu)需求用戶提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)管理崗位審核通過(guò)后，用戶自行采購(gòu)的一種采購(gòu)金額較小的分散采購(gòu)方式。

（2）自購(gòu)備案。由采購(gòu)需求用戶自行采購(gòu)，通過(guò)結(jié)果公示、簽訂采購(gòu)合同或者資產(chǎn)建賬來(lái)實(shí)現(xiàn)的一種采購(gòu)金額較小的備案制分散采購(gòu)方式。

（3）網(wǎng)上競(jìng)價(jià)。由采購(gòu)需求用戶提出采購(gòu)需求，通過(guò)網(wǎng)上競(jìng)價(jià)平臺(tái)公開采購(gòu)需求，供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)，以“價(jià)格最低”原則選擇成交供應(yīng)商的一種分散采購(gòu)方式，該方式主要適用于通用標(biāo)準(zhǔn)貨物的分散采購(gòu)，采購(gòu)標(biāo)的品牌、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)非常明確，以競(jìng)價(jià)為關(guān)鍵目標(biāo)。

（4）詢價(jià)比價(jià)采購(gòu)。由采購(gòu)需求單位按要求自行組織詢價(jià)比價(jià)及談判程序，按要求對(duì)采購(gòu)過(guò)程記錄及相關(guān)檔案存檔備查的一種分散采購(gòu)方式。

自行采購(gòu)、自購(gòu)備案適用金額范圍通常較小，網(wǎng)上競(jìng)價(jià)主要在通用標(biāo)準(zhǔn)貨物采購(gòu)時(shí)發(fā)揮較好的管理效益，詢價(jià)比價(jià)采購(gòu)組織程序仍然比較復(fù)雜，采購(gòu)效率較低。目前，大部分高校采用多種采購(gòu)方式并存的模式進(jìn)行分散采購(gòu)和管理，其中已經(jīng)通過(guò)信息化平臺(tái)對(duì)分散采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行全面管理的高校還比較少。

2 清華大學(xué)儀器設(shè)備采購(gòu)現(xiàn)狀

我校2018 年儀器設(shè)備共有采購(gòu)項(xiàng)目19 579 個(gè)，采購(gòu)預(yù)算19.95 億元。其中未列入政府集中采購(gòu)目錄且政府采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)下的分散采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)占總采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)的98.99%，采購(gòu)金額占總采購(gòu)金額的62.61%。由于高校儀器設(shè)備采購(gòu)具有較強(qiáng)的行業(yè)應(yīng)用特性，這部分采購(gòu)項(xiàng)目很多都具備種類繁雜、專業(yè)性強(qiáng)、采購(gòu)需求隨機(jī)性大和時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)[3-4]。

在綜合考慮采購(gòu)工作量及采購(gòu)人員配備的情況下，2018 年及以前，我校儀器設(shè)備采購(gòu)的校定公開招標(biāo)限額為50 萬(wàn)元。達(dá)到校定公開招標(biāo)限額及以上的采購(gòu)項(xiàng)目，由實(shí)驗(yàn)室管理處工作人員參照政府采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的要求執(zhí)行采購(gòu)過(guò)程；限額以下的，由申請(qǐng)人在采購(gòu)申請(qǐng)獲批后自行采購(gòu)，其中10 萬(wàn)元及以上的，必須在簽訂合同時(shí)提交市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告。自行采購(gòu)這種方式給予了申請(qǐng)人充分的采購(gòu)自主權(quán)，但也存在著信息公開程度低、市場(chǎng)調(diào)研不充分、競(jìng)爭(zhēng)性缺乏、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)難監(jiān)管、耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)等問(wèn)題。

