5G時代下高校數字檔案管理創新模式探究

陳希源

【摘要】隨著5G技術的高速發展，各個行業先后變革自身發展模式，檔案管理工作在數字化和網絡化的道路上不斷探索，對高校的數字檔案管理提出了新的挑戰。該研究主要分析基于5G時代下高校數字檔案工作的創新模式，指出管理中存在的問題，并提出5G時代下高校數字檔案管理工作的發展方向。

【關鍵詞】5G時代? 數字檔案? 管理模式? 創新方向

高校中，檔案管理工作內容比較繁瑣，且對檔案管理人員的能力水平有一定的要求。而5G技術的普及會為高校檔案管理帶來新的發展環境，有助于創新檔案管理理念、服務模式以及人力資源等，高校管理人員應高度重視數字檔案的新發展，將5G時代下檔案數字管理推動高校發展的重要作用充分發揮出來。該研究基于主要分析基于5G時代下高校數字檔案管理工作的創新模式。

一、5G時代的產生與發展

5G，指的是第五代移動電話通信技術。5G在很大程度上提升了網絡運行速度，涵蓋多領域、高速度以及高效率等諸多優勢。與1～4G網絡相比，5G一方面提升了網絡速度，另一方面還實現了安全性、高覆蓋和靈活性，而且測試顯示速度比4G網絡高出十倍，為網絡用戶提供了更高標準的服務。而且5G時代為社會發展帶來前所未有的發展機遇，使傳統互聯網模式實現了徹底變革，影響著整個社會的運行與發展。目前5G在很多行業領域中得到應用，提升了信息傳播速度和人工智能技術，使人們實現了生活、工作的智能化。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理理念落后

在高校教育與管理工作中，檔案網絡數字化一直是發展的主流，不僅為高校教育管理提供數據保障，更進一步通過技術的提升完善了管理模式的變革。傳統時代的高校檔案管理以紙質檔案為基礎，需要耗費大量的人力物力。信息化時代下，越來越多的高校在檔案管理中應用到現代信息技術，以期能夠實現傳統檔案管理模式的創新。高校檔案管理人員在近些年非常注重檔案管理工作，且一直在做檔案管理的優化與完善工作，以達到與時俱進的目的。但是，高校檔案管理工作中，很多管理人員并未有效革新其管理理念，且管理模式較為落后。由于受傳統管理理念制約，高校檔案管理工作不受重視，甚至一些管理人員認為檔案管理任務只是資料管理，并沒有意識到檔案管理對當前高校發展與整體管理所發揮的重要作用，導致檔案管理工作呈現片面化特征，并未注重高校檔案管理模式的發展與創新。除此之外，很多檔案管理人員將主要精力放在檔案檢索與編目工作，創新理念不足。

（二）檔案管理方式單一

從根本上說，高校檔案管理工作本身就是比較復雜且所涉內容比較多的一項工作，傳統檔案管理模式帶給管理人員的工作量非常大，工作人員在檔案管理中必須做好檔案存儲、分類以及查詢等相關工作，而且在檔案調閱環節需要耗費更多時間尋找所需檔案。目前國內一些高校在管理學生檔案工作中依舊選擇紙質檔案管理模式，由于檔案內所記信息比較多，必須對其明確分類管理，以確保檔案信息的安全性與準確性，這就必然會消耗大量時間、物力以及人力，由此就很難提升工作的實效性。該模式下的檔案管理工作出錯率比較高，而且極易導致檔案遺漏或者丟失等問題，無法提升工作效率，而且還會影響到服務質量。

（三）檔案管理基礎設施落后

因為區域經濟發展差異性，造成國內各個高校經濟發展水平也有所不同，尤其是地方高等院校在檔案管理設施建設中，因為經濟水平較低，資金投入不足，不能為高校建設檔案管理設施提供更多經費。但是信息化時代下的檔案管理所需設備成本較高，導致一些高校缺乏足夠的設備購置能力，由此就會導致現階段的高校檔案管理依舊選擇人工管理，不能夠實現數字化、智能化以及信息化檔案管理模式，對高校檔案管理工作的發展造成嚴重阻礙。除此之外，國內很多高校先后配備了信息化設備，但因為管理人員專業素養不高，且不能對現代化管理設備進行熟悉應用，導致高校昂貴的檔案管理設備成為擺設，并未將其應有作用充分發揮出來，造成高校檔案管理工作處于止步不前的狀態。

