淺析海外煉化工程項目采購的成本控制

鄢俊波

Abstract： For overseas refining and chemical projects， procurement management as an intermediate part of the project， the importance is self-evident. Therefore， professional and efficient procurement cost control will be helpful to save investment and improve the benefits of the contractor. The author of this paper summarizes some ways of procurement cost control based on the procurement experience of overseas refining and chemical projects.

關鍵詞：海外;煉化工程項目;采購;成本控制;質量

0? 引言

海外大型煉化工程項目通常采用EPC總承包模式，總包商負責項目的設計、采購和施工等環節。在實際的執行過程中，采購成本約占項目投資的50～60%，采購管理作為項目的中間環節，發揮了承上啟下的作用，同時制約著設計和施工。因此，專業高效的采購成本控制有助于節約投資和提高總包商的效益，是項目成功的關鍵所在。

1? 采購成本控制的概念

1.1 項目采購的定義

項目采購是指工程項目設備和材料的采購，是從項目組織外獲得項目建設所需的貨物和相關服務（合稱產品）的過程。主要包括制定采購計劃、采買、催交、檢驗、物流運輸、單證付款、現場材料管理等環節。在海外煉化工程項目前期的投標階段，長周期關鍵設備及材料等重要物資的預詢價和大件運輸的路勘也是項目前期采購工作的重要內容之一。

在項目的執行過程中，項目組可以提前策劃規避一些潛在風險，嚴控控制相關環節，將采購成本控制在預算范圍內，從而來保證項目的整體盈利。

1.2 采購成本的定義

項目采購總成本是項目所有采購標的物的成交價格及相關業務活動中所產生的費用總和，主要包含采購直接成本和間接成本。直接成本主要指采購物資的價格和相關服務的費用，間接成本主要包含進度成本、質量成本、作業成本、維持成本和資金成本等。

2? 海外煉化工程項目采購成本控制的原則

采購成本控制絕不只是簡單的削減成本，而是一項系統工程。單純地削減采購成本會帶來很多的風險，如質量風險、及時供貨風險、技術風險等。

項目采購的基本目標和目的是：“以合適的價格、采購合適的數量、合適的質量的物料，并在合適的地點和合適的時間交付。” 海外煉化工程項目采購的成本控制也遵循“五個合適”（即5R）：

①合適的質量。設備材料的規格、等級或材質是決定其價格的主要因素，因此設計人員在設備選型、材料選擇過程中要樹立費用觀念，滿足技術規格和用戶的要求即可，避免過度設計。

②合適的數量。做好前期的采購策劃，打包采購，將相同或類似物資合并為一個合同，獲得最好的合同價格，減少合同數量，節約采購管理的人工時，降低項目采購的成本。積極與設計部門溝通，使用合理的材料用量，將材料余量控制在最小，避免浪費。

③合適的地點。執行海外項目采購，可以合理利用其他外幣對美元的匯率變化來選擇制造商，從而降低采購費用。如允許使用國內廠商，要考慮潛在制造商的工廠與項目所在國的相對位置，以減少物流等相關費用。大件設備的運輸，要提前做好道路勘察，如不具備運輸條件的，需要提前規劃，現場進行預制和組焊。

④合適的時間。在項目初期，與設計、施工和項目組積極溝通，制定采購計劃，避免出現錯項和漏項;對于影響整個項目進度的長周期和關鍵設備，要利用一切條件，盡早的跟潛在的供貨商進行技術澄清，提前下單，以保證項目的進度;同時，地下管網和需要提前預制等影響前期施工的材料也需要提前下單準備;通用材料和施工輔材，盡量就地采購。

⑤合適的價格。提高費用估算的精度，在不斷完善自身價格庫信息的基礎上，同時加強對市場價格信息的收集和整理，分析價格曲線，以便在合同談判中獲得最好的報價。所謂的價格的合理性，不是單純的追求價格最低，這樣不利于保障供應的安全和質量，可能導致合同無法順利的執行。采購的目標是在規定的預算范圍內，綜合考慮其他費用，以獲得最佳的效益。

3? 海外煉化工程項目采購成本控制的方式

3.1 采購管理

在項目前期，項目經理需要挑選一批素質過硬的人員來組建采購團隊。同時，從規章制度和工作流程等方面加強管理，確保能夠高質高效的完成項目的采購工作，更好的服務于項目。

3.1.1 優秀的采購團隊

優秀的采購團隊是執行好項目采購工作的首要條件。在項目策劃前期，要根據項目預計采購設備材料的種類和數量，總部和現場要配置合理的采買人員及催交、檢驗、物流及單證人員。在項目執行過程中，采購團隊的人員需要保持相對穩定，人員的頻繁變動對于采購工作的順利開展極為不利。采購人員至少應具備以下能力：

①外語表達和讀寫能力;

②國際貿易知識和實際的采購經驗;