3 “網(wǎng)上比選”實(shí)施思路

為響應(yīng)國(guó)家在“放管服”及信息公開方面的政策要求，我校實(shí)驗(yàn)室管理處深入分析校內(nèi)儀器設(shè)備采購(gòu)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀[5-6]，在借鑒其他高校網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)模式的基礎(chǔ)上，確定了以信息化平臺(tái)為工具，以信息公開引入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制為策略，以加強(qiáng)內(nèi)控管理、提高采購(gòu)質(zhì)量和節(jié)資率為目標(biāo)的采購(gòu)管理思路[7]，率先將該思路應(yīng)用于校內(nèi)采購(gòu)預(yù)算金額為10 萬(wàn)元～50 萬(wàn)元之間的儀器設(shè)備項(xiàng)目，并擬根據(jù)實(shí)施情況提高校內(nèi)公開招標(biāo)限額至100 萬(wàn)元，賦予科研人員更大的自主選擇權(quán)。

4 “網(wǎng)上比選”操作流程及規(guī)范

2019 年1 月，我校實(shí)驗(yàn)室管理處向全校發(fā)布《清華大學(xué)儀器設(shè)備“網(wǎng)上比選”實(shí)施細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《比選細(xì)則》），并在新上線的設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)上全面啟用“網(wǎng)上比選”采購(gòu)管理模塊，具體流程為：

（1）在線審批購(gòu)置申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布需求公告。申請(qǐng)人提交購(gòu)置申請(qǐng)，逐級(jí)審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)在我校設(shè)備采購(gòu)與處置信息發(fā)布平臺(tái)向全社會(huì)公開發(fā)布“網(wǎng)上比選”需求公告。

（2）供應(yīng)商響應(yīng)需求。系統(tǒng)中經(jīng)審核的注冊(cè)供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為3～7 天）在線響應(yīng)用戶需求，進(jìn)行報(bào)價(jià)。

（3）申請(qǐng)人自主選擇成交供應(yīng)商。申請(qǐng)人在“網(wǎng)上比選”公告截止后5 天內(nèi)，自主選擇滿足技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量、服務(wù)和預(yù)算等要求的儀器設(shè)備響應(yīng)方案及供應(yīng)商。

（4）實(shí)驗(yàn)室管理處備案并發(fā)布采購(gòu)結(jié)果公示。當(dāng)申請(qǐng)人選擇最低報(bào)價(jià)的供應(yīng)商時(shí)，無(wú)須人工審核，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布成交公告，并通知成交供應(yīng)商；選擇非最低報(bào)價(jià)的供應(yīng)商時(shí)，須實(shí)驗(yàn)室管理處對(duì)選擇理由進(jìn)行備案后，再發(fā)布成交公告，正式確定成交供應(yīng)商。

為確保“網(wǎng)上比選”的實(shí)施效果、成交率、公平性等，實(shí)驗(yàn)室管理處在制定《比選細(xì)則》時(shí)充分考慮采購(gòu)過(guò)程中存在的各類特殊情況，并對(duì)處理方案進(jìn)行了明確規(guī)定。

允許申請(qǐng)人在比選公告階段自行推薦供應(yīng)商，放寬供應(yīng)商參與門檻，以解決部分供應(yīng)商不便進(jìn)行網(wǎng)上注冊(cè)登記的問(wèn)題，如直接參與投標(biāo)的境外廠商，在沒(méi)有供應(yīng)商報(bào)價(jià)的情況下比選系統(tǒng)自動(dòng)將公告延期3 天，預(yù)留充分的報(bào)價(jià)時(shí)間；延期后仍沒(méi)有供應(yīng)商響應(yīng)的項(xiàng)目自動(dòng)終止網(wǎng)上比選，可轉(zhuǎn)為采購(gòu)用戶線下自購(gòu)并完成網(wǎng)上備案和結(jié)果公告的方式，避免了重復(fù)采購(gòu)流程。建立廢止機(jī)制，在需求公告自動(dòng)延期后仍無(wú)供應(yīng)商響應(yīng)或響應(yīng)的供應(yīng)商不符合采購(gòu)要求時(shí)，用戶可以選擇發(fā)布廢止公告。明確預(yù)算經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人為擬定“網(wǎng)上比選”需求和確定成交結(jié)果的責(zé)任人，在采購(gòu)流程規(guī)范的前提下，充分賦予用戶自主選擇權(quán)；在成交公告發(fā)布后5 個(gè)工作日內(nèi)或約定的簽約時(shí)間內(nèi)，按照學(xué)校合同管理相關(guān)規(guī)定及時(shí)簽訂采購(gòu)合同，確保執(zhí)行進(jìn)度，詳細(xì)流程見圖1。

