加強油田企業物資采購管理工作的探討

摘要：物資供應是油田企業重要的經營管理活動之一，物資采購又是物資供應最重要的環節，物資采購工作直接影響整個物資供應鏈。本文分析了當前油田企業物資采購存在的主要問題;最后提出了促進油田企業物資合理采購的有效措施，希望可以為物資采購工作提供一些有意義的參考意見。

關鍵詞：油田企業;物資采購;問題;對策

油田企業是為國家勘探開發油氣資源大型甚至是特大型能源企業，油田企業在油氣勘探開發各項生產經營管理活動中需要消耗大量生產物資，所以有效的物資采購和供應工作不僅對保障油田企業各項生產經營管理活動正常運行有重要作用，而且對降低油田企業生產經營成本，提高經濟效益也有非常重要的意義。隨著油田企業油氣勘探開發向縱深發展，企業生產經營管理成本越來越高，盈利空間越來越窄，向管理要效益也成為現代企業管理的客觀要求。物資供應作為油田企業一個重要業務，能否為企業各項生產經營管理活動提供高效的物資供應，降低企業生產成本等就顯得越來越重要，下面，筆者就如何加強油田企業物資采購管理工作這方面的問題做一些淺顯的探討。

一、油田企業物資采購的基本概述

1.油田企業物資采購的基本流程

油田企業屬于國有特大型企業，即使在市場經濟體制下，企業擁有一定的自主權，雖然企業物資采購手段和渠道也不再是單一的集中式管理模式，但油田企業物資采購和供應還是采用以集中式為主的管理模式，作為為油田企業物資采購和供應為主業的物資供應部門，其物資采購和供應的基本流程是：第一步，根據企業生產經營管理活動對物資的需要，科學合理地制定物資采購計劃;第二步，根據物資需求計劃，對物資供應市場開展市場調研，初步挑選幾家合適的物資供應商;第三步，提供物資采購招投標或者競價談判的方式，確定物資供應商，與其簽訂物資采購合同;第四步，物資采購回來以后，對其進行驗收入庫;第五步，對驗收入庫的物資進行有效的庫存管理;第六步，按照生產單位對物資需求，對這些單位進行物資供應;第七步，對生產單位物資使用信息進行跟蹤，并做好信息反饋工作。油田企業物資采購和供應工作是一項綜合性較強的經營管理活動。

2.加強物資采購管理工作的重要意義

在油田企業物資供應鏈的管理過程中，其中最關鍵的環節就是物資采購，加強對物資采購的管理，對保證物資的質量和降低物資的供應成本都會起到非常重要的作用，其中最重要的意義，綜合起來主要體現在以下兩個方面：

一是有利于發揮物資供應鏈的最大效能。加強物資采購環節的管理，首先，可以有效降低物資供應成本。根據大數據統計，一般物資采購成本占到整個物資供應成本的50%-70%左右，如果能夠有效加強物資采購環節的管理，特別是能夠選擇合適的供應商，就會使物資成本有可能降低 7%-10%左右;其二，可以有效提高供應物資的質量。供應物資產品質量是物資供應企業的生命，物資采購環節對供應物資質量的好壞起到決定性的作用，因為在物資采購環節，可以通過挑選合適的物資供應商，讓其提供契合度更高的產品，從而有效保證供應物資的質量;其三，可以有效提升供應物資的效率。在“零庫存”物資供應管理理念之下，越來越重視供應物資的流轉速度。有效的物資采購管理，可以大大縮短采購和交貨時間，這樣就可以大大減少物資的庫存，降低物資的過度積壓，提升供應物資資金的使用效益。

二是有利于提升物資供應企業的核心競爭力。物資采購最重要的工作就是與供應商打交道，現在越來越多的物資供應企業，會把一部分比較穩定且有一定實力長期合作的物資供應商，納入自己的戰略合作伙伴，物資采購企業與供應商密切合作，能夠有效提高自己的核心競爭力，這是因為：首先，物資采購企業與供應商之間不再是簡單的“買賣”關系，而是相互依賴、互利互惠共存關系，這種互利互惠關系有利于雙方實現增值;其二，能夠提升企業的競爭水平。現代企業的競爭表面上的產品的競爭，實質上是對市場和客戶的競爭，作為一個有價值的物資供應企業，基本上都會有自己有競爭力的核心商品或核心業務，物資采購企業通過購買這些有競爭力的核心商品或核心業務，從而提升自己的競爭水平;其三，促進新產品研發。有時候物資采購企業會要求與長期合作的供應商，研發一些自己需要的商品，物資采購企業甚至會參與新產品的研發和試用，這無疑可以提升物資采購企業對新產品的研發和對新產品壟斷能力。

