試論小數(shù)據(jù)在檔案信息個性化服務(wù)中的應(yīng)用

文/大慶油田有限責(zé)任公司油田檔案館 崔艷紅

近年來，大數(shù)據(jù)的作用和價值引發(fā)了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注與探討，而在檔案利用體系建設(shè)方面，應(yīng)用小數(shù)據(jù)分析能夠為檔案服務(wù)提供新的工作思路和研究方向。小數(shù)據(jù)又稱為個體資料，是通過個體化的數(shù)據(jù)跟蹤與整合的方式形成用戶數(shù)據(jù)，從而更好的為用戶提供服務(wù)的數(shù)據(jù)分析模式。通過小數(shù)據(jù)的收集、整理和分析，能夠?qū)崿F(xiàn)對于用戶個體特征、行為及需求的詳細(xì)分析和精準(zhǔn)預(yù)測。小數(shù)據(jù)能夠立足于用戶個人的微觀世界，基于有限的樣本空間、應(yīng)用較小的數(shù)據(jù)分析成本投入，為檔案利用者提供個性化、專業(yè)化、便捷化的高效服務(wù)。

一、基于小數(shù)據(jù)的檔案信息集成服務(wù)框架設(shè)計

小數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量小、整合分析簡便及成本投入較低的特征和優(yōu)勢，基于小數(shù)據(jù)的檔案信息個性化服務(wù)是建立在對于不同用戶全方位數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，以用戶對于檔案信息的需求為目標(biāo)的個性化檔案信息資源集成服務(wù)方式，是語義網(wǎng)時代檔案信息服務(wù)的一項新的嘗試，用戶小數(shù)據(jù)的分析和研究對于檔案資源服務(wù)體系建設(shè)具有創(chuàng)新意義。根據(jù)我國檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀及當(dāng)前對于檔案資源利用的服務(wù)需求，引入用戶小數(shù)據(jù)分析理念為檔案信息集成服務(wù)做出框架設(shè)計，詳情如“圖1”所示：

在基于小數(shù)據(jù)的檔案信息集成服務(wù)系統(tǒng)中，主要呈現(xiàn)為“檔案信息集成服務(wù)平臺界面”“用戶需求分析系統(tǒng)”“小數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”“檔案信息集成系統(tǒng)”及“檔案信息管理系統(tǒng)”5個部分，其中“小數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”和“用戶需求分析系統(tǒng)”是整個檔案信息集成服務(wù)系統(tǒng)的核心部分。“用戶需求分析系統(tǒng)”根據(jù)接收不同用戶發(fā)出的檔案資源信息需求，同時以“小數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”中所記載的此用戶小數(shù)據(jù)信息來分析、判斷并鎖定這一用戶所需要的檔案資源信息，這兩個部分可以合并稱為檔案信息集成服務(wù)系統(tǒng)的決策指揮中心。“小數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”在收集用戶信息的基礎(chǔ)上為用戶需求分析系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持，其中按照條件存儲著不同用戶的不同數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以利用小數(shù)據(jù)管理記錄用戶對于檔案資源信息的應(yīng)用習(xí)慣和需求特征。例如，應(yīng)用檔案信息集成系統(tǒng)開展一項檔案專項編研工作，編撰者前期會根據(jù)編研主題瀏覽大量相關(guān)檔案信息，在此基礎(chǔ)上經(jīng)過篩選、提煉、加工最終形成編研成果，而在初期海量資料的瀏覽過程中，小數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)便可以根據(jù)用戶的瀏覽足跡及相關(guān)資料的利用頻率為用戶提供更為準(zhǔn)確便捷的信息服務(wù)。“檔案信息管理系統(tǒng)”的作用是管理各類檔案資源，是進(jìn)行數(shù)據(jù)管理和用戶需求分析的基礎(chǔ)。“檔案信息集成系統(tǒng)”是根據(jù)用戶需求對于相關(guān)的檔案資源進(jìn)行分析、歸類及提取。“檔案信息集成服務(wù)平臺界面”根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的集成結(jié)果按照用戶需求將相關(guān)檔案信息反饋給客戶。在完成這一套用戶資源需求集成的基礎(chǔ)上，“小數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”同時會按照客戶的需求及反饋結(jié)果將該客戶的應(yīng)用過程進(jìn)行存儲，為下一次提供更好的檔案信息集成服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

圖1 基于小數(shù)據(jù)的檔案信息集成服務(wù)框架

二、基于小數(shù)據(jù)的檔案信息個性化服務(wù)需求分析

基于小數(shù)據(jù)的檔案信息集成服務(wù)的實現(xiàn)過程是一個檔案服務(wù)者與檔案信息需求者以及檔案信息集成系統(tǒng)不斷交互的過程。檔案服務(wù)者根據(jù)不同時間和背景下的用戶需求，調(diào)整系統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容、改變系統(tǒng)服務(wù)模式、更新服務(wù)策略，以便為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案信息集成服務(wù)過程在用戶發(fā)出檔案信息請求之后，如“圖2”所示，主要包含“用戶需求理解”“用戶需求分析”“檔案信息集成”“檔案信息提供”“服務(wù)效果評價”5個主要步驟。