圖1 “網(wǎng)上比選”采購(gòu)流程

在具體執(zhí)行過(guò)程中，也通過(guò)一系列方式確保采購(gòu)用戶、供應(yīng)商的雙方權(quán)益。比如采購(gòu)用戶在比選截止后方可查看供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，截止前只能查看供應(yīng)商的參與數(shù)量。公告發(fā)布后，不得隨意更改、補(bǔ)充、廢止。

5 “網(wǎng)上比選”的特點(diǎn)及應(yīng)用效果

推行“網(wǎng)上比選”采購(gòu)方式是校內(nèi)采購(gòu)管理的一項(xiàng)重要突破，自比選系統(tǒng)于2019 年1 月上線以來(lái)，共完成項(xiàng)目980 余項(xiàng)，占全校預(yù)算金額超10 萬(wàn)元的儀器設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目總數(shù)的70%以上，成交總額達(dá)2.4 億元，從提出采購(gòu)需求到確認(rèn)成交平均周期為3.5 天，通過(guò)平臺(tái)注冊(cè)并實(shí)名認(rèn)證的設(shè)備類供應(yīng)商1600 余家。

“網(wǎng)上比選”帶來(lái)的采購(gòu)周期縮短、市場(chǎng)調(diào)研減負(fù)、紙質(zhì)文件蓋章及跑腿減少等便利已經(jīng)得到了大部分教師的認(rèn)可，采購(gòu)內(nèi)容公開透明、采購(gòu)過(guò)程可追溯等效果也使得學(xué)校的采購(gòu)管理工作更加陽(yáng)光，主要成效體現(xiàn)如下：

（1）信息公開程度提高，有效突破信息壁壘，優(yōu)化監(jiān)督。所有“網(wǎng)上比選”需求信息均對(duì)外公開，為全球供應(yīng)商便捷地獲取信息、主動(dòng)參與采購(gòu)活動(dòng)提供了有效途徑，有力打破了采購(gòu)用戶和供應(yīng)商之間的信息壁壘，改變了購(gòu)前市場(chǎng)調(diào)研被供應(yīng)商牽著鼻子走、調(diào)研信息不全面的既往局面，也為用戶提供了更多的選擇范圍。同時(shí)，采購(gòu)需求和采購(gòu)結(jié)果信息公開透明度的提高[8]，也使得各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)更好地在社會(huì)監(jiān)督下陽(yáng)光開展，降低了內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)[9]。

（2）逐漸形成供應(yīng)商管理體系，增強(qiáng)了學(xué)校采購(gòu)的議價(jià)能力。隨著“網(wǎng)上比選”的推廣，學(xué)校采購(gòu)供應(yīng)商庫(kù)得到了快速增長(zhǎng)。網(wǎng)絡(luò)化的采購(gòu)交易方式大幅降低了供應(yīng)商的交易成本。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和成交供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制[10]的引入，促使供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)更加客觀真實(shí)、服務(wù)更周到細(xì)致，提高了采購(gòu)質(zhì)量。

（3）以滿足科研需求為依據(jù)，進(jìn)一步擴(kuò)大用戶采購(gòu)自主權(quán)。與傳統(tǒng)的“網(wǎng)上競(jìng)價(jià)”采購(gòu)方式不同，“網(wǎng)上比選”不以價(jià)格最低為選擇成交供應(yīng)商的標(biāo)尺，充分放權(quán)給用戶，使其可以自主選擇采購(gòu)需求的公告時(shí)間和滿足科研需求的供應(yīng)商；以比選時(shí)供應(yīng)商的實(shí)際響應(yīng)情況作為市場(chǎng)情況，不要求每個(gè)項(xiàng)目至少有3 家供應(yīng)商報(bào)名，只要出現(xiàn)報(bào)價(jià)滿足預(yù)算，方案符合技術(shù)要求的供應(yīng)商響應(yīng)，便可確認(rèn)成交，確保了采購(gòu)效率。

