廣西數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及對(duì)策

陳勇 張一凡 張鈺 趙梓軼

摘? 要：本文通過調(diào)查研究廣西數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀，分析其存在的問題，提出了加強(qiáng)系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、采集民族特色資源、提高檔案數(shù)字化質(zhì)量和制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系等對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案資源;民族特色;標(biāo)準(zhǔn)體系;數(shù)字化

Abstract： This paper investigates the status quo of Guangxi Digital Archives construction， analyzes its existing problems， and puts forward countermeasures such as strengthening the construction of system infrastructure， collecting national characteristic resources， improving the digital quality of Archives， and formulating relevant standard systems.

Keywords： Digital Archives; Archives resources; National characteristics; Standard system; Digitization

20世紀(jì)末，隨著深圳檔案館、青島檔案館開始在數(shù)字檔案館領(lǐng)域的探索實(shí)踐，我國數(shù)字檔案館建設(shè)步入起步階段;2000—2005年進(jìn)行試點(diǎn)探索，主要集中在項(xiàng)目規(guī)劃、軟硬件部署、檔案數(shù)字化等方面;2006—2010年采取區(qū)域建設(shè)，逐步發(fā)展電子文件中心和數(shù)字檔案館的建設(shè);2011—2013年數(shù)字檔案館建設(shè)全面啟動(dòng)，[1] 2014—至今，我國數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)入全面發(fā)展階段。本文通過調(diào)查廣西數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀，探討其存在的問題及其解決對(duì)策，以期對(duì)數(shù)字檔案館有深入的研究，為檔案信息化建設(shè)提供參考。

1 廣西數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一是硬件設(shè)備。配置了包括高端服務(wù)器、核心交換機(jī)、防火墻、路由器、光端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)接入、存儲(chǔ)、輸出等設(shè)備。二是軟件基礎(chǔ)。建立全區(qū)性、規(guī)范化、可共享、分布式檔案目錄數(shù)據(jù)庫，檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫以及各級(jí)各類檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫群。

1.2 檔案資源建設(shè)。一是目錄數(shù)據(jù)庫。目前已有各類檔案目錄數(shù)據(jù)共33472381條，其中全宗級(jí)7745條，案卷級(jí)2039929條，文件級(jí)31424707條。二是館藏?cái)?shù)字化。2006年廣西檔案局成立了“廣西檔案數(shù)字化中心”，以館藏檔案數(shù)字化工作為主，先后建立了紙質(zhì)檔案數(shù)字化、照片檔案數(shù)字化、錄音檔案轉(zhuǎn)換、錄像檔案轉(zhuǎn)換、新聞檔案采集等五個(gè)數(shù)字化加工生產(chǎn)線。

1.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。一是數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。規(guī)定了館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，保持檔案的原貌，將檔案文件的每一頁看成一張圖片，無論原文是什么載體和什么內(nèi)容，一律由掃描儀按頁掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。[2]二是網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)建設(shè)。廣西檔案信息網(wǎng)站系統(tǒng)于2005年11月建成開通并正式投入使用，是一個(gè)以廣西檔案局（館）網(wǎng)站（廣西檔案信息網(wǎng)）為中心，14個(gè)地市檔案局（館）網(wǎng)站為分支網(wǎng)站的分布式檔案網(wǎng)站群體系。2015年8月“廣西檔案”APP正式上線，為用戶提供檔案移動(dòng)服務(wù)，將檔案館服務(wù)的桌面終端延伸到移動(dòng)智能終端。三是標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)建設(shè)。廣西檔案館先后制定了《廣西民國檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)采集方案》《廣西建國后檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)采集方案》《全宗目錄數(shù)據(jù)采集方案》《文件級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)采集方案》《照片檔案目錄數(shù)據(jù)采集方案》《廣西壯族自治區(qū)檔案館錄音、錄像檔案著錄規(guī)則》《廣西紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求》《廣西照片檔案數(shù)字化技術(shù)要求》《錄音檔案數(shù)字化技術(shù)要求》《錄像檔案數(shù)字化技術(shù)要求》《光盤存儲(chǔ)管理規(guī)范》《光盤載體標(biāo)注格式》等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供規(guī)范化指導(dǎo)。

