計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

吳蒙

摘要：隨著計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代社會的逐步滲透，人們在日常工作與生活過程中所需要注意的信息已經(jīng)有了量級的變化，針對傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)，已經(jīng)不能夠充分滿足現(xiàn)代人對生活與工作的需求。為了解決這一問題，就需要在辦公自動化當(dāng)中應(yīng)用計算機信息，讓強大的數(shù)據(jù)處理功能與文字處理功能，能夠結(jié)合線下的多媒體技術(shù)發(fā)展，來為辦公提供前所未有的便利。本文將根據(jù)計算機技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的具體應(yīng)用來進(jìn)行分別闡述，希望能夠針對其應(yīng)用意義和實際的操作要點來做好相關(guān)闡述。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù);辦公自動化;實際應(yīng)用;研究要點

中圖分類號：TP393? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）23-0225-02

計算機技術(shù)在辦公自動化過程中的應(yīng)用，關(guān)系到整體公司的效率水平以及企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟效益體現(xiàn)。無論是從辦公自動化的整體概念與特征來進(jìn)行分析，還是將計算機技術(shù)在辦公自動化中各項應(yīng)用來做好剖析，都能夠獲得適用性持續(xù)發(fā)展的有效意見，辦公自動化在拓寬辦公區(qū)域范圍，改善辦公環(huán)境以及對管理成本進(jìn)行縮減，效果都是十分顯著的。

1辦公自動化的基本概念

辦公自動化所指的就是在辦公室內(nèi)部事務(wù)性的工作上的自動化，以信息處理為基礎(chǔ)配合對應(yīng)的計算機技術(shù)發(fā)展所產(chǎn)生的衍生物，在自動化過程中，辦公室當(dāng)中的職員能夠借助計算機的硬件軟件以及通信設(shè)備來對信息做好相應(yīng)的加工工作，例如收集、傳輸?shù)葍?nèi)容，都需要借助辦公室當(dāng)中的文件檔案管理系統(tǒng)、公務(wù)管理系統(tǒng)以及部門辦公系統(tǒng)來進(jìn)行操作，由此可見，辦公自動化實際上是一個系統(tǒng)的整體，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展下能夠?qū)淼霓k公體制以及公司整體的運行乃至未來的經(jīng)濟社會造成重要影響。

辦公自動化與信息技術(shù)之間是相輔相成的，而在計算機技術(shù)上的加持下，能夠幫助企業(yè)構(gòu)建起有著充分自動化屬性功能的信息系統(tǒng)，為辦公室自動化系統(tǒng)的運行起到相對的促進(jìn)作用。在辦公自動化的基礎(chǔ)上，人員能夠借助各式各樣的計算機設(shè)備進(jìn)行并開展信息相關(guān)的工作，不論是加工與處理，還是存儲、更新以及維護(hù)等內(nèi)容，都能夠做到有效的集合。

企業(yè)公務(wù)管理系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)以及信息處理等方面的系統(tǒng)架構(gòu)都可以融入計算機網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，并是其中的各成員實現(xiàn)互相交流。從本質(zhì)上來看，運用計算機技術(shù)來針對企業(yè)在辦公中所面對的各類信息，做好收集與分析的工作，還有在不同的辦公場所、組織結(jié)構(gòu)以及制度人員管理下，采取高效的技術(shù)工具來對這些信息做好處理、利用以及傳遞等行為，也能夠進(jìn)一步的提升辦公自動化的效率。

在辦公自動化的過程中，離不開信息處理的效率提升，在先進(jìn)技術(shù)的指導(dǎo)下，能夠使得資源針對各種辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行得心應(yīng)手的操作，并且在人機交互信息系統(tǒng)當(dāng)中達(dá)到互相協(xié)作、共同利用信息以及提升辦公質(zhì)量與效率的總體目標(biāo)。我們要了解到辦公自動化的優(yōu)勢主要在于以下兩個方面：一個是辦公自動化本身可以滿足公司在各項業(yè)務(wù)上的整體需求在更為突出的靈活性，還能夠在工作過程中實現(xiàn)召開在線會議與跟進(jìn)安排會議進(jìn)度等方面的內(nèi)容;另外一個則是因為其所具備的靈活的及時通信功能，在資源進(jìn)行完善實時交流的過程中，能夠為其提供信息處理與應(yīng)用共享的平臺，并且讓企業(yè)員工在系統(tǒng)當(dāng)中更為高效地開展工作，與同事之間產(chǎn)生言簡意賅、行動及時的溝通環(huán)境，并且減少相應(yīng)的通信費用幫助職員節(jié)省日常開支，提升自身的經(jīng)濟收益。

