加強現代水利工程檔案管理工作的建議

文/汝州市河道管理所 楊曉娜

水利工程作為現代工業、農業建設的重要基礎設施建設，是我國經濟發展的基礎，是有效改善生態環境的重要保障。自從2011年中央水利一號文件出臺以后，我國水利事業迎來前所未有的發展機遇，水利工程建設在社會發展中的地位越來越突出。與此同時，水利工程檔案管理工作越來越受水利工作者重視，并且發揮了越來越重要的作用。

一、水利工程檔案管理概述

水利工程檔案管理，不單可以全面有效反映出水利工程中勘察、論證、可行性研究、設計、招投標等，從水利工程準備施工到竣工驗收記錄的全過程，而且，對水利工程質量評價、竣工以后維修管理，以及對類似工程指導、開發都具有十分重要的價值。

二、水利工程檔案管理的特點

（一）形成周期比較長。水利工程從施工之前批示、規劃到最后竣工驗收通常歷經數月，大的水利工程甚至會歷經幾年，再加上受到資金、技術、施工條件等多方面的影響，導致施工周期延長，這樣時間跨度就更大。在實際的水利工程施工過程中，由于資金不到位，施工中途被迫停工，等到資金到位以后重新施工；還有部分水利工程因為受到地質等施工外在因素的影響，施工進度緩慢，被迫修改施工方案，導致工期延后。因受到這些因素的影響，導致檔案記錄、管理工作周期相應延長，進而導致水利工程施工周期延長。

（二）工作種類多。通常一項水利工程建設是由多個單項施工工程所組成的，而且施工條件、施工過程比較復雜。不同的水利工程項目是通過不同的項目業主施工建設的，并且，施工過程通常都是經過勘測、規劃、可行性試驗研究、初步設計以及施工等多個施工階段。水利工程項目因為涉及內容比較多，需要多種施工技術，而且，一旦其中任何一個環節出現問題，檔案設計工作也必須及時調整，變更性大，因此，在水利工程項目建設全過程中，形成了檔案管理種類繁多、工作量大的特點。

（三）完整和實用性。水利工程檔案管理是對工程勘測、規劃、可行性試驗研究、初步設計、施工、驗收等工程全過程的真實反映與記錄。能夠更好地反映出水利工程體系運行情況，可以給類似的水利工程提供精準的參考依據，以便相關部門能夠及時作出正確科學的決策，具有很大的實用性。

三、水利工程檔案中存在的問題

（一）工程檔案管理意識淡薄。在現代水利工程建設中，由于建設單位領導層、工程技術人員缺乏對檔案管理工作認識的重要性，管理意識淡薄。片面重視工程建設、忽略檔案管理工作，領導跑項目、資金，監理人抓質量，工程技術人員只是側重工程設計、施工進度問題，忽視了檔案管理工作的重要性。由于水利工程檔案管理涉及面廣、工作量大、專業性強、工作繁多復雜等特點，如果在建設過程中沒有做好資料的收集、記錄以及整理，等工程竣工再去收集資料十分困難，直接給水利檔案管理工作帶來嚴重損失，所以，必須要重視檔案管理工作。

（二）檔案管理制度不夠健全。目前，雖然很多單位明確并建立了檔案管理制度，但是大部分只是拘泥于形式，并沒有真正去實施執行，沒有形成有效的管理監督機制。同時，很多單位并沒有根據要求建設相應的管理制度，加上相關工作人員對檔案管理法律法規認識不夠深入，工作態度比較隨意，缺乏責任感；臨時組件的工程指揮部缺乏嚴格的管理制度，造成水利工程資料不能及時有效地收集，或者造成資料缺失等，直接影響到檔案管理工作信息化建設的發展。

（三）信息化技術以及人才隊伍落后。由于現在水利工程項目檔案管理人員很大一部分是臨時抽調組成的，對于檔案管理工作認識程度參差不齊，缺乏檔案管理工作專業素質與專業知識的了解。對于各種不同規模的水利工程建設信息難以找到合適的收集歸檔方法，只是簡單地將紙質文件通過掃描或者文件轉換成為電子版的文檔，并沒有從根本上對于檔案進行有效的分析研究，然后分類歸檔。還有，檔案管理人員不能熟練運用檔案管理工作計算機軟件，只是被動地接收、移交檔案資料，導致出現歸檔不齊全、檔案質量差、歸檔不規范等問題，從而嚴重影響水利工程檔案工作的歸檔效率。

（四）存在安全隱患。現在檔案管理工作基本上實現信息化管理，將紙質的檔案資料整理為電子版并存入相應檔案管理軟件中。但是由于電腦網絡系統存在一定的漏洞，不法分子為了個人利益利用網絡漏洞偷盜檔案機密資料。因此，電子信息檔案管理工作在一定程度上存在信息外泄的風險，給工程以及國家利益帶來巨大損失。