2 廣西數(shù)字檔案館建設(shè)的問題

2.1 數(shù)字檔案館系統(tǒng)有待完善。目前，廣西數(shù)字檔案館館舍與設(shè)施都是沿用原檔案館，過于陳舊，不能滿足數(shù)字檔案的移交、接收、整理、編目、鑒定、管理、保存、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等全流程管理的需要，影響虛擬檔案庫房上架管理、數(shù)據(jù)資源在線編研利用、檔案開放鑒定。由于基礎(chǔ)設(shè)施原因，數(shù)字檔案館系統(tǒng)不夠完善，查檔從線下到線上、從目錄圖像到全文數(shù)據(jù)、從P C端到移動(dòng)端、從跨館到跨區(qū)等方面還不能完全實(shí)現(xiàn)。廣西數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)融入“最多跑一次”改革和政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的大格局，主動(dòng)對(duì)接廣西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)和自治區(qū)大數(shù)據(jù)中心，努力完善數(shù)字檔案館系統(tǒng)，建設(shè)一個(gè)融合發(fā)展的數(shù)字檔案館。

2.2 檔案資源缺少民族特色。廣西數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)該體現(xiàn)民族特色，注重對(duì)地方民族特色檔案資源的采集。廣西境內(nèi)居住著壯、漢、瑤、苗、侗、仫佬、毛南、回、京、彝、水、仡佬等12個(gè)世居民族，其中壯族、瑤族、仫佬族、京族人數(shù)居全國第一位。廣西地方民族檔案分布廣泛，資源豐富，特色鮮明。雖然擁有這樣得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，但在采集檔案資源方面還是過于局限，僅僅是采集原館藏的紙質(zhì)檔案、現(xiàn)行文件、網(wǎng)上相關(guān)新聞等，能夠反映廣西地方濃厚民族文化、代表廣西民族特色的檔案資源較為缺失。

2.3 檔案數(shù)字化質(zhì)量不高。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，不再首先使用OCR技術(shù)進(jìn)行處理，而是保持檔案的原貌，檔案文件的每一頁一律由掃描儀按頁掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。在數(shù)據(jù)形成后，以卷作為最基礎(chǔ)單位，單獨(dú)建立一個(gè)文件夾來統(tǒng)一存放檔案全文數(shù)據(jù)。這樣雖然能保證檔案全文數(shù)據(jù)不依賴于任何第三方系統(tǒng)、軟件，但是，一方面，檔案數(shù)字化質(zhì)量不高、效率低，人工干預(yù)的程度高，有時(shí)候一臺(tái)機(jī)器一天最多可以掃描2500頁，這就大大限制了速度和流程;另一方面，掃描后僅僅將檔案信息作為圖像來處理，雖然統(tǒng)一化程度較高，但對(duì)檔案信息的描述不夠精準(zhǔn)，例如，用圖像來保存文字信息，其中就會(huì)存在大量的冗余信息，數(shù)字化結(jié)構(gòu)占了較大的存儲(chǔ)空間。

2.4 相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系不健全。目前，廣西數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)還不夠完善，有些標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，不統(tǒng)一;有些標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)滯后，不能與數(shù)字檔案館建設(shè)同步;有些標(biāo)準(zhǔn)甚至還處于空白。相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系不健全，制約了廣西數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展。雖然廣西數(shù)字檔案館已制定了一些相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在目錄數(shù)據(jù)采集和技術(shù)方面也比較齊全完整，但是缺少檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行管理標(biāo)準(zhǔn)等，仍然還沒有形成一個(gè)完整的數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系。

3 廣西數(shù)字檔案館建設(shè)的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了新的挑戰(zhàn)。[3]首先，配齊配全基礎(chǔ)設(shè)施。堅(jiān)持硬件過硬，以中心機(jī)房建設(shè)為重點(diǎn)，優(yōu)化完善門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、精密空調(diào)系統(tǒng)、潔凈氣體滅火系統(tǒng)等設(shè)施，配備各類服務(wù)器、交換機(jī)、SAN 和 NAS 存儲(chǔ)。設(shè)立專用數(shù)字化加工室，配備各類數(shù)字化加工、安全監(jiān)控、專用存儲(chǔ)和信息管控設(shè)施。其次，完善基礎(chǔ)系統(tǒng)功能。堅(jiān)持?jǐn)?shù)字檔案全流程管理建設(shè)思路，建設(shè)基于政務(wù)云的“預(yù)歸檔系統(tǒng)”作為“中間庫”，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行前置管理，通過虛擬檔案室系統(tǒng)和電子檔案移交接收系統(tǒng)開展電子檔案歸檔和進(jìn)館，通過局域網(wǎng)的電子閱覽系統(tǒng)、政務(wù)網(wǎng)的檔案利用平臺(tái)與異地查檔、跨館服務(wù)系統(tǒng)、檔案門戶網(wǎng)站與微信公眾號(hào)等實(shí)現(xiàn)多途徑利用。最后，“云上檔案”應(yīng)用。主動(dòng)融入電子政務(wù)建設(shè)，充分利用政務(wù)云資源，建設(shè)“云上檔案館”。實(shí)行微信公眾號(hào)專業(yè)化運(yùn)維，網(wǎng)絡(luò)與移動(dòng)應(yīng)用水平進(jìn)一步提升。[4]

