煙草企業探索“互聯網+”商旅平臺
——以浙江中煙為例

盛磊 王爽

（浙江中煙工業有限責任公司浙江杭州310000）

一、煙草行業差旅現狀和問題

作為擁有50多萬名職工的中國煙草，主要從事卷煙生產、經營與專賣管理等，行業不但組織架構復雜、業務范圍廣、業務類型多樣，而且員工數量巨大、差旅需求旺盛。但一直以來行業的差旅業務缺少統一的管理，也沒有搭建統一的商旅平臺，差旅申請、預訂、報銷以及審核均采用傳統方式：由員工選擇自行或通過第三方票務公司訂購火車票、機票，員工自行墊付資金，行程結束后憑各種票據報銷差旅費。期間由財務人員對報銷業務進行人工審核，主要核查業務的真實性、票據的合規性、數據的準確性等。這種方式下，差旅制度和標準不能精準貫徹到位、出差預訂不夠便捷、人工審核的誤差率客觀存在、工作效率偏低、報銷周期較長等問題凸顯。從浙江中煙的實際情況來看，具體存在以下問題：

（一）報銷流程較長，墊資成本較大

據統計，單個員工差旅報銷從行程結束至財務報銷審核結束一般需要14天以上；常駐外業務員由于出差時間長，自行墊資金額高達數萬元。由于整個報銷過程需要通過手工填報、線下審核，財務人員無法事先規范和指導員工報銷信息填寫，容易造成因制度理解不同產生的信息溝通問題，從而影響流程效率；同時財務審核工作量大，審核效率和規范性難以兼顧。

（二）機票價格明顯高于市場價

員工自行或者委托第三方票務公司購買的機票價格往往遠高于互聯網公共平臺的價格。零散采購無法發揮企業集中采購的規模效應，預訂過程無法痕跡化，員工缺乏比質比價的手段，無法在落實差旅標準、降低總體費用的同時，為員工提供更多有性價比的選擇。

（三）審核住宿價格、合理性判定缺乏依據

財務人員審核時由于酒店價格和房型信息的不透明導致難以甄別酒店發票與實際入住酒店是否相符等問題。員工差旅過程不夠透明，各級審核和管控受拘于復雜的現實狀況往往流于紙面，對不合規的差旅行為難以一一發現。

（四）差旅缺乏全流程整體管控

企業對員工的差旅行為缺乏事前、事中的管控，往往采用事后檢查的手段。而事后檢查的方式雖然可以發現部分問題，但對既成事實的經濟行為管控力度明顯不夠。面對事后發現的各種不規范問題，由于存在部分具有合理理由的例外事件，不能采用不予報銷的“一刀切”進行簡單處置，還要依靠財務審核人員的職業判斷和專業水平來進行合理處置，難免發生審核權威受到質疑、被核事項無法落實等情況，甚至可能給企業帶來不必要的經濟損失和負面影響。因此，對出差事項實施全流程的管控對于規范員工的差旅行為、保障員工合法權益、控制企業報銷風險顯得尤為關鍵。

二、浙江中煙探索建設商旅平臺的實踐

浙江中煙是一家主營卷煙生產和銷售的煙草工業企業，隸屬于中國煙草總公司，下屬兩個卷煙廠。業務范圍遍布全國32個省、直轄市、自治區的310多個地級市以及東南亞、中東、南美等海外市場，年營業收入超過800億元。近年來隨著公司業務不斷外延，超過六成業務量發生在省外市場和境外市場，公司常駐外的業務團隊也隨之不斷壯大，全年有超過四百員工長期駐外，超過一千員工有差旅需求，因此伴隨而來的差旅出行問題和矛盾也越來越突出。

（一）探索建設商旅平臺的過程

基于上述問題，浙江中煙積極探索基于互聯網的商旅平臺建設，通過整個差旅過程的數字化、自動化和智能化處理，在為員工提供高效便捷的差旅體驗的同時，有效落實差旅制度和標準，提高差旅費用的控能力。平臺建設關鍵節點如下：

1.全面籌劃未來差旅。對差旅系統的全面規劃和設計關系到平臺的管理力度和應用成效，必須要結合企業的實際情況，充分考慮未來業務發展需求，著眼當前、放眼未來?？傮w來說，對于未來的差旅管理，需要全面覆蓋行前、行中和行后三個環節，分別包括差旅申請管理、差旅預訂和執行管理、差旅報銷管理、商旅結算管理以及差旅基礎數據管理五個方面。具體如圖1所示。