圖2 基于小數(shù)據(jù)的檔案信息集成服務(wù)過程

（一）對用戶需求的理解。用戶需求理解和需求分析部分，是基于小數(shù)據(jù)的檔案信息集成服務(wù)實現(xiàn)的起始階段，對于保障檔案信息服務(wù)質(zhì)量具有基礎(chǔ)性作用，如不能準(zhǔn)確把握用戶需求就會在提供信息服務(wù)過程中出現(xiàn)偏差。這一步驟實現(xiàn)的關(guān)鍵是對于檔案信息利用者的需求進(jìn)行準(zhǔn)確的分析判斷，并在參考小數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)提供用戶個體數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案信息利用者的工作領(lǐng)域及查閱歷史對于所提出需求展開邏輯判斷，以便準(zhǔn)確掌握用戶的真實需求。進(jìn)而從不同角度上對于用戶需求進(jìn)行全方位分析，最終形成一個易于系統(tǒng)識別和處理的單一問題。

（二）檔案信息資源集成和檔案信息提供。檔案信息資源集成和檔案信息提供這一步驟，主要是通過“檔案信息管理系統(tǒng)”和“檔案信息集成系統(tǒng)”來完成，在檔案信息管理系統(tǒng)所包含的檔案資源基礎(chǔ)上，通過對于相關(guān)信息的分析、歸類、提取等操作進(jìn)行檔案信息集成，并將信息集成的結(jié)果提交給檔案資源利用者。

（三）服務(wù)效果評價。服務(wù)效果評價環(huán)節(jié)是整個檔案信息服務(wù)流程的檢驗者，可以通過檔案信息利用者和檔案服務(wù)者兩個緯度對于服務(wù)效果做出評價，檔案信息利用者根據(jù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)與自身需求的匹配程度為檔案信息集成服務(wù)做出評價，檔案服務(wù)者從服務(wù)的角度考量檔案信息管理系統(tǒng)的資源完整性，系統(tǒng)集成的準(zhǔn)確性和及時性等服務(wù)效果，對于檔案部門適時進(jìn)行服務(wù)策略的革新提供實踐參考。在服務(wù)評價完成后，如評價結(jié)果較高便可以結(jié)束此次檔案信息服務(wù)過程，如評價結(jié)果較低可返回用戶需求理解環(huán)節(jié)，進(jìn)行新的一次檔案信息集成服務(wù)過程。

三、檔案信息個性化服務(wù)的實現(xiàn)路徑

基于小數(shù)據(jù)的檔案信息個性化集成服務(wù)是檔案利用體系建設(shè)方面一項新的思考和嘗試，為保障服務(wù)能夠高效優(yōu)質(zhì)實現(xiàn)，需要檔案部門在提高檔案意識、完善檔案信息管理體系及優(yōu)化用戶小數(shù)據(jù)管理模式幾個方面加大工作力度。

（一）提高檔案服務(wù)部門的服務(wù)創(chuàng)新意識。檔案信息個性化集成服務(wù)的實現(xiàn)需要檔案服務(wù)者不斷提升服務(wù)創(chuàng)新意識，積極接納隨著時代變革而引入的新的理論知識和工作方法，努力摸索能夠帶給利用者更加高效、便捷、準(zhǔn)確的服務(wù)策略，并根據(jù)服務(wù)對象的不同、服務(wù)時間的變化及服務(wù)環(huán)境的轉(zhuǎn)換展開深入研究，以便及時調(diào)整服務(wù)的方式和內(nèi)容。

（二）完善檔案信息管理體系。檔案信息管理系統(tǒng)是進(jìn)行檔案信息集成的數(shù)據(jù)來源，是基于小數(shù)據(jù)的檔案信息個性化集成服務(wù)得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)，完善檔案信息管理體系建設(shè)，要求檔案管理部門以用戶需求為中心集合檔案資源，檔案資源的集合程度直接影響著檔案利用者對于信息集成服務(wù)的滿意程度。另外，完善檔案信息管理體系還應(yīng)著重于對于檔案資源的結(jié)構(gòu)化處理，將非結(jié)構(gòu)化的檔案資源結(jié)構(gòu)化處理后能夠易于系統(tǒng)的識別操作，從而有效提高檔案信息集成系統(tǒng)的服務(wù)水平。

（三）優(yōu)化用戶小數(shù)據(jù)管理模式。基于小數(shù)據(jù)的檔案信息個性化集成服務(wù)的核心在于應(yīng)用小數(shù)據(jù)分析所表現(xiàn)出的個體差異對于檔案利用者展開針對性的服務(wù)，其中用戶小數(shù)據(jù)系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)是影響服務(wù)水平的關(guān)鍵因素，一方面檔案部門應(yīng)著眼于小數(shù)據(jù)的采集工作，根據(jù)用戶屬性、用戶行為檢測及外圍影響等幾個方面建立數(shù)據(jù)采集的基本要點，另外對于用戶個人信息的保護，在合理合法的范圍內(nèi)開展工作是進(jìn)行檔案信息集成服務(wù)的必要條件。

四、結(jié)語

基于小數(shù)據(jù)的檔案信息集成服務(wù)系統(tǒng)是在通過信息平臺集成歷史檔案資源的基礎(chǔ)上，通過小數(shù)據(jù)分析，根據(jù)用戶的個體需求，為用戶提供檔案信息服務(wù)的過程。基于小數(shù)據(jù)的檔案信息個性化服務(wù)的推廣應(yīng)用，能夠進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化程度、優(yōu)化檔案利用模式、豐富檔案服務(wù)形式及提高檔案工作效率，同時也能夠為進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作的“資源體系建設(shè)”“利用體系建設(shè)”及“安全體系建設(shè)”提供新的思路。