創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

柳楊

摘 要：一直以來檔案作為最為關鍵的信息資源之一，不僅是信息的核心載體，同時還是了解所有事件的有效途徑。在新時代迅速發展的時期下，我國檔案管理工作也正隨之發展，因此，對檔案管理理念予以創新，落實信息化管理就變得愈發重要。由于創新檔案管理理念，實現檔案管理信息化與我國資源發展及其應用之間具有極為緊密的關聯，所以對此展開更深層次的研究和分析就變得愈發重要。

關鍵詞：檔案管理;理念創新;信息化管理

在我國社會持續發展與現代科學技術愈發完善的現況下，現如今所實行的檔案管理，特別是僅僅依托于人為調研與檢索的方式早已不能達到新時代迅速發展的需求。現代檔案管理工作的主要目標主要是借助把遠程通信技術、數字化技術和網絡信息技術等各種現代化前沿技術進行的有機結合，獲得一套完善且有效的服務模式。同時將此作為前提，促使信息資源共享及其遠程傳輸能夠得以實現，讓我們在對檔案信息進行管理與檢索時更為簡便、迅速。

一、檔案信息化管理的重要作用

（一）對提升辦公效率具有重要作用

以往的檔案管理基本上都是依托于人工所實現的，促使相關工作者的任務量較為繁重，全部材料信息都必須依托于工作者進行收集，并且在整理與記錄期間，往往會出現檔案缺失、記錄無序等多種問題，以此對信息解析產生嚴重的影響，傳統的檔案管理工作程序十分復雜，極易發生失誤。在借助計算機展開檔案管理工作時，檔案管理工作能夠愈發便捷、有序，促使檔案收集、存放、歸檔以及檢索等多項操作都更為簡單，在降低工作者任務量的同時，還能夠進一步提升其辦公效率。

（二）對資源共享具有重要作用

在以往的檔案管理工作中，查閱形式十分滯后，借助工作者逐一進行查找的方式，會消耗大量的精力和時間，十分復雜，促使許多信息歸檔后極少查閱，無法落實信息共享，甚至還會導致信息資源浪費問題發生。而借助計算機展開檔案管理工作時，能夠對全部文件進行劃分和統計，著重針對檔案展開全方位的管理，無論是檔案收集，又或是檔案存檔、查閱均會更為便捷，人們能夠借助網絡鋼平臺，對其他部門單位的檔案予以查閱，可以對所需信息資源進行及時、有效的了解，以此促使檔案管理信息化以及資源共享可以得以落實。

（三）對提升檔案信息傳輸效率與安全性具有重要作用

部分文件信息必須傳輸，在以往，文件信息的傳輸都是依托于郵政系統所實現，然而在這期間需要大量的時間，在文件信息傳輸期間極易出現缺失問題，甚至還會受到破壞，從而對文件信息傳輸安全產生嚴重的影響，檔案管理工作極易丟失核心文件，促使查閱文件的相關工作者無法切實的了解到文件的具體內容，為人們帶來許多麻煩。而借助現代計算機技術展開檔案管理工作時，能夠很好的改善文件信息傳輸問題，借助網絡直接將文件信息傳輸給需要的人，以此確保文件信息傳輸的及時性與安全性。

二、檔案管理信息化的考驗

（一）網路媒介極易對檔案管理工作的保密性產生制約

隨著網絡時代的不斷發展，在為資源共享帶來許多便利的過程中，同樣為檔案管理工作的保密性以及安全性帶來了許多考驗。因為檔案管理者針對檔案管理工作并未具備良好的安全意識，加之現代計算機技術存在缺陷、黑客惡意攻擊等多種因素的存在，極易對檔案管理工作的安全性產生一定的影響，所以就需要立足于管理者和管理技術兩個層面予以改善和優化。