③最好具備一定的技術專業背景。

3.1.2 完善的規章制度和合理的程序文件

項目初期，采購經理就應該結合公司的采購規章制度和總承包合同的要求（業主規定），組織編寫本項目的采購執行計劃、采購管理程序、采購催交程序、采購檢驗程序和廠商數據手冊等相關采購程序文件，并報采購部、項目組、項目管理公司（如有）和業主審批（如需要）審批，以便讓項目的采購工作在完善的規章制度下進行，發揮采購人員的主觀能動性，獲得供貨商最好的交貨期和價格，節約采購成本。

3.2 合適的供應商

選擇合格的供應商對于控制采購成本是非常重要的。項目執行過程中，一般有以下幾種方式：①海外業主/最終用戶提供的供應商名單（AVL，Approved Vendor List）;②總包商推薦的補充供應商名單，這些供應商不在AVL里，需要做“資格預審”，待業主/最終用戶審批后方可使用;③業主沒有供應商名單，需要總包商提供，并報業主/最終用戶審批后方可使用。

從控制采購成本的角度來講，選擇供應商應注意以下幾點：

①對于業主提供了的供應商名單，采購團隊應當在項目前期，積極與業主負責供應商管理的負責人溝通，并盡快提交補充的供應商名單（和總包商合作較多，但不在AVL里）和相關資格預審文件供業主審批，以便在項目執行過程中獲得最有競爭力的價格和交貨期。

②在滿足技術要求的情況下，商務評標要全面考慮供應商的綜合實力，如制造能力、質量管理體系、項目供貨業績、財務經營情況等，減少后期合同執行的風險。同等條件下，優先選擇項目所在國的供應商。

③從資產的生命周期的角度看，其使用期內每個階段都有相關的成本：采購;送貨、安裝和“試運行”;制造商的售后支持;運行成本（用戶培訓、消耗品、能源等）;常規維護保養、維修和定期檢修或升級;退役（停止運行）;棄置。因此，在分析供應商報價的過程中，除了設備材料的價格外，要全面評估供應商的開試車備品備件、首次填充和現場服務費用及費率標準，綜合選擇最優的供應商。另外，本著對業主負責的精神，有時候業主/最終用戶也會做相關要求，對于關鍵的備品備件的價格、兩年的備品備件的價格和后期維修服務的費率，要求供應商提供相應的價格有效期，這些都應該作為評估供應商需要考慮的因素。

3.3 采購合同

采購合同是買方和賣方執行采購活動的基礎，設定了關系雙方的角色、權利和義務。對于控制采購成本而言，應注意以下幾點：

3.3.1 附件

采購合同除了合同正文條款和價格清單外，還包含了一系列附件，這些也是合同的重要組成部分。重要附件包含了技術協議（含請購單）、包裝規定、箱單、現場技術服務要求和供應商文件規范等。

3.3.2 合同條款

①供貨范圍。對于某些設備尤其是撬裝類設備，為了避免雙方由于對供貨范圍的理解不同，導致現場到貨出現問題，需要在合同簽訂前將雙方的供貨范圍界定清楚，一般技術協議中會有明確的說明，可以通過圖表（在PID上加注釋）或者文字（會議紀要）的方式加以描述。

②價格分析表/價格清單等。為了避免在主合同執行過程中，由于設備材料的數量發生變化導致出現增補和變更的時候仍執行主合同的單項價格，合同文本中除了列明總價外，還需要提供價格分析表/價格清單、開車備品備件清單和現場服務費率及培訓費率，并注明單項價格在項目機械竣工期內保持不變;對于一些關鍵設備，有些業主/最終用戶會有特殊要求，比如對于關鍵備品備件、兩年備品備件和現場服務費率及培訓費率的有效期有要求。

③罰款。罰款包含遲交罰款和性能不達標罰款，但是一般都有上限。其中遲交罰款又分為文件（影響返條件）的遲交和交貨期的遲交。懲罰并不是目的，但是罰款必不可少，遲交會造成現場窩工和工程進度的滯后，導致各項成本的增加。合同文本中的罰款條例對供應商也是一種約束，總包商也不能放松催交的力度，因為如果出現遲交貨的情況，往往對于總包商的損失遠大于對于供貨商的罰款。

④質保期。采購合同文本中的質保期條款往往要遵循總包商與業主/最終用戶簽署的總包合同的質保期條款。通常情況下總包合同中的質保期是大于供貨商的標準質保期，這個時候就需要在詢價文件中特別注明，并與供應商協商溝通，規避風險。

3.4 質量管理

質量管理也是項目管理的重要組成部分，包括質量控制和質量保證兩個方面。海外業主/最終用戶對于質量管理非常重視，通常都有嚴格的質量管理體系，總包商需要參照業主的質量管理體系要求編制項目的質量管理程序，對項目的質量和成本負責。總包商需要把握好質量和成本這兩者間的平衡，以最小的成本投入來實現規定的質量要求。要做好采購質量成本的控制，應該根據業主/最終用戶的質量管理要求，結合設備和材料關鍵性，制定合理的檢驗等級并報業主批準，避免出現過度檢驗的情況，造成浪費。

4? 結語

海外煉化工程項目，采購管理貫穿始終，必須根據項目的特點，提前做好采購策劃，提高采購管理的能力，控制好采購成本，從而為項目的整體盈利奠定基礎。

參考文獻：

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