工程檔案在武漢火神山醫院建設中的利用及啟示

衡倩 朱艷霞 張偉

摘? 要：工程檔案是工程項目的原始記錄，具有重復利用的重要價值。文章以北京小湯山醫院工程檔案為例，分析其在武漢火神山醫院建設中利用的概況與特點，并在此基礎上探討工程檔案價值再現的動因與價值形態，最后提出工程檔案利用的幾點思考：強化利用意識是前提，確保收集歸檔是基礎，推動信息化建設是關鍵，促進資源整合是重點。

關鍵詞：工程檔案;利用;啟示

Abstract： Engineering Archives are the original records of engineering projects and have important reuse values. This article takes the engineering Archives of Beijing Xiaotangshan Hospital as an example， based on the general situation and characteristic analysis of their utilization in the construction of Wuhan Huoshenshan Hospital， discusses the motivation and patterns of the value reproduction of the engineering Archives， and proposes several thoughts： strengthening awareness of utilization is a premise， ensuring collecting and filing is a basis， promoting informationization construction is a key， and advancing resources convergence is a focus.

Keywords： Engineering archives; Utilization; Enlightenment

1 源頭：北京小湯山醫院工程檔案的形成與管理

工程檔案的形成與管理是工程項目管理不可或缺的組成部分，也是工程檔案提供利用的源頭和基礎。2003年春夏之交，“非典”疫情蔓延到首都北京并進入高峰期，北京市決定緊急組建小湯山醫院。醫院設計建造過程中形成了大量設計圖紙、施工圖紙等工程檔案，這些工程檔案由項目設計單位和各參建單位分別保管。

中國中元作為小湯山醫院的設計單位，形成了第一手設計圖紙檔案。彼時中國中元已經實行計算機輔助工程檔案管理，近年來又開展了工程檔案數字化加工和知識化管理，從而實現了工程檔案的長期保存、在線檢索、瀏覽和下載。[1]北京城建、中建一局等參建單位，通過將工程檔案管理納入企業質量管理體系[2]、工程檔案數字化等途徑實現工程檔案的有效管理，例如中建一局將小湯山醫院建設施工圖紙等工程檔案保存至中建數字檔案館系統。北京小湯山醫院工程檔案的形成與管理為后續利用工作奠定了根本基礎，使得工程檔案復用成為可能。

2 利用：工程檔案在武漢火神山醫院建設中的復用

2.1 利用概況

2020年春節，為有效防控新冠肺炎疫情，武漢市決定緊急建設應急傳染病醫院——武漢火神山醫院。鑒于北京小湯山醫院建設的成功經驗，武漢市城建局向中國中元緊急求援，請求后者提供小湯山醫院的全套圖紙。中國中元在78分鐘內，將17年前小湯山醫院的設計圖紙等工程檔案整理復制，及時提交給武漢方面，還與設計人員對接，進一步傳授建設經驗，因地制宜提出了不少新的建議。另一方面，作為武漢火神山醫院的承建方，中建三局向中建一局發出調檔請求，后者立即組織檔案人員在中建數字檔案館系統中，快速檢索、獲取并調用小湯山醫院工程檔案，最終提供竣工圖紙18份。小湯山醫院工程檔案的重復利用幫助快速明確傳染病醫院的施工標準與驗收規范，有效助力了火神山醫院設計采購施工一體化工作，為醫院建設管理人員、技術人員提供了支持，為深化設計提供了借鑒，加快了設計施工進度。[3]

事實上，隨著新冠肺炎疫情蔓延，全國多地加緊修建臨時傳染病醫院，對工程檔案的復用需求更加迫切。例如，貴陽市公共衛生救治應急工程項目基本沿用了火神山醫院的設計圖紙，[4]為遏制疫情蔓延爭取了寶貴時間。

2.2 利用特點

一是利用空間的廣域性。空間范圍的廣域性主要體現在工程檔案利用跨地區、跨機構。小湯山醫院工程檔案來源廣泛，涉及眾多形成主體，通過檔案檢索、調取和復制工作，實現了各個主體之間工程檔案的共享利用，這種共享利用超越了機構、部門、地區的界限，體現出檔案利用空間的廣域性特點。

