新形勢下企業單位檔案管理信息化建設策略

黃曉茹

摘要：在企業單位信息系統中，檔案資料是極為重要的組成部分，對檔案信息進行科學管理具有舉足輕重的意義。由于當前檔案管理領域中存在管理水平落后、信息化建設缺乏長遠規劃、安全性不達標、人員素質不足以及信息化專業水平低等問題，企業單位的發展受到了一定的不利影響，因此必須采取針對性措施，提升信息化建設質量。本文探討新形式下企業單位檔案管理工作的信息化建設，具有重要的現實借鑒意義。

關鍵詞：企業單位檔案管理;信息化建設

引言

企業單位檔案信息化建設是企業單位信息戰略的關鍵部分之一，是利用現代信息化技術對企業單位檔案進行統一的智能化整理和科學管理工程。企業單位檔案信息化建設能夠提高檔案使用效率，以更加便捷的方式面對用戶;能夠極大節省企業單位人力、物力資源，大大降低企業單位檔案管理成本，提高企業單位經營效益，提升企業單位核心競爭力。

1、新形式下企業單位檔案管理實現信息化的意義

信息化的手段作為當前時期企業單位檔案管理工作的主要實現途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩定性，將傳統的紙質檔案經過處理轉化成電子檔案的形式，加密儲存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網絡傳輸數據，避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強度，改變傳統人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數據檔案錄入，就可以重復查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統的紙質檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯，而信息化運用科學的處理方式，大大提高了工作的效率。

2、企業單位檔案管理信息化存在的問題

2.1管理水平落后。企業單位內部用于檔案管理的專業網絡系統、信息平臺建設不夠完善，尚未引進足夠先進的文件管理軟件，這使得信息管理的方法相對滯后，員工對信息的搜索與提取更多地依靠手工模式，這就造成了嚴重的人力、物力浪費。此外，在對檔案進行歸檔處理時，缺乏專業的檔案分類步驟，因此許多存儲在數據庫中的檔案并沒有設置準確的目錄號、其標題規范性、案卷完備性都得不到足夠的保證，使得各類檔案亂為一團，最終造成檔案丟失等嚴重后果。

2.2制度建設欠完善。一直以來，企業單位并沒有形成長效的運行機制，成為檔案管理信息化的嚴重阻力。由于我國信息化建設起步較晚，應用于企業單位檔案管理中的信息化建設模式不夠成熟。在實際工作中，缺乏行之有效的信息化落實保障制度，對企業單位檔案的管理沒有統一規范的標準，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長久以來，企業單位沒有專門檔案信息化管理的運營維護機構，資金、規劃、監管都不能有力保障進行，導致信息化發展緩慢，且秩序混亂。

2.3信息化意識薄弱。當前許多企業單位的管理層缺乏檔案信息化建設的意識，沒有從根本上認識到檔案信息化建設對企業單位發展的深遠意義。一些企業單位簡單地認為檔案信息化就是建設檔案信息管理系統;還有部分企業單位的經營規模較小，認為檔案信息化建設沒有必要，并且為了節約成本還依賴于紙質檔案的保存和使用。

2.4軟硬件設施落后。由于缺乏足夠的重視和資金，用于檔案管理信息化的軟硬件設施落實不到位，數量不足且配置較低，亟待替換和升級。硬件設施一般功能不足，識別度較低，應用到檔案管理中的存儲等軟件和技術，水平落后技術含量低，不僅存儲安全性能差，存儲量與占用量大，跟不上新形式下企業單位檔案信息化高密度處理的步伐。

3、檔案管理信息化建設的創新思路

3.1重視檔案管理工作，對檔案進行電子普查。企業單位單位在長期的信息化建設過程中，需要對檔案的信息化管理保持一定的關注，并且通過完善相關機制體系來推動信息化成為現實。因此，企業單位要推動檔案電子普查工作的步伐，通過對海量檔案信息的查缺補漏，刪除內部無價值的內容，借助信息平臺及電子技術等對檔案展開全面清查，對檔案各自的內容及價值進行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠實用。從總體上看，這能夠幫助企業單位單位有效節約資金、人力成本，提升檔案管理的準確性及經濟性。

3.2加強對企業單位檔案信息化的規劃和指導。為了更好地促進企業單位檔案信息化建設的水平，在今后的企業單位檔案管理優化和升級過程當中，應該在國家相關部門頒布的企業單位檔案管理條例的指導下，不斷在企業單位檔案信息化的規劃和指導方面進行系統的優化。一方面，結合企業單位自身的檔案管理實際制定相應的檔案管理政策和體系，為企業單位檔案管理信息化建設指明方向。在具體的規劃與指導過程當中，應該充分發揮信息化的技術手段，促進企業單位檔案信息管理的科學化水平。另外，還應該從宏觀的頂層設計以及微觀的應用細節等方面來進行實施，從而為今后企業單位檔案管理信息化發展提供方向層面的指導。

3.3強化企業單位檔案信息化基礎設施建設。企業單位檔案信息化建設是一個整體工作，需要多方面的軟件、硬件支持，所以企業單位要加大這方面的資金投入，強化基礎設施建設。在硬件方面，不同企業單位應根據自身的資金能力和發展需求，配置一定數量的基礎設施設備如計算機、打印機等;在軟件方面，要根據自身發展需要來選擇適合的各種文書檔案軟件、科技檔案軟件、財務會計檔案軟件等。

3.4強化企業單位檔案管理團隊專業技能培訓。人才是推動企業單位檔案信息化建設的關鍵因素;加快企業單位檔案信息化建設進程，需要培養更多的高素質檔案人才。傳統的檔案管理方式較為簡單，檔案管理人員只需要具備一定的檔案管理知識基本就可以勝任，但是現代檔案管理信息化建設則需要全方位的復合型人才。企業單位在選拔、招聘檔案管理人才時，要有一定的專業性門檻，選拔人員必須要掌握熟練的計算機技術;在進入企業單位后，要進行檔案管理方面專業技能的培訓，讓他們掌握檔案信息化建設的流程和要求，將自身的計算機技術與檔案管理知識相結合。同時，要加大對企業單位現有檔案管理人員的知識技能的培訓，比如定期開展一些知識講座，聘請專業人才來進行現場指導等。

3.5推進檔案信息安全保障建設。互聯網的推廣運用改變了群眾的生活方式，為企業單位工作提供了巨大的便利，但網絡系統內也存在巨大的安全隱患。企業單位的檔案管理不善將可能導致內部信息的泄漏，進而影響企業單位的經濟收益。為此，需要對信息系統運行狀況進行全面監控，保障檔案信息安全。

4、結束語

現代信息技術的飛速發展給企業單位檔案管理工作帶來了巨大的發展契機，如何利用信息化的手段來提高企業單位對檔案資料的收集、整理和開發是當前我國諸多企業單位檔案管理工作改進的主要方向。

參考文獻：

[1]何所懼.對企業檔案管理信息化建設的思考[J].才智，2014（11）：305.

（作者單位：錫林郭勒盟山金白音呼布礦業有限公司）