（二）檔案管理部門缺乏協作意識

在進行檔案管理時，因為競爭嚴峻，促使內部工作者并未具備良好的協作意識，從而極易對檔案管理工作的協調交流產生嚴重的制約。檔案管理工作者相互協調，能夠在加快檔案處理自動化程度的同時，提升檔案管理效率與技術，而這也早已成為現如今檔案管理信息化發展必須妥善應對的問題之一。所以，積極強化檔案管理部門的整體協作意識就變得愈發關鍵，這與檔案管理工作效率、保密性以及安全性之間具有極為緊密的關聯。

（三）電子檔案管理措施亟待優化

電子檔案的普遍存在促使人們必須對其管理措施進行深入的思考，立足于檔案信息處理措施與信息儲存措施和怎樣確保網絡流通期間的安全三個層面予以創新，所以，就必須確定一個完善且有效的管理措施，讓檔案管理工作能夠不斷朝著更具便捷性與安全性的趨勢不斷發展。

三、創新檔案管理理念實現方案管理信息化的有效策略

（一）完善檔案信息管理機制

若想促進檔案管理信息化發展，就需要對檔案管理模式予以創新，不斷完善檔案信息管理機制。以往的檔案管理工作并未具備一套更具統一性與合理性的標準，并且機制也存在許多欠缺。新型檔案管理形式一經研發，就表明必須積極創新檔案信息管理機制，編制一套適宜新型檔案信息管理形式的新機制，從而進一步提升我國檔案信息管理工作的整體水平和效率。

（二）積極強化檔案管理意識，提升檔案管理水平

現階段，大部分從事檔案管理的工作者并未對這項工作予以高度重視，工作懈怠、敷衍，促使一些檔案管理問題頻頻發生。所以，檔案管理者必須積極強化自身管理意識，以最認真負責的工作態度進行檔案管理工作，保證檔案信息記錄的精準性，并認真做好檔案整理期間的裝訂、分類與存檔工作。與此同時，還應該對檔案管理者展開深入的教育培訓，從而不斷提升其檔案管理能力，促使其能夠借助更具前沿性的措施與認真負責、嚴謹的工作態度，進行檔案管理。

（三）積極提高檔案信息管理工作的安全性

由于檔案信息管理工作的安全性是開展檔案管理工作時必須確保的主要問題之一，所以就需要立足于多個層面著手，不斷提升檔案信息管理工作的安全性。首先，必須對檔案管理者展開教育培訓，積極強化其責任感，確保其工作認真負責。然后，必須對檔案信息管理展開有效的安全保護，加強檔案信息備份處理，建設防火墻以及檔案檢索身份認證等一系列措施，必須積極強化檔案管理者網絡安全防護措施。

（四）架構高素質的檔案管理以及服務人才團隊

基于信息化發展的背景下，現如今的檔案管理以及服務并非是單純的文件信息接收和儲存，而是必須將此作為首要前提進一步提高信息服務。所以，就需要架構高素質的檔案管理以及服務人才團隊。首先，必須對以往的檔案管理人員展開教育培訓和深入指導，以此不斷強化其檔案管理能力與服務能力。然后，應該積極引入適量的高素質檔案管理人才和服務人才，以此完善檔案管理團隊和服務團隊。最后，必須編制完善的激勵制度，不斷激勵檔案管理工作者展現出其自身創造性，同時予以適當的物質獎勵，從而讓其能夠迅速適應信息化環境下的工作氛圍。

四、結束語

綜上所述，現如今，在信息化建設速度日漸增快的時期下，各行業、各領域都相繼應用了現代信息技術，而檔案管理工作同樣應用了這一技術，借助更具前沿性的信息技術替代以往復雜的人工處理，在降低工作者任務量的同時，還能夠進一步加快檔案管理效率。而如果想促使檔案管理工作更具信息化，就必須對檔案管理理念予以創新，積極推動檔案管理信息化發展，這樣才能夠在提升檔案管理工作水平的與此同時，促使檔案管理工作展現出其實質效用。

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