事業(yè)單位檔案管理淺談

張繼峰

一、檔案的概念

檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、音像及其它各種方式和載體的歷史記錄。簡(jiǎn)單地說(shuō)，檔案是原始的歷史記錄。

二、檔案的分類

1.從檔案的形成領(lǐng)域，可將檔案劃分為公務(wù)檔案和私人檔案兩類。對(duì)不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國(guó)家所有的檔案，要按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交;屬于集體或個(gè)人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、合法基礎(chǔ)上進(jìn)行。

2.從檔案產(chǎn)生的時(shí)間長(zhǎng)短，可將檔案分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案兩類。在我國(guó)通常分為中華人民共和國(guó)時(shí)期檔案和中華人民共和國(guó)建國(guó)前檔案兩大類。檔案是不同時(shí)代的產(chǎn)物，這種劃分對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的時(shí)代特點(diǎn)具有重要意義。

3.根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。由于人們從事的專業(yè)不同，對(duì)檔案的需求都有專指性，這種劃分對(duì)人們從不同角度檢索利用檔案有意義。

4.按照整理方法的不同，檔案可分為文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、圖形檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等。

本文所述的事業(yè)單位檔案，一般是指文書(shū)檔案，它是在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。

三、檔案管理的作用

1.準(zhǔn)確反映單位的發(fā)展歷程

檔案記錄著單位發(fā)展的歷程，單位的成立背景、何時(shí)成立、歷任領(lǐng)導(dǎo)、名稱變更、職責(zé)范圍等等都可以從單位的檔案中找到。

2.防患單位的秘密外泄

事業(yè)單位的檔案有一些涉及黨政機(jī)密，如果沒(méi)有科學(xué)的管理，隨意處置，極易造成泄密，從而帶來(lái)不可估量的損失或造成社會(huì)影響。

3.決策制訂的參謀和幫手

事業(yè)單位做決策、出方案，往往都要查找上級(jí)的一些文件作為支撐，并對(duì)以往發(fā)生的事件進(jìn)行分析，如果沒(méi)有完整的檔案就無(wú)法進(jìn)行。

4.單位宣傳的資料庫(kù)

事業(yè)單位需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，且宣傳資料真實(shí)可信，不需要臨時(shí)抱佛腳，到其他部門(mén)或單位去找，不僅打亂了正常工作，。

綜上所述，檔案管理工作既是對(duì)一個(gè)單位過(guò)去的一種有效記錄，減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)，又能夠反映當(dāng)下的管理以及運(yùn)行狀況，同時(shí)還能夠?yàn)槿蘸髥挝坏陌l(fā)展目標(biāo)提供借鑒，并能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)的發(fā)展提供強(qiáng)大的動(dòng)力。

四、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分事業(yè)單位對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。事業(yè)單位檔案管理員基本沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，不能及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，檔案管理的一些設(shè)備缺乏，個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

五、檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，要不斷提高檔案人員整體素質(zhì)。一是要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平。二是要普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)，注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。三是要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。

（二）健全檔案管理制度。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。一是要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。二是要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。三是建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。四是制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

（三）改進(jìn)和完善檔案功能。檔案記錄的內(nèi)容必須全面、客觀、動(dòng)態(tài)，因此對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行正確定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留;二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

（四）采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

參考文獻(xiàn)：

行政事務(wù)人員技能考核培訓(xùn)教材