對科研單位如何搞好檔案數字化建設的分析

馮美禎

云南省德宏熱帶農業科學研究所 678600

對科研單位如何搞好檔案數字化建設的分析

馮美禎

云南省德宏熱帶農業科學研究所 678600

隨著信息數字技術的發展，科研單位在各個項目上有了更多突破，但科研單位檔案管理建設卻相對滯后。在領導重視程度和經費限制的背景下，檔案數字化體系建設發展速度有待提高。基于此，科研單位要利用信息數字技術發展數字化檔案，本文從科研單位檔案數字化建設的重要性入手，分析了科研單位檔案數字化建設的方法和建設水平提升措施。

科研單位；檔案數字化；重要性；方法；提升途徑

一、科研單位檔案數字化建設的重要性

檔案管理在任何單位都具有十分重要的作用，對科研單位來說，尤其重要。科研單位在科研項目研究過程中會產生相當多的資料檔案，這些資料在日后研究工作中還會被反復借閱使用。單純依靠人工對檔案進行歸檔整理，在日后再次查詢或者增添資料時，會相當費時費力。計算機技術的飛速發展，推進了檔案的數字化管理，解放了勞動力，提升了管理效率。相較于傳統純粹依靠人工管理檔案的方式，檔案數字化建設具有很大的優勢性：一是，檔案數字化建設將紙質檔案轉化為電子檔案，既延長了檔案的保存時間，方便了借閱，又避免了因一些不可抗的自然因素及人為因素造成的檔案損毀、丟失。二是，依靠計算機快速的搜索查詢技術，檔案數字化建設能夠節約大量勞動力節勞動時間，降低檔案管理成本。三是，檔案數字化建設，加強了對檔案借閱程序的管理控制，從而有效保證了檔案的保密性。

二、科研單位檔案數字化建設的方法

檔案數字化建設主要工作流程包括：調取檔案——檔案目錄審核——拆卷——紙質檔案的數字化轉換——對轉換后的檔案進行適當處理——將數字檔案存入數據庫（或刻錄成光盤存儲）——檔案的整理歸還。

科研單位的檔案相對一般單位來說，包含的種類更為復雜，一些檔案具有很強的專業性。為做好科研單位檔案數字化建設，首先應對已有的紙質檔案進行詳細的規整統計，了解已有檔案的具體情況后，才能夠根據實際情況制定合理的方案，促進檔案數字化工作的更好開展。其次，在將紙質檔案轉化為數字檔案前，要先對紙質檔案進行詳細的登記，對每個檔案進行編碼，并根據編碼的順序依次進行轉換，轉換過程中，要注意拆一卷轉一卷，防止因同時打開多套檔案，造成檔案混亂或丟失。紙質檔案的數字化轉換可以采用掃描、拍照、數據錄入等多種方式完成，具體操作時應根據實際情況選擇最佳的方式。因紙質檔案本身質量及數字化錄入技術限制，一些紙質檔案轉換成數字檔案會存在缺損或者顯示不清楚等種種問題，應當注意檢查，針對這些問題，可以選用圖像處理工具進行適當處理，保證數字檔案的完整清晰。完成轉換的數字檔案應當及時歸入檔案數據庫中，或者刻錄成光盤存入光盤數據庫中。檔案數字化轉換完成后，還應及時對調出的紙質檔案進行整理歸檔。

三、科研單位檔案數字化建設水平提升措施

1.建立數字化檔案建設標準

數字化檔案管理與傳統紙質檔案的管理有很大的不同，不能生搬硬套，必須建立起符合數字化檔案管理的標準體系。除基本的檔案數據庫的建設外，數字化檔案管理標準體系的建設也具有十分重大的意義。數字化檔案標準化體系的建設內容主要包括對數字化檔案收集、歸檔、查詢、借閱流程的標準化管理；對檔案生成時間、歸檔時間、主要內容的登記管理。例如檔案名稱的變化：當前投入使用的“南水北調工程”之前稱為“引漢灌渠工程”，這樣的檔案就要對數字化檔案建設中進行統一命名；對數字化檔案借閱權限的管理等。數字化檔案管理標準體系的建立，可以保證人力、物力的有效投入，最大限度的推進檔案管理工作的有序開展，減少許多不必要的工作程序，提高檔案管理的工作效率，為科研單位工作人員檔案查詢借閱提供更好的服務。