（五）監督指導力度不足。水利工程實際建設過程中，企業沒有設置專職部門加強對工程檔案管理工作的監督，直接忽視了對工程檔案管理工作的有效監督與指導，從而導致檔案管理工作存在嚴重的滯后問題。同時，由于缺乏有效的監督制度，直接阻礙了水利工程檔案管理水平的提高。

四、加強現代水利工程檔案管理工作的建議

（一）加強對檔案管理工作的重視程度。加強對檔案管理工作的重視程度，尤其是注重水利檔案資料的整理以及歸檔工作。為了有效解決檔案資料整理不及時以及歸檔混亂等問題，在對水利檔案資料進行采集環節，必須從水利工程實際情況出發，對檔案采集方式進行適當調整。1.對于施工周期比較短的水利工程，采用追蹤采集方法，可以有效提高信息采集速度，確保檔案工作質量。2.對于施工周期比較長的水利工程，利用分段采集方法，不僅可以有效保證檔案資料的完整性，同時還可以針對檔案采集內容和時間的不同確定劃分，避免資料混亂的現象發生。3.在資料歸檔時還需要注意及時對資料進行編制分類號以及工程代碼等，加強對電子文檔的分類管理，方便后期查閱。

（二）加強對檔案管理信息化系統的建立與完善。隨著信息化技術的不斷發展，水利檔案管理系統也在不斷完善。首先，需要有良好的檔案信息化管理理念，將信息化技術管理應用到總體檔案工作中來。其次，水利檔案管理信息化建設工作的最終目標就是將紙質檔案數字化、電子化，使其更加方便工作人員查閱，最大程度發揮其自身價值。最后，加強水利檔案管理人員培訓力度，提高綜合素質。

（三）建立并完善檔案管理信息化管理制度。1.加強領導，落實責任制度。在水利工程建設中，相關領導層必須高度重視檔案管理工作，加強領導，落實責任制度。同時，要把水利工程檔案管理工作納入單位、部門日常管理工作當中。在單位內部實行統一領導、分層管理、專職專責的原則，把工程檔案工作細致化，并分解到每個項目、每個環節。進一步明確各個管理人員的責任與權限，從而形成完整的系統管理體系。另外，要對相關資料進行全面、認真、仔細的核對，確保在水利工程檔案收集、歸檔以及儲存過程中檔案信息的完整性、真實性，切實落實檔案信息化管理工作。2.加大宣傳力度。在單位內部大力宣傳檔案信息化管理工作的意義，大力普及檔案信息化管理知識以及相關法律條例，在單位內部營造強烈的檔案管理信息化管理意識，使單位各個階層、各個部門工作人員都認識到檔案信息化管理工作的重要性，促進大家共同參與，逐步實現水利工程檔案管理的信息化、規范化。

（四）規范檔案信息化標準。目前，現有的檔案信息管理規范存在不同的技術標準，不同的整理規范，不利用后期工作，降低檔案信息的使用效率。只有最大程度上統一檔案信息化管理標準，才能提高檔案利用率，方便后期查閱，降低人為因素出現工作失誤。所以，必須要規范檔案信息化管理標準，比如：文字處理文件，TXT、XML、PDF文檔形式的可以直接作為電子檔案儲存；WPS、RTF等文檔儲存時必須轉換成XML文檔或PDF文檔儲存。圖像文件，TIFF、JPEG格式圖片可以直接存儲，其他格式的需要轉換成TIFF或者JPEG格式后進行儲存，如果有特殊壓縮參數必須注明。多媒體文件，多媒體文件儲存信息形式是多樣化的，只要是信息完整的多媒體文件都可以直接存儲。詳情見下圖。

圖1 歸檔存儲格式

（五）提升電子信息化工程檔案管理的安全性。計算機網絡時代，檔案管理信息化工程必須要確保其安全性。由傳統紙質工程檔案向電子信息化工程檔案轉化的過程當中存在很多不穩定性，因此，必須要提高工程檔案管理人員的安全防范意識，檔案資料必須要及時備份，并且有效防止網絡病毒入侵。除此以外，還要做好工程檔案信息管理的保密工作，在檔案轉化過程中必須妥善保管并使用密碼、密匙等認證手段，以防止電子文件被篡改，實現高效的信息化管理。

五、總結

總之，水利工程檔案管理工作在水利工程建設中占據十分重要的位置，為水利工程建設提供重要依據的同時，可以有效反映出各個施工環節，做到有理可依，有跡可循。檔案管理工作的質量直接影響水利工程的施工進度與質量，所以，必須加強對水利工程檔案管理工作的力度，有效提高管理水平，為我國水利工程建設發揮應有的社會價值。