二是利用時間的長期性。時間范圍的長期性主要體現在工程檔案形成后具有長期可利用性。小湯山醫院作為特殊時期的特殊產物，建造過程中形成的工程檔案是歷史的見證。雖然由于建筑技術進步等因素，火神山醫院建設并未完全照搬小湯山醫院工程檔案，但從根本上說，17年前形成的小湯山醫院工程檔案仍發揮著關鍵性、主導性作用，體現了工程檔案具有長期可利用性的特征。

三是利用工具的現代性。利用工具的現代性主要體現在從傳統圖紙到數字檔案利用的轉變。中建一局及時將建設施工圖紙等工程檔案收集歸檔，并存儲到中建數字檔案館系統中，以數字化的形式保存珍貴工程檔案，實現了工程檔案信息資源的快速檢索、獲取和利用。

四是利用方式的科學性。利用方式的科學性主要體現在利用網絡技術實現工程檔案的遠程利用。傳統的檔案利用方式是用戶親自前往檔案館，通過檔案閱覽、咨詢、外借等方式利用檔案，[5]而疫情期間，根據疫情防控的相關要求，在線異地調用檔案成為首選利用方式。中國中元通過檔案管理系統在線提供工程檔案，技術人員只需利用企業VPN、企業微信等方式，就可以隨時隨地實現工程檔案的異地查閱和復制利用，[6]兼顧了檔案利用的高效率和安全性，也體現出利用方式隨技術進步而變化的科學性特點。

3 啟示：工程檔案的價值再現與利用的省思

3.1 工程檔案的價值再現

3.1.1 價值再現的動因

工程檔案價值再現源于根本動因和直接動因的綜合作用。工程檔案能夠在武漢火神山醫院建設中提供利用并發揮價值，根本動因在于工程檔案具有成果性、通用性、公共物品屬性等特點。[7]首先，工程檔案中蘊藏著大量完善的工程建設成果信息，它是工程檔案價值再現最關鍵的要素。其次，工程項目具有一定共通性和相似性，許多方法和技術可以互相套用，因此工程檔案也具有通用性特點，可以作為學習借鑒前人知識成果的重要載體，照搬或加以改進便可供利用，從而有效減少重復勞動，控制工程建設投資成本。

工程檔案價值再現的直接動因則在于工程建設活動中利用主體的現實需求。工程檔案的價值是潛在的，只有被置于社會實踐的情境下，與現實的工程建設活動相結合才能充分顯現。尤其是在諸如國家遭受重大安全風險的特殊情況下，工程檔案更具有關鍵價值，例如汶川大地震期間，利用工程檔案快速搶修城鎮基礎設施，保障人民群眾的人身安全和基本生活[8];再如此次新冠肺炎疫情期間，我國人民生命安全和經濟社會運轉受到嚴重威脅，建設傳染病醫院以防控疫情擴散成為關鍵舉措，工程檔案的利用需求也由此凸顯出來。

3.1.2 價值再現的形態

工程檔案呈現出憑證價值和情報價值的價值形態。[9]一方面，工程檔案作為各級各類建設單位在工程項目各環節中產生的第一手情況記錄，客觀反映了工程項目的歷史過程，是工程項目查考、工程項目決策、設計施工的真憑實據，因而具有憑證價值，通過工程檔案可以實現對工程項目全流程的追溯。另一方面，工程檔案具有的情報價值——即反映某種知識這方面的意義[10]也不容忽視。火神山醫院建設中以小湯山醫院工程檔案為情報來源，挖掘情報和交流知識，從而避免重復勞動，提高醫院建設效益。

工程檔案源于工程項目并最終服務于工程項目，無論其實現的是憑證價值還是情報價值，其最終目標都是一致的，那就是為工程項目活動服務從而更好地提升經濟和社會效益。

3.2 工程檔案利用的省思

3.2.1 強化工程檔案利用意識是前提

在火神山醫院設計建造之初，相關單位及時作出科學決策，選用小湯山醫院工程檔案作為參照，正是工程檔案利用意識的集中體現，也有力證明了工程檔案的重要價值及其利用潛能。

部分建設單位“重項目、輕檔案”的思維根深蒂固，認為工程檔案只是應付檢查或項目驗收的擺設，[11]甚至沒有配備專職工程檔案管理人員，導致工程檔案丟失、遺漏、管理不善等問題。[12]意識層面存在偏差嚴重削弱了工程檔案復用的基礎，是極其不負責任的表現。