2辦公自動化的主要特征

在辦公自動化運行的過程中，離不開的是各種各樣的計算機設(shè)備，所以計算機技術(shù)在其中也起到了關(guān)鍵性的作用，運用系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)以及通訊技術(shù)等方面來實現(xiàn)自動化辦公的操作需求，無論是文字、圖形還是圖像等，這些都屬于辦公過程中所面對的一些信息，在對其進(jìn)行收集存儲以及使用的過程中，必須考量到信息資源的有效分配和辦公事務(wù)的迅速開展等關(guān)鍵問題，將辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展與辦公人員實現(xiàn)緊密聯(lián)系，使得計算機技術(shù)能夠作為其中的指導(dǎo)性理論。在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的配合下，實現(xiàn)辦公自動化的目的，可以整合辦公室人員與其相關(guān)的信息資源，并且為構(gòu)建起成熟健全的人機信息交互系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。企業(yè)內(nèi)部的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)渠道要確保辦公自動化系統(tǒng)的共享交流的安全性與可靠性，從而保證辦公事務(wù)能夠在系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)有效高速的運轉(zhuǎn)，全面提升整體的辦公效率。

就目前而言，國內(nèi)辦公自動化發(fā)展的需求正在逐日的提升，并且辦公自動化發(fā)展進(jìn)程也已經(jīng)有了顯著的成果，眾多企業(yè)都建設(shè)起了具備人與系統(tǒng)全面集成化的開放式系統(tǒng)，并且在處理常規(guī)事務(wù)的基礎(chǔ)上，開發(fā)了相應(yīng)的智能化模式，整體的應(yīng)用方式也已朝著多媒體化方向發(fā)展為前提，具有明顯的電子數(shù)據(jù)交換以及自動化傳輸特征，相信在未來的發(fā)展過程中，隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，也能夠進(jìn)一步地促進(jìn)辦公自動化的社會效益與經(jīng)濟效益提升。

3計算機技術(shù)在辦公自動化過程中的具體應(yīng)用

3.1文字處理

文字處理在人類發(fā)展歷程中具有悠久的歷史，從古至今，無非就是從原來的手寫、調(diào)版印刷、計算文字處理，到現(xiàn)在的通過計算機來進(jìn)行文字處理，在現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展下，這樣既提升了錄入效率，又能夠在編輯過程中方便輸出。文字處理本身就是辦公自動化系統(tǒng)當(dāng)中最為基礎(chǔ)化的內(nèi)容，也作為辦公自動化的根基所在，在進(jìn)行文字處理的過程中常用的軟件有office當(dāng)中的word以及WPS等，這些軟件都能夠為文字的錄入與編輯實現(xiàn)便利，也能夠?qū)ξ淖诌M(jìn)行排版，在軟件的輔助下還能夠為文章設(shè)置相應(yīng)的頁眉頁腳，并且在其中標(biāo)注信息。為了能夠使得員工在書寫工作上獲得更多的便利，在這些軟件中同樣也推出了文字域功能的開發(fā)，不僅可以進(jìn)行文章日期的調(diào)整，還能夠按照新推出的功能使得書寫工作更加高效快捷。

3.2數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)處理技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的應(yīng)用，主要在于對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分析與整理，一般來說，目前最為廣泛應(yīng)用的數(shù)據(jù)處理軟件就是在office系統(tǒng)當(dāng)中所包含的Excel軟件。Excel軟件在數(shù)據(jù)處理當(dāng)中所展現(xiàn)出的作用，主要在于針對數(shù)據(jù)進(jìn)行相對直觀的展示，在編輯表格的過程中，我們也能夠發(fā)現(xiàn)其中數(shù)據(jù)所存在的獨特性。針對職員來說，運用以下功能來進(jìn)行操作能夠方便職員對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行快速的處理，以及靈活多角度的對接數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行分析，最終幫助公司辦公獲得最主要的決策參考信息。除此之外，運用以下表格來實現(xiàn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，也能夠進(jìn)一步維護(hù)數(shù)據(jù)的簡潔性與持久性。

比如，在Excel表格當(dāng)中輸入數(shù)據(jù)，一般需要資源將數(shù)據(jù)輸入其中，然后將單元格選中，最后在單元格不相鄰的情況下按住Ctrl，在這時再用鼠標(biāo)來點擊左鍵，選中單元格，然后松開Ctrl之后，再同時按住Ctrl和Enter鍵，這樣一番操作下，所選中的單元格就能夠同時填入對應(yīng)的數(shù)值。由此可見，以下表格是能夠幫助員工提升自身的錄入效率的。

3.3多媒體技術(shù)

多媒體技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中所展現(xiàn)的獨特性，主要在于兩個方面，首先，是針對辦公自動化流程當(dāng)中的事項進(jìn)行形式多樣化的展示，在多媒體技術(shù)的融合下，能夠?qū)⑽淖帧⒙曇粢约皥D形進(jìn)行有機地組合以表現(xiàn)出來。其次，在多媒體技術(shù)的良好應(yīng)用下，也能夠?qū)崿F(xiàn)人機交互，運用文字、聲音以及視頻的組合方式做好對應(yīng)的展示，由此可見，多媒體技術(shù)融合了行業(yè)的各個領(lǐng)域的知識內(nèi)容，在辦公自動化技術(shù)當(dāng)中的引用能夠讓辦公自動化，不再僅僅停留在對文檔進(jìn)行處理的基礎(chǔ)上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)豐富多樣的數(shù)據(jù)存儲與應(yīng)用。