圖1

2.實地調研業務需求。要建立一個全方位、高效率的差旅管理平臺，既要滿足企業規范管理的要求，又要給員工以滿意的差旅報銷體驗，必須充分征求業務部門的意見，有效解決出差人員的合理訴求。平臺建設實施部門需要深入業務一線，在市場營銷、物資采購等出差人員較為集中的業務部門開展實地調研，了解業務人員特別是外勤團隊在行程設計、交通安排、酒店預訂、報銷流程等方面的差旅需求，在此基礎上，梳理商旅平臺的預訂、結算、報銷等流程，并對商旅平臺的規則配置進行深入探討，初步搭建平臺建設雛形。

3.重新設計差旅流程。結合對差旅管理的全面籌劃以及實地調研的結論，在正式開展平臺建設之前，需要重新梳理并確定差旅申請、預訂、行程變更、報銷、財務審核、結算等流程，以保障系統運行的高效性、合規性，提高用戶的體驗感。此時，根據實地調研的結果，實施部門已經擁有了較為詳細的基礎資料、設計思路和藍圖。針對差旅管理的總體框架，形成具體流程：（1）行前：差旅申請管理。建立企業內部差旅管理平臺，從差旅計劃的申報、審批到行程的變更，實現差旅事前管理的線上審批。（2）行中：差旅預訂和執行管理。差旅預訂：員工可直接登錄互聯網商旅平臺進行預訂。商旅平臺可按照企業差旅管理的具體要求設置預訂控制規則和預訂審批規則，例如：無法預訂超過2個月的訂單、預訂機票鎖定本次航班的最低價、預訂酒店超標時超標部分需要自行支付等，在員工預訂時校驗是否符合管控要求，在預訂提交后依據審批規則發送審批任務。執行管理：在互聯網商旅平臺進行機票退改簽、酒店退房、離退員工預訂處理等各類預訂變更管理。同時互聯網商旅平臺提供各類預訂、變更等信息的查詢、導出功能，導出的清單格式能夠導入ERP系統，支持財務人員按差旅預訂進行勾對。（3）行后：財務報銷管理和商旅結算管理。財務報銷管理：員工填制差旅行程單，標注互聯網商旅平臺預訂信息，并在資金支付系統中申請支付差旅費。財務人員審批并根據行程單在ERP差旅預訂核銷程序中核銷本次行程預訂信息。財務人員定期檢查未核銷訂單，及時發現未報銷行程并提醒員工及時報銷。商旅結算管理：各個卷煙廠成本費用均獨立結算，商旅平臺預訂的住宿發票、機票行程單等票據也分別郵寄給各個成本中心。商旅平臺提供“30+30”天的賬期，每個點的財務人員根據上月已出行的預訂清單分別與商旅服務商進行結算。詳見圖2。

4.合理完成系統配置。經過前序準備，系統建設已初具條件。根據之前調研形成的結果，預訂流程、差旅規則、結算流程等均已經明確，通過選定的商旅平臺開展基礎數據收集、系統初始化、創建賬戶、配置規則等一系列工作，同時根據實際需要開發商旅預訂核銷程序及差旅費管理平臺，實現與企業管理系統（ERP）的有效對接，確保差旅行程審批、差旅預訂、報銷、審核、銷賬等標準固化、程序到位、流程順暢、形成閉環。

圖2

5.有序推進平臺應用?？紤]到差旅管理涉及到業務面比較廣，并且直接與員工切身感受相關，在平臺上線應用前，需要進行應用培訓及推廣宣傳。借助企業內網、內部刊物、辦公平臺等渠道進行全面深入的宣傳，并組織各個層級、各個部門的線下培訓，以進一步加深員工的認同感，提高員工的認知度。推行過程中采取分步走的方式，分部門分類型逐步推進，平穩過渡，減少變革阻力，同時有助于針對實施過程中暴露的問題及時調整、及時修正、及時完善，以實現制度、流程、數據和系統平臺的平穩過渡。

6.充分吸納大客戶協議。商旅平臺涵蓋機票、火車票、酒店、用車等預訂功能，企業的差旅消費實現了集中管理、集中統計和集中反饋，企業的集團化優勢得以充分體現。企業可以利用商旅平臺服務商龐大的客戶規模，與各大航司、酒店、網約車平臺等供應商簽訂大客戶協議并納入商旅平臺。通過協商，往往能夠在原有折扣的基礎上享受不同程度的折上折。在夯實規范基礎、提高管理效率的同時，有效地控制企業的運營成本。