（4）一站式服務(wù)，確保實(shí)現(xiàn)信息多跑路、師生少跑腿的服務(wù)效果。“網(wǎng)上比選”從采購(gòu)申請(qǐng)至合同簽署實(shí)現(xiàn)全線上管理，用戶僅需在采購(gòu)?fù)瓿珊蟮綄?shí)驗(yàn)室管理處完成合同蓋章，免去了市場(chǎng)調(diào)研、填表審批、線下談判等需要用戶跑腿的環(huán)節(jié)，各業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)自動(dòng)通過(guò)微信、郵件等發(fā)送即時(shí)消息，推送業(yè)務(wù)最新辦理狀態(tài)，提醒用戶后續(xù)流程有效提高業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率。

6 “網(wǎng)上比選”的改進(jìn)方向

“網(wǎng)上比選”的實(shí)施思路和采購(gòu)流程雖然得到了大部分用戶的認(rèn)可，但實(shí)施中也收到不少問(wèn)題的反饋。在滿足國(guó)家和學(xué)校相關(guān)政策要求的前提下，如何更好地提升教職工的采購(gòu)體驗(yàn)，優(yōu)化采購(gòu)效率，是進(jìn)一步推廣和優(yōu)化“網(wǎng)上比選”采購(gòu)方式時(shí)需要重視和解決的問(wèn)題，目前已有以下優(yōu)化方向：

（1）吸引更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，繼續(xù)完善供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制。目前在庫(kù)的供應(yīng)商還不夠多，需要進(jìn)一步擴(kuò)大宣傳力度，吸引更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，使得“網(wǎng)上比選”采購(gòu)形成更充分有效的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，減少?gòu)U標(biāo)率。同時(shí)也要加強(qiáng)供應(yīng)商管理，繼續(xù)完善供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，營(yíng)造一個(gè)健康、有序、誠(chéng)信、可靠的網(wǎng)上采購(gòu)交易生態(tài)。

（2）繼續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)[11]。“網(wǎng)上比選”系統(tǒng)是設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)的子系統(tǒng)，銜接購(gòu)置申請(qǐng)、合同管理和進(jìn)口外貿(mào)等業(yè)務(wù)，要進(jìn)一步理順各業(yè)務(wù)間的數(shù)據(jù)流，繼續(xù)減少信息重復(fù)采集量，并確保各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息一致性。培訓(xùn)指導(dǎo)方面，需要針對(duì)不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景，分角色分步驟地制作精細(xì)操作錄屏課件，高效引導(dǎo)用戶熟悉操作流程，減少系統(tǒng)學(xué)習(xí)成本。

（3）加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，挖掘更大權(quán)益。進(jìn)一步對(duì)“網(wǎng)上比選”業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)做深度分析，如分析出參與度和競(jìng)爭(zhēng)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，由學(xué)校集中洽談更大優(yōu)惠政策，為學(xué)校爭(zhēng)取更大的權(quán)益。

7 結(jié)語(yǔ)

“網(wǎng)上比選”有效地利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，充分尊重教師的采購(gòu)自主權(quán)[12]，讓教師、供應(yīng)商和采購(gòu)管理者不受時(shí)間和空間的限制，陽(yáng)光、高效地完成采購(gòu)活動(dòng)，已經(jīng)在我校取得了一定成效。在響應(yīng)國(guó)家“放管服”政策及滿足“公開、公平、公正”要求的前提下，進(jìn)一步優(yōu)化“網(wǎng)上比選”的實(shí)現(xiàn)方式，更好、更快地響應(yīng)教職工的儀器設(shè)備采購(gòu)需求，是我們繼續(xù)努力的方向。期望在不久的將來(lái)，可以將“網(wǎng)上比選”推廣到政府集中采購(gòu)限額以下的全部采購(gòu)項(xiàng)目，賦予科研人員更大的采購(gòu)自主權(quán)。