二、當前油田企業物資采購存在的主要問題

1.物資集中采購歸口管理制度尚待完善

我國絕大部分油田企業都成立于計劃經濟年度，在計劃經濟時期，物資采購比較集中，隨著市場經濟的深入，很多油田企業將部分物資的采購權下放到每個物資使用單位自行采購，相比計劃經濟時期，油田企業內部使用物資分散自由采購的情況是一個比較普遍的現象。雖然將部分物資的采購權下放到每個單位自行采購，能夠在較短時間內采購到滿足自己所需的物資，也可以減少物資供應企業物資庫存，但是這種自行采購模式也存在一些弊端：一是分散式自行采購相比集中采購模式而言，在物資采購過程中，對其采購行為缺乏有效的約束機制，在具體操作過程中缺乏規范性，內部監督不到位，外部監督缺失，比較容易發生人情交易的情況，易滋生腐敗問題;二是物資采購成本增高。每個物資使用單位自行采購，就難以形成批量效應，物資供應商在物資價格上就不會作最大限度的讓步，從而無法產生規模效益。

2.物資采購的途徑和方式手段有待創新

隨著科學技術的不斷進步和管理手段的創新，創新了商品營銷的思想觀念，這也給油田企業物資采購途徑和方式手段的創新創造了條件，基于物資供應商銷售商品途徑的多樣化，這給物資采購商挑選的機會也越來越多。但是油田企業還是比較習慣于采用像招投標以及訂貨會等這些傳統的物資采購方法采購供應物資，而對于像電子商務這些新型商品購銷模式，則運用的比較少，其主要原因是由于虛擬市場的產生，導致一些低劣產品甚至不合格或者假冒的商品進入市場，在魚目混珠、商品繁雜的自由市場中，在電子商務還沒有廣泛應用于像油田企業這些大型國有企業的時候，過度依賴市場自由采購方法去采購物資是不可取的，這樣很容易采購到假冒偽劣商品，所以物資采購企業為了穩妥起見，不愿意冒風險去創新新型的物資采購模式，而是采用穩定性較強的傳統的物資采購途徑。

3.物資采購的監督制約機制有待完善

目前油田企業物資供應部門在物資采購計劃審批或者在接到采購命令之后，就基本上按照物資采購的基本程序進行采購。在整個物資供應鏈中，物資采購環節相比物資庫存和供應環節而言，如果操作不透明，監管不到位甚至監督制約機制不健全，很容易出現漏洞，滋生腐敗現象。物資采購是一個高風險領域，在這個環節出問題的風險非常高，主要原因就是因為對物資采購權缺乏有效的監管和限制，雖然在物資供應企業專門設立了監督部門，但由于監督制約機制和體系不夠完善、對物資采購監督制約流于形式甚至采購部門與監督部門相互串通等原因，這在物資采購過程中，很容易產生暗箱操作的行為，購買物資的價格、質量和資金流向就得不到真正意義上的監督，導致在采購主管環節出現吃回扣、以次充好等問題時有發生。

4.物資采購人員工作責任心還有待增強

在很多人的思想觀念里，總覺得物資供應業務技術含量要求并不是很高，一般的工作人員都可以勝任此項工作，其實這種認識存在一定的片面性，要真正把物資供應這項工作做好，不僅要求相關的業務人員具備一定的專業素質，而且還需要有很強的責任心。目前，油田企業在物資供應部門的從業人員，絕大部分是一些在上個世紀從技校畢業的一些年齡偏大的老職工，隊伍的現狀是職工年齡偏大、專業知識不足、綜合素質不夠、工作責任感不強。有部分員工沒有真正將物資供應當自己的事業去做，覺得自己收入也不高，也無需承擔什么責任，工作積極主動性不高，責任心不強，認為只有自己坐得正、行得穩就行，至于其它方面就不聞不問，存在多一事不如少一事的的思想;也有少部分人員，在市場經濟環境里，難以抵擋經濟利益的誘惑，只要有空子就想往里鉆，導致物資出現以次充好、跑冒滴漏、缺斤少兩等等現象是屢見不鮮。

當然，當前油田企業物資采購存在的問題遠遠不止以上這幾個方面，還存在例如管理層級多、效率較低、采購計劃編制缺乏科學性、對供應商的評價和管理不到位等諸多方面的問題，這些在這里就不做一一詳細闡述。