（二）平臺初步成效

商旅平臺不但能實現采購直接成本的降低，而且能通過減少粘貼票據的時間、降低填報錯誤率、提高采購價格透明度、壓縮報銷周期等從而大幅降低采購的間接成本，實現了“雙降”，基本上達到了商旅平臺建設的初衷。具體成效如下：

1.提高員工體驗感與滿意度。從員工使用的總體情況來看，互聯網商旅平臺操作簡便、價格透明單一；員工無需再提供機票行程單、登機牌，住宿發票、清單、刷卡小票等票據，也避免了票據遺失、開票信息有誤、票據粘貼等麻煩，報銷更加便利；員工無需墊資，節約了資金成本。原線下模式報銷至少需要14個工作日，目前在商旅平臺預訂單筆訂單不超過2分鐘，訂單確認后直接出票，無需付款，財務審核亦無需加記，報銷減少到10個工作日內。

2.有效降低差旅成本?；ヂ摼W商旅平臺可按照公司管控要求自動推薦低折扣機票，設置最低價、折扣、提前預訂天數以及艙位等管控條件，降低機票折扣；可通過預設分城市差別化標準，只可預訂滿足差旅標準的酒店，從而降低差旅機票、住宿費用的總體規模。就浙江中煙而言，全年全員預訂機票平均折扣保持在六折以下；通過商旅平臺預訂酒店比重超過三成，累計為員工墊付差旅資金超過千萬元，總差旅費用與線下采購相比累計降低將近10%。

3.規范差旅管理。通過互聯網商旅平臺預訂，價格構成將比通過其他途徑預訂更加透明，并可自動根據公司差旅管控要求進行預訂校驗和審批，從源頭上控制員工差旅超標問題，同時可以建立黑名單制度，將出現過問題的酒店加入黑名單。另外，對因業務需要造成的例外情形，制定相關事前授權審批的規則，痕跡化管理，便于事后定期對比與分析，提高業務部門的管理自覺性。

4.為差旅精益管理提供數據支撐。傳統模式下，員工的差旅數據只能依靠手工統計，工作量大，且存在滯后性。商旅平臺可實時獲取所有員工的差旅數據，為提升差旅費管理水平，進一步加強差旅支出的控制、分析和優化等提供了完整的數據支撐和依據。

三、結語

基于浙江中煙“互聯網+”商旅平臺探索的成功實踐，為煙草行業全面開展商旅平臺管理積累了豐富的經驗，排除了零基本的障礙。筆者認為，除了企業規模和地域分布的差異，行業內的企業組織架構基本一致、業務類型較為統一、出差標準完全相同，具備了在行業內建立統一平臺的基礎和條件：一是技術可行性。商旅平臺能支持極其復雜的企業體系，實現多層級法人組織架構的差旅預訂，實現煙草行業幾十萬人規模的差旅預訂和差旅報銷業務集中化、在線化、系統化管理。商旅平臺可以提供單點登錄接口、人事接口、提前審批接口、訂單取數接口、結算接口等接口，這些接口均支持集團下屬各級單位現有系統與集團商旅平臺進行對接。二是制度可行性。煙草行業下屬企業統一接受中國煙草總公司的垂直管理，差旅標準統一執行中國煙草總公司標準。有利于集團商旅平臺的規則的統一化配置和費用管控。三是效益可行性。中國煙草總公司旗下的各種類型酒店百余家遍布全國各地，從高檔到中檔。另外行業各級商業公司和工業公司有眾多協議酒店，建立統一的商旅平臺將自營酒店和協議酒店納入集團商旅平臺，不但可以降低整體住宿價格，還可以擴大自營酒店品牌影響力，減少行業內單位摩擦，實現資源共享。另外，煙草行業的整體規?？梢晕{更多優質低價資源，從價格、服務等層面多維度降低差旅成本。

綜上所述，筆者認為“互聯網+”商旅平臺作為差旅管理的一部分，不但能充分發揮煙草行業的規模效應和集中采購的價格優勢，還可以從提高效率、落實規范、降低費用、提高員工滿意度等方面，實現行業差旅費透明合規、降本增效、全流程管控的目標。