3.4網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在人們的生活與工作當(dāng)中的方方面面得到了廣泛的普及，人們可以通過各種網(wǎng)絡(luò)即時通訊工具實現(xiàn)在線交流，所以在公司的各個部門之間，也都可以輕松地實現(xiàn)互相獨立且互相關(guān)聯(lián)的狀態(tài)，只要是在需要信息相互交流的時候，就應(yīng)用即時通訊工具來完成任務(wù)，在這樣方便的信息交流環(huán)境下，能夠避免信息在傳遞過程中出現(xiàn)斷層與錯誤，整體提升了辦公效率。在公司運營過程中，電視會議也得到了較為廣泛的應(yīng)用，隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展，經(jīng)濟全球化的趨勢也一直處于勢不可擋的狀態(tài)，公司人員常常需要奔走各地來進(jìn)行業(yè)務(wù)上的交流，所以在人員開會的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)人員難以全部到場集合的情況，所以就需要借助視頻會議的方式來解決這一問題。視頻會議的優(yōu)勢在今年的疫情關(guān)頭也顯示出了重要作用，幫助眾多企業(yè)解決了人員異地以及工作事務(wù)推進(jìn)的困難，實現(xiàn)了辦公人員能力的綜合提升。

3.5硬件與軟件上的支持

要想高效的處理在辦公自動化所涉及的相關(guān)信息，就需要應(yīng)用到計算機硬件方面的設(shè)備知識，還有在軟件資源上也要跟上，這兩項內(nèi)容都是在辦公自動化當(dāng)中不可或缺的重要內(nèi)容。就目前而言，大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中所采用的辦公自動化特定軟件都以財務(wù)管理軟件與設(shè)備管理軟件為主，這些軟件都需要得到計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、SQL server 以及Access等計算機技術(shù)的支持，根據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)與發(fā)展前景來選擇對應(yīng)的計算機操作系統(tǒng)，例如Mac OS、Windows、Linux等。

3.6文檔管理自動化

文檔管理自動化，主要就是要讓文件審閱與批復(fù)等工作實現(xiàn)簡化，讓辦公人員能夠根據(jù)實際情況來進(jìn)行調(diào)整，并且做好文檔，修改歷史痕跡操作時間以及頻率，歷史痕跡等方面內(nèi)容記錄的留存。職員在接到指令之后能夠先行一步，在文件管理系統(tǒng)當(dāng)中開啟錄入，后將文檔傳輸至相對應(yīng)的協(xié)作人員，最終再將文檔進(jìn)行保存歸檔，當(dāng)歸檔完畢后就可以通過針對文檔來進(jìn)行分級，運用不同的權(quán)限設(shè)定來供應(yīng)公司內(nèi)部的人進(jìn)行查詢?nèi)∮谩Ｔ谶@樣的操作過程中，我們既應(yīng)用了計算機技術(shù)來幫助收發(fā)文管理實現(xiàn)自動化操作，又能夠根據(jù)各種的等級與權(quán)限等內(nèi)容來實現(xiàn)信息文件的共享、使用以及保存。

3.7信息平臺構(gòu)建

信息平臺的構(gòu)建關(guān)系到企業(yè)如何推廣自身的信息宣傳以及交流力度，在應(yīng)用計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上能夠構(gòu)建起具備企業(yè)特色的信息平臺，來進(jìn)行對應(yīng)的電子公告，提供職員交流的電子論壇以及發(fā)行電子雜志的都能夠使得外界更好地了解公司的企業(yè)文化以及幫助職員在公司內(nèi)部實現(xiàn)信息交流，迅速把握企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

4結(jié)束語

計算機辦公自動化系統(tǒng)在各行各業(yè)當(dāng)中的廣泛應(yīng)用是能夠展現(xiàn)出其實際的質(zhì)量與效率水平的，在辦公效率提升的前提下，也讓職員之間的信息化交流距離實現(xiàn)了縮短，由此可見，計算機技術(shù)融入辦公自動化本身就是在社會信息化基礎(chǔ)發(fā)展上的一個必然結(jié)果。在目前的實驗階段，已經(jīng)建設(shè)起了讓人與系統(tǒng)實現(xiàn)全面集成化的開放式系統(tǒng)，為了讓相關(guān)人員能夠?qū)k公自動化的根源性問題有具體的認(rèn)識，就需要進(jìn)一步地加強計算機技術(shù)的應(yīng)用，從而實現(xiàn)計算機技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的有效融入，促進(jìn)企業(yè)的未來發(fā)展。

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【通聯(lián)編輯：光文玲】