企業檔案管理創新與服務模式思考

張翼穎

摘 要：在企業對企業整體進行管理的過程之中，尤為重要的一項工作內容即為對檔案施行的管理工作。由于企業的檔案中不僅包含著企業的重要數據，同時也包含著企業經營過程中全部的信息資料，所以，企業檔案對企業未來的發展發揮著舉足輕重的重要作用。因此，本文將針對企業在開展檔案管理工作的過程中發現的問題做出研究，并且提供了對企業施行企業檔案管理創新與服務模式的策略，希望能夠為從事企業檔案管理相關工作的人員提供具有參考價值的參考資料。

關鍵詞：企業檔案 ;管理創新 ;服務模式

現階段，我國已在社會發展和科技研發的領域取得了較為突出的成就，并長期處于迅猛發展的狀態之中，這代表著我國早已踏入了信息化時代，處于信息化時代之中，各種問題也不斷顯露出來，比如企業的檔案管理部門出現的問題。企業的檔案部門的作用是存儲與管理企業整個發展進程之中全部的信息數據，若企業的檔案管理部門不能跟隨時代前進的步伐，就容易致使信息處理的效率低下與企業信息數據容易遺失的問題發生。所以，為有效避免這些情況的發生，就務必要針對企業檔案的管理進行持續的創新、對企業檔案的服務模式進行創新方面的探究，進而有效確保企業能夠得到持續的良好發展。

一、企業檔案管理中存在的主要問題

1.1企業檔案管理部門對企業檔案管理的認知較為淺薄

當前，企業檔案管理工作之中存在的尤為重要的問題為，不管是企業的檔案管理人員亦或是企業的工作人員均缺乏對企業檔案管理的全面認知。部分企業的管理層更加看重企業所獲得的經濟收益，從而忽視了檔案管理對企業發展的不可替代的重要地位，并且大部分企業的內部工作人員，普遍的看法是企業的檔案部門不具有實質性的工作、其屬于企業檔案管理人員的工作范疇、和企業員工的工作沒有任何關系，然而在工作人員需使用檔案的情況下才注意到檔案部門不可替代的作用，同時會感覺到使用檔案的相關手續太過繁雜。

1.2缺少對企業檔案管理的相關制度

大部分的企業在對檔案進行創建和存儲以及銷毀時，缺少規范制度的依據，若對檔案進行創建和歸檔時，在缺少相應的規范制度的情況下，很可能會致使整個流程處于混雜的狀態;若在存儲檔案時缺少相應的規范制度情況下，很可能會致使檔案部門所負責存儲的有關檔案，不能夠做到及時的整理與歸檔，更嚴重的情況是很多檔案的裝訂太過潦草，與其他檔案混淆著存儲進檔案庫內;若在對檔案進行翻閱與銷毀時，缺少相應的規范制度的情況下，很可能會有手續不完整、交接不清晰的問題出現，這將對之后對企業檔案進行查詢時造成各種不便。

二、企業檔案管理創新的有效措施

2.1提升企業工作人員對企業檔案管理工作的認識

為促進企業做好檔案的管理工作，最重要的切入點即為企業的領導者，要對檔案管理工作提起高度的重視。其一，處于企業發展的任何時期，都不能夠不重視企業檔案管理工作的重要地位，更要督促企業的任何人員在履行自己的職責的過程中，注重提升檔案管理工作的工作質量。而且，企業的領導者更要發揮其重要的模范作用，努力改變其他人員的整體觀念，要注重持續提升企業人員的整體綜合素質，才有利于檔案管理部門的整體綜合素質的進一步提高，為企業檔案管理工作的有序開展奠定良好的基礎。

2.2促進傳統的管理模式從分散變為集中

以往的企業的檔案管理模式更多的是應用分散式的管理模式，形式也較為單一，其涉及到的檔案中更多的是該單位的平時工作和調動等等方面的檔案，在很大程度上制約了檔案管理工作重要作用的體現。然而很長一段時期以來伴隨我國企業的不斷進步與發展，檔案來源與其包含內容同時向多元化的方向持續改變。更多的企業若想不斷提高檔案管理的水平，就要合理的考慮在特定的區域或是在行業的范圍之內對檔案管理中心的做出較為集中的建設，設置具有專業技能的檔案管理人員，同時對檔案完成分類管理。