工程檔案利用意識和利用工作是相互作用、相輔相成的，因此必須將扭轉思想、強化工程檔案利用意識作為根本前提。建設單位必須深刻認識工程檔案管理在工程建設中的重要地位，從工程項目立項開始就應高度重視檔案工作，將檔案工作列入領導的責任范圍和工作計劃，納入有關部門和人員的職責范圍和考評制度。[13]

3.2.2 確保工程檔案收集保管是基礎

在火神山醫院建設過程中，小湯山醫院工程檔案重復利用的基礎在于工程檔案的及時收集歸檔與安全保管。

工程項目具有建設周期長、參與單位多、文件類型龐雜和檔案成套性強等特點，[14]鑒于此，各級建設和檔案行政管理部門明確要求工程檔案管理“三納入”“一同步”，但在實際工作中，這些規定落實并不到位。[15]

為了確保工程檔案的及時收集與完整保管，首先，要加強全流程業務指導，確保工程檔案管理與項目建設同步。檔案部門要根據工程項目進度，擬定工程檔案收集計劃，將工程檔案管理工作滲透至工程設計、施工、驗收等各環節。其次，要構建工程檔案管理網絡體系，明確管理責任。按照工程項目布局構建檔案管理網絡體系，厘清各參建單位的管理職責，明確歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，并對各單位工程檔案管理情況進行持續追蹤。[16]最后，要嚴格執行驗收制度，實施閉環管理。由建設單位上級主管部門聯合檔案行政部門負責組織，實行預驗收到正式驗收的雙重驗收制度，對工程檔案的齊全性與準確度等情況進行嚴格審查。一些單位還研發了工程檔案驗收輔助系統，實現了工程檔案驗收、整改、入庫的閉環管理。[17]

3.2.3 推動工程檔案信息化建設是關鍵

實現小湯山醫院工程檔案的即時、遠程、在線調用，離不開工程檔案信息化建設的支撐。

信息化建設是工程檔案管理工作發展的必然趨勢，然而目前一些單位開展工程檔案信息化建設進展較為緩慢，僅處于“建立目錄級數據庫”的初期階段，還不具備異地聯網調用數字工程檔案資源的條件，[18]制約了工程檔案的進一步開發利用。

鑒于此，必須轉變工程檔案管理控制方式，促進管理與技術協同互促，實現信息化建設與工程檔案管理的深度融合。針對傳統載體形式的工程檔案，開展規范化的檔案信息著錄，并進行全文掃描轉化為數字化副本，打造全文數據庫。[19]而當前，大多數工程項目活動依托于計算機系統，產生的工程檔案往往是電子形式的，因此應建設功能完善的電子檔案管理信息系統，對工程資料的收集、歸檔、整理、鑒定、檢索等業務流程進行信息化、自動化控制，為工程項目建設提供在線利用、遠程傳遞等多種形式的數據和檔案服務，例如中國電建集團華東院、杭州市城建檔案館、昆山市城建檔案館等機構都建成了水平較為先進的數字檔案館。此外，還應注重利用大數據、云計算技術，推動工程檔案資源向知識資源和情報資源的轉變。

3.2.4 促進工程檔案資源整合是重點

小湯山醫院工程檔案在火神山醫院建設中的利用亦有不足之處，主要體現在工程檔案來源分散、難以提供整體性利用。

工程項目建設一般包含勘測、設計、施工與監理等多個環節，相應的，工程檔案的形成歸檔涉及眾多利益相關主體，為一張圖紙輾轉于設計單位、施工單位、建設單位之間的現象并非少數。[20]同時，各單位工程檔案管理要求不一，可能導致工程檔案不匹配、封閉等問題，制約工程檔案的有效整合利用。

在這種情況下，檔案部門必須發揮關鍵作用，區分各類工程檔案的封閉要求，積極挖掘工程檔案情報價值，打造工程檔案知識庫，為工程檔案資源跨區域、跨部門共享利用提供基本的資源保障。同時，將工程檔案管理系統與各單位辦公系統、業務系統相銜接，在通過權限管理確保各單位信息安全的基礎上，借助異構系統平臺集成技術，促進資源集成、數據交互、服務協同與業務協作。[21]此外，還可以適當推動國際間資源整合共享。當前多國借鑒我國疫情防控的成功經驗，我國可以在保障工程檔案信息安全的前提下，適當地參與國際工程檔案信息資源的整合共享。

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（作者單位：衡倩，武漢大學信息管理學院;朱艷霞，湖北檔案技術研究院;張偉，武漢市自然資源和規劃信息中心? 來稿日期：2020-06-20）