三、提升油田企業物資采購工作的幾點建議

1.科學性準確地編制物資需求計劃

物資采購最基礎的工作就是編制物資需求計劃，科學和合理地編制物資需求計劃方案是做好油田企業物資采購工作的前提和基礎。要科學和合理地編制物資需求計劃方案：首先，要對油田企業生產經營管理活動，進行全面了解，特別是要對一些常用物資的消耗和需求數量以及時間要有一個較為精準的認識，進而有效做好常用物資的采購和儲備工作。其次，要及時獲得各生產單位對非常用物資的需求計劃，這樣采購部門就可以及時根據物資需求企業的生產經營管理活動的實際運行情況，能夠比較準確了解物資需求企業對物資消耗情況和需求變化，及時做好采購工作。再就是，通過建立健全的監督機制對物資采購計劃編制工作的科學和合理性進行評價和監督，從而提高物資采購計劃編制工作的責任意識，甚至直接將物資采購計劃編制工作的責任具體落實到個人，這樣可以降低物資采購計劃編制工作的隨意性，從而減少物資盲目采購的現象。

2.對大眾物資盡量運用集中模式采購

物資供應企業作為物資采購和供應的專業部門，其采購物資的專業能力和采購經驗都要比一般生產單位要強。雖然油田企業將部分物資的采購權下放到每個物資使用單位進行自行采購，但對一些常用的大眾化物資還是盡量運用集中模式采購，這一方面可以形成規模經濟效益，降低物資購買價格，另一方面，可以發揮物資供應企業的專業優勢，采購性價比更高的物資。在對物資實施集中采購工作時：一是要結合各生產單位在具體生產經營管理活動對消耗物資的具體需求，以及生產作業所處的位置和供應站的設立等具體情況，科學合理制定有效的物資采購方案;二是結合生產企業對所需物資的流轉效率、物資供應商等多方面的綜合因素認真考慮物資采購方案的組織實施;三是對各生產單位所需物資的規格、型號、技術指標和數量等進行集中統一登記記錄和匯總，根據物資需求情況選擇最佳的物資供貨商;四是結合采購物資的實際使用情況、物資采購進度等與供應商簽訂采購合同。

3.整合物資采購流程提升工作效率

集中采購物資的管理模式有很多優勢，但也存在一些難以克服的不足，其中之一就是，采用物資集中采購模式采購效率不高的問題，導致集中采購效率不高的原因主要是因為采用物資集中采購模式流程較為復雜、審批程序較多，例如：在采用集中采購物資時，常常需要花費大量的時間和精力等去申請物資采購項目和所需費用的審批。所以要縮短集中采購的時間、提升采購效率，最重要的一點就是要整合物資采購工作流程，簡化一些沒有必要的管理流程，壓縮流程時間。設計管控結合、簡潔高效的物資采購流程是提高物資采購效率的有效保障，精簡一些存在意義不大的管理部門，簡化審批流程，這樣能夠有效縮減時間。還有就是，對于一些專業性、專屬性強的物資，適當加大自購權;建立健全供應商誠信管理制度，對不合格供應商納入“黑名單”;建立出臺“快處快采”管理機制，簡化物資采購后續處理程序;以公示簡化審批，以抽查加強監管，一旦在抽查發現問題就采購嚴格管理等等這些手段都可以提升采購工作效率。

4.進一步規范物資采購管理機制

物資采購作為油田企業生產經營管理活動的一項重要業務，經過幾十年的優化，應該說是建立了比較健全的管理機制，但環境在發展變化、技術在進步、要求在改變，現在物資采購過程中，經常出現的例如招投標存在暗箱操作、采購物資出現質量問題、臨時急性采購偏多、存在各種腐敗現象等等，說明現有的一些物資采購管理模式和管理機制還是需要進一步健全完善的。首先，油田企業必須要緊跟形勢的變化，結合企業在生產經營管理活動的實際情況，建立和健全物資采購管理機制，規范在物資采購中的行為，減少管理漏洞，提升物資采購效能。探索組建物資采購領導團隊，專門負責一些生產所需重要物資的采購工作。要重視對物資采購過程中監督制約機制的建立，要有獨立性較強的監督工作崗位，對采購人員的采購行為進行監督和制約，實現規范化的物資采購工作。此外，還要重視對隊伍建設，不僅要加強對采購人員專業技術提升建設，還要加強職業道德方面的建設，提升他們的綜合素質。

四、結語

總之，物資供應關乎到油田企業的總體運營，為了保證油田企業各項生產經營管理活動能夠有效運行，就需要加強物資采購的管理工作，在保證采購物資質量的前提下，盡量降低物資的采購成本，只有這樣才能夠更好地促進油田企業健康有序發展。

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作者簡介：姜志軍，男，1968年4月出生，現任中國石化江漢油田分公司物資供應中心材料機電部副主任。