2.3積極增強從事檔案管理工作人員的整體素質

我國早已步入了大數據的全新的時代，這樣的一個時代是高度信息化的時代，也正因如此，才要求企業在進行檔案管理工作的過程中，要配備更多的信息處置專業技術人員和信息分析與研究人員，這部分人員的專業技能務必要滿足相應的實際需求，如是才可以保證整體的檔案管理工作的工作質量達到實際要求。而且，從事檔案管理的工作人員更需配備具有專業技能的數據庫更新人員，同時還要有具備專業技能的計算機設備管理工作人員，如是才可以在大數據時代中完成好企業的檔案管理工作，而且也很好的體現出了在大數據的背景下，檔案的管理工作對檔案管理工作人員的綜合素質給予了更高的標準。因此，企業的檔案管理工作人員需要堅持持續完善自身的管理理念，不斷提升檔案管理人員團隊建設的質量，極力培育與保留企業中檔案管理工作的優秀人才，更要持續的采用更多的綜合素質較高的專業人才。于大數據時代之中，企業檔案管理工作人員，務必要具有足夠的有關于檔案管理工作的基本知識。

2.4要不斷對檔案管理制度和管理方式進行創新

若想最大限度的提高企業在大數據背景下的檔案管理工作的工作質量，就務必要堅持持續的創新檔案管理的管理制度以及管理方式，從嚴促進檔案管理工作保持長期的常態化發展。從具體措施的角度來說，企業檔案管理工作的進行需要確立更為規范的制度，對檔案管理的管理理念進行不斷地創新，提高管理人員的思想意識，從而確立出最為貼近于企業現實狀況的檔案管理方式以及制度，而且在實際施行的過程當中堅持要落到實處，如是才可以切實高效的體現出企業檔案管理的重大作用。而且還需要制定出兼職檔案聯系員制度，其原因是如是能夠很好的打破以往老舊的檔案收集模式，同時要不斷創新檔案的基本思路，將檔案的材料收集源頭作為切入點，堅持將制度落到實處。

2.5充分利用數字化技術來進行企業的檔案管理工作

處于大數據時代之中，企業的檔案管理工作，務必要全面的融入進大數據的發展進程之中，所以企業的檔案管理工作，就務必要加快推進信息化建設進程與數字化的建設，其原因是這樣才可以更加高效的完成企業檔案管理的信息化發展。而且，由于處于大數據的時代背景之下，檔案管理工作本身是一項較為繁雜的工作，因此就使數字化的檔案管理工作自身具被較高的危險性，如是便需要不斷強化電子檔案的管理工作的安全建設，于這樣的一個過程之中更需要及時的針對檔案的信息系統進行不斷地優化與完善，最后讓檔案的安全性不會受任何影響。

三、企業檔案服務模式的創新策略

當企業專注于對檔案的服務模式進行創新時，能夠將這樣幾點作為最佳切入點：其一，建立起較為完善的網絡服務體質。在計算機等現代技術滲透進企業檔案管理工作之后，負責企業檔案管理的相關人員便可以于網絡之中建立網站，完成對檔案匯集和整理方面的工作，同時還能夠把企業的網站同政府部門的網站建立有效的關聯，進而提高對網站中檔案的查詢效率。其二，建立企業的電子檔案。通常情況下的檔案的材質為紙質，于是就需要對紙質的檔案進行歸檔與存儲，企業電子檔案同樣也需要進行歸檔存儲，然而企業的電子檔案能夠建立屬于企業的檔案庫，在企業的檔案庫之中僅保存對于企業來講比較重要的檔案資料，可以對檔案庫進行密碼的設置，設置檔案庫密碼不但可以有效提高企業檔案的保密程度，更能夠在確保企業檔案的管理效率情況下，為企業的進一步良好發展提供有效保障。

【結語】總而言之，現階段企業檔案的管理工作之中依然存在亟待解決的現實性問題，比如：缺乏對企業檔案管理的全面正確的認知、缺少對企業檔案管理的規范制度，諸如此類的問題不但會影響企業檔案部門實際運作的效率，更會在很大程度上對企業的發展產生較為嚴重的負面影響。所以，務必要對企業檔案的管理和服務模式進行不斷的創新，最大限度的提高企業檔案部門處理信息數據的效率，全力推進企業的進一步發展。

參考文獻：

[1]劉麗.企業檔案管理創新與服務模式研究[J].辦公室業務，2020（01）：115+117.

[2]張云芳.企業檔案管理創新與服務模式研究[J].蘭臺內外，2019（31）：29-30.