在紙質檔案轉化為電子檔案或新建電子檔案時要格外重視檔案標引的的編制，嚴格按照《分類法》和《主題詞表》及標引深度。檔案的主題詞要統一，對檔案內部主題、次主題等做出明確的指引，保證數字檔案建設中的科學合理性，降低檔案管理難度和查詢難度。

2.建立數字化檔案數據庫

數據庫相當于紙質檔案的檔案室，是支撐數字化檔案建設的基礎，只有做好數字化檔案數據庫的建設，才能保證檔案管理工作的順利開展。傳統科研檔案編號一般用全宗號---年度號---分類號---卷案號---件冊號，在數字化檔案數據庫建設中仍要以這樣的編號進行。

科研單位要建立數字化檔案數據庫，應做好以下幾點：一是，對新生產的數字化檔案應進行及時歸檔，歸檔時對新檔案的類型、生成時間、具體內容等要做詳細登記，并生成可供管理查詢的序列號。二是，對已建成的數字化檔案數據庫要進行定期的檢查維護，查漏補缺，對遺漏的或者受損的檔案應當進行及時補充修復，此外，還應注意防護電腦病毒及黑客攻擊，保證數據庫安全，防止檔案丟失或泄露。三是，對已歸入數據庫的檔案進行分類整理，編排目錄，以方便查詢。四是，根據科研單位實際需求，對重點檔案進行重點加工，將其系統化、專題化。

3.完善數字化檔案安全體系建設

上文中筆者已經指出，應當加強數字化檔案數據庫的安全維護。現如今，雖然計算機網絡技術在不斷發現進步，但檔案管理人員的不規范操作，以及病毒入侵、黑客攻擊等帶來的安全問題，仍然難以避免。為保證檔案的完整性與保密性，做好數字化檔案安全體系建設十分必要。

數字化檔案安全體系的建設應當從兩方面入手，一方面，應不斷加強完善防火墻、殺毒軟件等技術建設，保護數據庫免造病毒、黑客侵擾。另一方面，應在制度層面加強對檔案管理及借閱人員的管理，防止人為因素造成的檔案損毀或泄露。

4.加大基礎設備投入與人員培訓

必要的基礎設備投入是做好數字化檔案建設的基礎。而這里的基礎設備既包括硬件的投入，也包括軟件的投入。就硬件方面來說，主要是指良好的辦公場所及檔案存放設備。就軟件方面來說，主要存儲量強大的數據庫、性能良好的管理軟件及防火墻、殺毒軟件等。只有將軟硬件結合起來，才能保證數字化檔案的有效推行。除此之外，科研單位還應加強數字化檔案管理隊伍的建設，打造出一支業務能力強、綜合素質高，適應數字化檔案發展需求的高質量人才隊伍，從而提高檔案管理效果，更好的服務于科研單位研究需求。

四、小結

計算機技術的不斷發展，使得數字化檔案成為不可避免的趨勢。科研單位檔案數字化既節約了檔案管理成本又提升了檔案管理效率，具有很多優點。當然，數字化檔案的建設也遭受著來自方方面面的挑戰，面對這些挑戰，如何趨利避害，需要檔案管理人員不斷轉變思想、解放思路，結合現代高科技技術，積極尋找解決對策，促進數字化檔案建設的進一步發展前進，更好的服務于科研單位。

[1]張秀華.檔案數字化給檔案工作帶來的挑戰及應對策略[J].黑龍江檔案，2012(2)：48.

[2]王婭秋.加強農業科技檔案數字化建設的有效措施[J].黑龍江檔案，2011(5)：49

[3]金漢霞.芻議計算機技術在檔案管理中的有效應用[J].無線互聯科技，2014(04)：114