三、5G時代下高校數字檔案管理的創新模式

（一）創新高校數字檔案管理理念

5G時代下，若想實現高校檔案管理的發展與進步，首先必須具備現代化管理理念，高校數字檔案管理工作發展的前提在于創新管理理念，這也是5G時代所提出的新要求?；谠摤F狀，高校數字檔案管理工作需要嚴格遵循5G時代發展要求，以高效率、多樣性以及信息化為高校數字檔案管理目標，摒棄以往紙質檔案管理模式，依照時代發展需求，嚴格制定與時代發展相適應的數字檔案管理規劃。除此之外，高校檔案管理人員應對其思想理念進行全面個性，充分意識到高校管理提升中檔案所發揮的重要作用，并在數字檔案創新管理中投入更多精力與時間，確保數字檔案管理中能夠巧妙、合理應用5G技術，注重提升檔案管理效率，促進高校檔案管理工作的信息化建設。

（二）創新高校數字檔案服務模式

從根本上說，高校傳統檔案管理方式是對數字檔案管理創新造成阻礙的一個關鍵因素。所以，在高校數字檔案服務模式創新中，需要充分利用現代化技術成果。5G網絡全面覆蓋的現階段，檔案管理工作也慢慢走向人工智能化、數字化。近些年，由于高校擴招帶來的在校生人數迅速增加，使得高校檔案信息資料也持續增加，這種情況下的傳統檔案管理方法已經不能和社會發展形勢相適應。5G時代下，高校檔案管理可通過互聯網存儲與備份檔案資料，一方面能夠達到檔案高存儲的目的，另一方面還有助于高校檔案利用率的提升。為順應信息化與5G時代發展需求，應不斷提升高校檔案管理服務水平，進一步創新檔案管理服務模式。轉變被動的檔案管理服務為結合數據挖掘分析的主動服務，從而實現多元化和高效率服務目的。通過5G網絡檢索高校中的檔案信息資料，滿足高速服務需求。與傳統網絡相比，5G網絡的速度更快，對高校檔案數據化管理具有很大推動作用。不僅如此，還應強化高校間的合作與聯系，從而實現5G網絡下數據信息的高速傳播，以達到信息資源互通、共享的目的。

（三）創新高校數字檔案科學管理技術

高校若想實現檔案的高效率管理，需要在各環節有現代化信息技術的支撐。由于5G網絡的迅猛發展與全覆蓋，高校應該在檔案管理中充分應用各種現代化信息設備，相關數字檔案人員應加強信息設備設施配置，加大數字檔案管理的建設經費投入，保證高校檔案能夠實現全信息化、數字化的技術水平。高校檔案管理人員還可對5G網絡優勢進行充分利用，將多樣化、信息化檔案管理軟件開發出來，檔案管理軟件一方面有助于實現檔案的科學化管理，另一方面還可彌補傳統檔案管理所存在的不足，從而減輕高校檔案管理人員的日常人工投入。此外，也可構建優化檔案信息檢索系統，例如，以關鍵詞的方式達到實時檢索的目的，以提升高校檔案利用效率。由于高校生數量的增多，檔案管理難度也會隨之加大，而應用檢索系統能夠快速查找所需內容，便于管理人員為客戶提供相關檔案服務。

（四）創新高校數字檔案人力資源

現階段，很多高校的檔案管理工作大多采取人工為主的傳統管理模式，存在檔案管理工作者綜合素質普遍較低，且管理理念相對比較落后，在應用數字化設備方面存在一定困難的問題。所以，5G時代下，高校需要加大數字檔案網絡化建設，對數字化設備展開系統化教學，從而確保檔案管理工作者能對檔案軟件與基礎設施等進行熟練應用，以提升高校數字檔案管理效率。此外，也可引進更多掌握數字設備操作與先進理念的優秀檔案管理人員，以引進優秀管理人員的方式，與高校管理、激勵模式相結合，實現高校數字檔案管理人員綜合能力的共同提升。在數字檔案管理中，檔案管理人員的團隊意識與服務意識非常重要。所以，需要在教學中培養檔案管理工作者的合作精神與服務意識，確保5G時代下能夠不斷創新高校檔案管理工作中的人力資源。

四、結語

總而言之，5G時代的到來，各個行業先后變革自身發展模式，同時也在很大程度上影響著高校的檔案管理工作，為高校檔案管理工作帶來很多發展機遇。5G時代在很大程度上改變了大眾的工作與生活方式，這就需要高校在數字檔案管理中緊跟時代發展潮流，堅持在實踐中發展和創新，這是高校數字檔案管理的必然趨勢。

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基金項目：南陽市軟科學研究計劃項目，項目名稱：5G時代下高校數字檔案管理創新模式探究。