3.2 采集民族特色資源。采集具有廣西民族特色的檔案資源，首先要與博物館等單位相協(xié)調(diào)合作，將博物館保存的廣西民族歷史文化檔案數(shù)字化后設(shè)置一個(gè)鏈接。其次要通過網(wǎng)絡(luò)在線采集專題信息資源庫來補(bǔ)充數(shù)字檔案館資源建設(shè)的不足，或者采集各網(wǎng)站有關(guān)廣西的民族文化、歷史照片、聲像資料、新聞報(bào)道、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、歷史事件等網(wǎng)頁信息，作為數(shù)字檔案館資源建設(shè)的補(bǔ)充。再次要與數(shù)字圖書館相互補(bǔ)充，廣西數(shù)字圖書館有著豐富的民族歷史檔案數(shù)字文獻(xiàn)，諸如古代文書、名人手稿、譜牒、契約、輿圖、方志等以及其它有關(guān)廣西民族特色的檔案資源，均可作為數(shù)字檔案館的補(bǔ)充館藏而采集信息的對(duì)象。最后要在廣西少數(shù)民族自治縣，實(shí)地采訪拍攝，收集廣西各民族的語言、服飾、建筑、風(fēng)土人情、喜慶節(jié)日、民間藝術(shù)、工藝特產(chǎn)等民生檔案，建設(shè)獨(dú)具民族特色的廣西數(shù)字檔案館。

3.3 提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。首先是檔案掃描。掃描是生成數(shù)字檔案的主要環(huán)節(jié)，其準(zhǔn)確度決定著數(shù)字檔案館建設(shè)的質(zhì)量。應(yīng)選擇最佳的掃描參數(shù)和相應(yīng)規(guī)格的掃描設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的清晰、準(zhǔn)確、完整。其次是條目著錄。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，數(shù)字檔案的檢索、利用、統(tǒng)計(jì)都依賴于檔案著錄質(zhì)量的保障。再次是數(shù)據(jù)掛接。要認(rèn)真校驗(yàn)圖文數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)是否一致，使目錄數(shù)據(jù)與圖文數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。最后是質(zhì)量檢查。在完成檔案掃描、著錄、掛接工作后，還需要對(duì)圖文數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)檢查。[5]核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確、圖像是否完整清晰，不符合質(zhì)量要求，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

3.4 制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系。第一，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，應(yīng)滿足國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)總體設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃要求。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)包括元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼標(biāo)準(zhǔn)、封裝標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、目錄標(biāo)準(zhǔn)等。第二，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為電子檔案管理和檔案數(shù)字化兩類。電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括收集歸檔、移交接收、保管維護(hù)、存儲(chǔ)備份和利用銷毀等。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)差異在于其需要有數(shù)字化加工的過程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第三，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)分為軟件和硬件兩部分，軟件標(biāo)準(zhǔn)主要包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試、實(shí)施等標(biāo)準(zhǔn)，硬件標(biāo)準(zhǔn)主要包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、安裝部署、測(cè)試、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)評(píng)估測(cè)評(píng)等。第四，安全標(biāo)準(zhǔn)。安全標(biāo)準(zhǔn)是保障數(shù)字檔案館建設(shè)安全而采取的技術(shù)和管理要求，用于規(guī)范數(shù)字檔案館的安全建設(shè)。安全標(biāo)準(zhǔn)分為安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全管理標(biāo)準(zhǔn)。第五，管理標(biāo)準(zhǔn)。管理標(biāo)準(zhǔn)可分為政策法規(guī)、通用管理標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)等。[6] 在制定數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的過程中，應(yīng)對(duì)其實(shí)施反饋，積累經(jīng)驗(yàn)，不斷修訂和完善標(biāo)準(zhǔn)或補(bǔ)充其他相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。

*基金項(xiàng)目：2020年度國家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)驅(qū)動(dòng)檔案移動(dòng)服務(wù)創(chuàng)新路徑研究”。

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（作者單位：廣西民族大學(xué)管理學(xué)院? ?來稿日期：2020-06-19）